ASSISTENT DER KAUFMÄNNISCHEN GESCHÄFTSFÜHRUNG/PERSONALASSISTENZ (M/W/D)

Staatliches Schulamt Südthüringen; Ilmenau; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Job summary

Staatliches Schulamt Südthüringen sucht eine Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung sowie Personal-/HR-Administration. Sie entlasten die Geschäftsführung, übernehmen Termin- und Reisemanagement, arbeiten eng mit internen Fachabteilungen, externen Partnern und Behörden zusammen.

Zu Ihren Aufgaben gehört das Bewerbermanagement, Onboarding/Offboarding, Stammdatenpflege und die Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium.
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in Assistenzfunktion oder HR-Bereich.
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office; CorelDRAW vorteilhaft.

Responsibilities

• Operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen.
• Recruiting-Prozess: Bewerbungen sichten, Termine koordinieren, Kommunikation mit Bewerbern.
• Onboarding/Offboarding, Stammdatenpflege und Verwaltung der digitalen Personalakten.
• Ansprechpartner/in für Mitarbeiter bei administrativen Fragen; Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung.
• Organisation von Teamevents, Schulungen und HR-Events; Sekretariats- und Büroorganisation.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

CorelDRAW

Job description

merken

Zuhause in der Königsklasse der Messtechnik: Wo Stahl fließt, Glas glüht und Temperaturen von 1000 °C herrschen, sorgt unsere Technik für Zuverlässigkeit unter Extrembedingungen: Seit 1992 entwickeln wir hochspezialisierte Messtechniklösungen für die Gießerei-, Stahl- & Glasindustrie. Mit Standorten in Japan, den USA und Südafrika sind wir weltweit im Einsatz - und trotzdem fest in Thüringen verwurzelt. Arbeite an Projekten, die die Industrie sicherer machen und entwickle dich zum global gefragten Spezialisten.

Stellenbeschreibung:

1. Ihre Aufgaben als Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung:

• Operative Unterstützung: Entlastung der kaufmännischen Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie administrative Vor- und Nachbereitung von Terminen und Entscheidungen
• Termin- & Reisemanagement: Eigenverantwortliche Terminplanung, Priorisierung sowie Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
• Kommunikation & Korrespondenz: Professionelle Schnittstelle zu internen Fachbereichen, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden
• Berichtswesen & Dokumentation: Erstellung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlage, Recherche zu Rechtsfragen
• Projekte: Mitwirkung bei (kaufmännischen) Sonderprojekten und Prozessoptimierungen
• Unterstützung des Marketings bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Messen
• Allgemeine Büroorganisation + Mitglied der Telefonzentrale

2. Ihre Aufgaben als Personalassistenz & HR-Administration:

• Bewerbermanagement: Betreuung des gesamten Recruiting-Prozesses (Schalten von Stellenanzeigen, Sichten von Bewerbungen, Terminierung von Vorstellungsgesprächen)
• Onboarding & Offboarding: Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Ein- bzw. Austrittsunterlagen
• Stammdatenpflege: Verwaltung und Aktualisierung der digitalen Personalakten sowie Pflege des Zeiterfassungssystems
• Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen bei administrativen Fragen und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung
• Mitarbeiterbetreuung/Personalentwicklung & HR-Events: Organisation von Teamevents, Gesundheitstagen und Schulungen

Das bringen Sie mit:

• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personalkaufmann/-frau) oder ein vergleichbares betriebswirtschaftliches Studium.
• Berufserfahrung: Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion und/oder im HR-Bereich.
• IT-Kenntnisse: Sehr guter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Teams). Erfahrung mit CorelDRAW von Vorteil.
• Persönlichkeit:
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit.
• Organisationstalent, strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.
• Empathie, Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Was wir Ihnen bieten:

• Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Aufgaben an einer zentralen Schnittstelle im Unternehmen.
• zukunftsträchtige/langfristige Perspektive in einem stetig wachsenden, familiengeführten Unternehmen
• Strukturierte Einarbeitung und persönliche Ansprechpartner
• flache Hierarchien, schnelle und kurze Entscheidungswege
• leistungsorientierte Entlohnung mit Erfolgsbeteiligung
• pünktliche Vergütung
• Handlungs- und Gestaltungsspielraum
• Selbstständiges Arbeiten und Verantwortung
• Bereichsübergreifende Projekt- und Teamarbeit
• Familiäres Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Sachbezugskarte (givve®) auf Wunsch
• interne und externe Weiterbildungs-Möglichkeiten
• betriebliche Altersvorsorge
• flexible Arbeitszeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement (Dienstradleasing BusinessBike, Gesundheitstage, Obstkorb uvm.)
• gepflegtes Betriebsgebäude und helle Büroräume sowie moderne Arbeitsausstattung
• Beteiligung an KITA-Gebühren
• Saveway Ideenprozess (betriebliches Vorschlagswesen) - Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen Mitgestaltung der Prozesse, Ziele und Vorgehensweisen
• Firmenfuhrpark
• Kostenfreie Parkplätze
• kostenlose Heißgetränkeversorgung