Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit

Ebner-Media-Group-Gmbh-; München; Vor Ort; EUR 36.000 - 54.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Notebook, Headset, iPhone

30 Tage Urlaub (Teilzeit)

Moderne Büroausstattung

Zusammenfassung

Ebner-Media-Group-GmbH in München sucht eine:n Executive Assistant der Geschäftsführung in Teilzeit. Sie fungieren als Sparringspartner:in, sorgen für Struktur, Informationsfluss und Freiräume für Strategie.

Sie unterstützen mit Planung, Organisation und Diskretion, arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und nutzen MS 365 sowie KI-Tools, um effiziente Workflows zu schaffen. Ort: Brienner Straße, München.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium.
• Berufserfahrung als Executive Assistant oder Referent:in der Geschäftsführung.
• Vorausschauendes Denken, strukturiertes Handeln, Ruhe auch unter Druck.
• Verschwiegenheit, Loyalität und Diskretion.

Aufgaben

• Kalender- und Terminkoordination der Geschäftsführung.
• E-Mail-Aufkommen strukturieren und Antworten vorbereiten.
• Besprechungen vor- und Nachbereitung, Ergebnisse dokumentieren.
• Präsentationen und Entscheidungsvorlagen erstellen.
• Recherche zu Markt- und Dienstleisterthemen.
• KI-Tools für Zusammenfassungen und Briefings nutzen.

Kenntnisse

EA‑Erfahrung

MS 365

Organisation

Kommunikation

Diskretion

Englisch (Wort & Schrift)

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Wirtschaftