Assistenz der kaufmännischen Geschäftsführung/Personalassistenz (m/w/d)

Arbeitsagentur; Langewiesen; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Benefits offered by this job

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Urlaubs- und Weihnachtsgeld

Flexible Arbeitszeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenlose Parkplätze

Interne und externe Weiterbildung

Job summary

Arbeitsagentur sucht eine Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung mit HR-Administrationserfahrung. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, übernehmen Terminplanung, Vorbereitung von Unterlagen und unterstützen Projekte sowie das Personalmanagement.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder ein betriebswirtschaftliches Studium mit, arbeiten eigenständig und diskret. Es erwarten Sie ein kollegiales Teamumfeld, flexible Arbeitszeiten und eine unbefristete Festanstellung.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium.
• Mehrjährige Berufserfahrung in Assistenz- oder HR-Funktionen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Teams; CorelDRAW von Vorteil.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bei administrativen Vorbereitungen.
• Eigenverantwortliche Terminplanung, Reisen buchen und Reisekosten abrechnen.
• Schnittstelle zu internen Abteilungen, externen Partnern und Behörden.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und Vorlagen zu Rechtsfragen.
• Mitarbeit in Sonderprojekten und Prozessoptimierungen.
• Unterstützung des Marketings bei Organisation von Veranstaltungen und Messen.
• Allgemeine Büroorganisation und Telefondienst.

Skills

MS Office

Teamfähigkeit

Diskretion

Englisch (Grundkenntnisse)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

CorelDRAW

Job description

Zuhause in der Königsklasse der Messtechnik: Wo Stahl fließt, Glas glüht und Temperaturen von 1000 °C herrschen, sorgt unsere Technik für Zuverlässigkeit unter Extrembedingungen: Seit 1992 entwickeln wir hochspezialisierte Messtechniklösungen für die Gießerei-, Stahl- & Glasindustrie. Mit Standorten in Japan, den USA und Südafrika sind wir weltweit im Einsatz – und trotzdem fest in Thüringenverwurzelt. Arbeite an Projekten, die die Industrie sicherer machen und entwickle dich zum global gefragten Spezialisten.

Ihre Aufgaben als Assistenz der Kaufmännischen Geschäftsführung:

• Operative Unterstützung: Entlastung der kaufmännischen Geschäftsführung im Tagesgeschäft sowie administrative Vor- und Nachbereitung von Terminen und Entscheidungen
• Termin- & Reisemanagement: Eigenverantwortliche Terminplanung, Priorisierung sowie Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
• Kommunikation & Korrespondenz: Professionelle Schnittstelle zu internen Fachbereichen, externen Partnern, Dienstleistern und Behörden
• Berichtswesen & Dokumentation: Erstellung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und Entscheidungsvorlage, Recherche zu Rechtsfragen
• Projekte: Mitwirkung bei (kaufmännischen) Sonderprojekten und Prozessoptimierungen
• Unterstützung des Marketings bei der Organisation von Firmenveranstaltungen und Messen
• Allgemeine Büroorganisation + Mitglied der Telefonzentrale

Ihre Aufgaben als Personalassistenz & HR-Administration:

• Bewerbermanagement: Betreuung des gesamten Recruiting-Prozesses (Schalten von Stellenanzeigen, Sichten von Bewerbungen, Terminierung von Vorstellungsgesprächen)
• Onboarding & Offboarding: Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Ein- bzw. Austrittsunterlagen
• Stammdatenpflege: Verwaltung und Aktualisierung der digitalen Personalakten sowie Pflege des Zeiterfassungssystems
• Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen bei administrativen Fragen und Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung
• Mitarbeiterbetreuung/Personalentwicklung & HR-Events: Organisation von Teamevents, Gesundheitstagen und Schulungen

Das bringen Sie mit:

• Ausbildung & Erfahrung: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Personalkaufmann/-frau) oder ein vergleichbares betriebswirtschaftliches Studium.
• Berufserfahrung: Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion und/oder im HR-Bereich.
• IT-Kenntnisse: Sehr guter Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen (Excel, Word, PowerPoint, Teams). Erfahrung mit CorelDRAW von Vorteil.
• Persönlichkeit:Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Vertrauenswürdigkeit.Organisationstalent, strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise.Empathie, Kommunikationsstärke und ein freundliches, verbindliches Auftreten.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse

Was wir Ihnen bieten:

• Verantwortung & Gestaltungsspielraum: Eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Aufgaben an einer zentralen Schnittstelle im Unternehmen.
• zukunftsträchtige/langfristige Perspektive in einem stetig wachsenden, familiengeführten Unternehmen
• Strukturierte Einarbeitung und persönliche Ansprechpartner
• flache Hierarchien, schnelle und kurze Entscheidungswege
• leistungsorientierte Entlohnung mit Erfolgsbeteiligung
• pünktliche Vergütung
• Handlungs- und Gestaltungsspielraum
• Selbstständiges Arbeiten und Verantwortung
• Bereichsübergreifende Projekt- und Teamarbeit
• Familiäres Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• Gemeinsame Team- und Firmenevents
• Unbefristeter Arbeitsvertrag
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Sachbezugskarte auf Wunsch
• interne und externe Weiterbildungs-Möglichkeiten
• betriebliche Altersvorsorge
• flexible Arbeitszeiten
• betriebliches Gesundheitsmanagement (Dienstradleasing BusinessBike, Gesundheitstage, Obstkorb uvm.)
• gepflegtes Betriebsgebäude und helle Büroräume sowie moderne Arbeitsausstattung
• Beteiligung an KITA-Gebühren
• Saveway Ideenprozess (betriebliches Vorschlagswesen) -Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen Mitgestaltung der Prozesse, Ziele und Vorgehensweisen
• Firmenfuhrpark
• Kostenfreie Parkplätze
• kostenlose Heißgetränkeversorgung