Administrative Assistant

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; München; Vor Ort; EUR 55.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice möglich

Zusammenfassung

Kathrin Wood Office Solutions GmbH in München sucht eine serviceorientierte Administrative Assistant (m/w/d) mit Junior-Profil und Entwicklungsperspektive. Die Position ist vor Ort in München, Vollzeit, und bietet enge Zusammenarbeit mit erfahrenem Senior Assistant sowie die Aussicht, sich später zur Partner Executive Assistant zu entwickeln.

Sie unterstützen mehrere Investment Professionals, verwalten Kalender, koordinieren Termine, bereiten Meetings vor und organisieren Reisen.

Qualifikationen

• Ca. 3 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise im Financial Services oder Investment Banking.
• Erfahrung in Kalender- und Terminorganisation sowie Prioritätenmanagement.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement.
• Deutsch auf muttersprachlichem oder bilingualem Niveau.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.

Aufgaben

• Verlässliche erste Anlaufstelle für Investment Professionals im Münchner Team.
• Kalender- und Terminorganisation, Meetings koordinieren.
• Meetings vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen.
• Reisen organisieren (Flüge, Auto, Hotels) und Transfers koordinieren.
• Vertrauliche Dokumente diskret bearbeiten.
• Unterstützung anderer Assistants bei Bedarf, ggf. London Büro.
• Proaktiv Geschäft verstehen und eigenständig unterstützen.

Kenntnisse

Kalenderverwaltung

Terminkoordination

Organisation

Kommunikation

Englischkenntnisse

Diskretion

Microsoft Office

Tools

Microsoft Office

Jobbeschreibung

Junior-Profil mit Entwicklungsperspektive zur Partner Executive Assistant

München/ Vollzeit / vor Ort

Unser Mandant ist eine international tätige, beratungsorientierte Investmentbank. Das Unternehmen unterstützt Corporates, Finanzinvestoren, institutionelle Investoren und Regierungen weltweit unter anderem in den Bereichen Strategic Advisory, Shareholder Advisory, Restructuring & Special Situations sowie Private Fund Advisory und Placement.

Für das wachsende Münchner Büro suchen wir eine serviceorientierte und motivierte Administrative Assistant (m/w/d). Das lokale Team umfasst rund zehn Personen und arbeitet eng mit dem Londoner Headquarter zusammen.

Die Position richtet sich an eine ambitionierte Assistenzpersönlichkeit am Anfang ihrer beruflichen Entwicklung, die Verantwortung übernehmen und das Investmentgeschäft Schritt für Schritt besser verstehen möchte. Du arbeitest eng mit einer erfahrenen Senior Executive Assistant zusammen und erhalten die Möglichkeit, dich perspektivisch in Richtung einer Partner Executive Assistant mit eigener Verantwortlichkeit weiterzuentwickeln.

Das Münchner Team umfasst aktuell rund zehn Personen, darunter eine erfahrene Senior Executive Assistant.

Gehaltsrahmen von ca. 55.000–60.000 € brutto jährlich zuzüglich eines performanceabhängigen Bonus

München, zentrale Innenstadtlage

• Einstieg in ein internationales Investment- und Financial-Services-Umfeld
• Enge Zusammenarbeit und Einarbeitung durch eine erfahrene Senior Assistant
• Strukturierte Entwicklung durch zunehmende Verantwortung im Tagesgeschäft
• Perspektive, sich langfristig zu einer Partner Executive Assistant mit eigenem Verantwortungsbereich zu entwickeln
• Kollegiales, dynamisches Team mit kurzen Entscheidungswegen in einem wachsenden Büro
• Internationales Umfeld mit den Vorteilen einer etablierten Organisation und der Dynamik eines wachsenden Geschäfts
• Arbeiten aus dem Homeoffice im August sowie zwischen Weihnachten und Neujahr möglich

In dieser Position unterstützt du mehrere Investment Professionals im Münchner Team und übernimmst zugleich verschiedene administrative Aufgaben für das Büro. Im Kern arbeitest du für einen Managing Director, einen Vice President sowie mehrere Associates und Analysts. Während der Abwesenheit der Senior Executive Assistant unterstützt du zusätzlich deren zwei Partner.

Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

• Du bist eine verlässliche erste Anlaufstelle für die Investment Professionals im Münchner Team und koordinierst die Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Du behältst den Überblick, wenn mehrere Personen gleichzeitig Unterstützung benötigen und setzt Prioritäten mit Ruhe, Serviceorientierung und gutem Urteilsvermögen.
• Du verwaltest Kalender, koordinierst Termine und Besprechungen, stimmst dich mit anderen Assistants ab und bestätigst Meetings mit Kunden sowie internen Kolleginnen und Kollegen.
• Du unterstützt bei der Vorbereitung interner und externer Meetings, darunter Unternehmensinformationen, Kurzprofile und weitere Besprechungsunterlagen.
• Du hältst Follow-ups und vereinbarte Maßnahmen nach und sorgst dafür, dass die betreuten Professionals gut auf Kundentermine, Pitches, Konferenzen und Vorträge vorbereitet sind.
• Du unterstützt bei der Erstellung, Formatierung und Vorbereitung von Präsentationsunterlagen mit einem hohen Anspruch an Qualität und Detailgenauigkeit.
• Du organisierst Geschäftsreisen und Reservierungen, beispielsweise Flüge, Autos und Hotels, und berücksichtigst dabei Zeit, Kosten und die jeweiligen Anforderungen.
• Du übernimmst administrative Aufgaben rund um das Münchner Büro, zum Beispiel die Bearbeitung von Ausgaben, die Bestellung von Büromaterial, die Organisation von Besprechungsräumen und die Koordination von Transfers.
• Du bearbeitest vertrauliche Dokumente und Korrespondenz diskret und unterstützt in angemessenem Umfang bei persönlichen administrativen Anliegen der von dir betreuten Professionals.
• Du unterstützt bei Bedarf andere Administrative Assistants im Rahmen der gegenseitigen Vertretung – gegebenenfalls auch Kolleginnen und Kollegen aus dem Londoner Büro, insbesondere während Urlaubszeiten.
• Du entwickelst ein Verständnis für das Geschäft und die Arbeitsweise des Teams, um deine Unterstützung zunehmend vorausschauend und eigenständig auszurichten.

Du passt gut zu dieser Position, wenn du bereits erste Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion gesammelt hast und den nächsten Entwicklungsschritt in einem internationalen Umfeld suchst.

• Ca. 3 Jahre relevante Berufserfahrung, idealerweise, aber nicht zwingend, in Financial Services, Investment Banking, einer Beratung, einer Big-Four-Gesellschaft, im Private-Equity-Umfeld oder in einem vergleichbaren professionellen Umfeld
• Erfahrung in der Kalender- und Terminorganisation sowie Freude daran, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Zeitmanagement
• Die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck sorgfältig zu arbeiten, Probleme pragmatisch zu lösen und Prioritäten bei Bedarf anzupassen
• Deutsch auf muttersprachlichem oder bilingualem Niveau
• Fließende und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift für die Zusammenarbeit mit dem Londoner Headquarter
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Hohe Detailgenauigkeit, Qualitätsbewusstsein und ein sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen
• Professionelles Auftreten, positive Ausstrahlung und ausgeprägte soziale Kompetenz
• Serviceorientierung, Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office
• Interesse daran, das Investmentgeschäft zu verstehen und dich fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln

Du arbeitest eng an der Seite einer erfahrenen und teamorientierten Senior Executive Assistant und lernst dabei, wie ein internationales Investmentteam im Tagesgeschäft arbeitet.

Gesucht wird keine Assistenz, die nur einzelne Aufgaben abarbeitet, sondern eine aufmerksame, lernbereite und ambitionierte Persönlichkeit, die Zusammenhänge verstehen, vorausschauend unterstützen und mit zunehmender Erfahrung mehr Verantwortung übernehmen möchte.

Für die passende Person bietet die Position eine echte Entwicklungsperspektive: Du kannst dich schrittweise in eine vertrauensvolle Partner Executive Assistant-Rolle mit eigenem Verantwortungsbereich entwickeln.

Bitte beachte, dass die Position grundsätzlich vor Ort in München ausgeübt wird. Homeoffice ist ausschließlich im August sowie zwischen Weihnachten und Neujahr möglich.

Das Team arbeitet wertschätzend, auf Augenhöhe und mit einer Prise Humor zusammen und wünscht sich eine engagierte Kollegin (w/m/d), die service- und lösungsorientiert zur festen Säule im Back Office eines erfolgreichen internationalen Teams werden möchte.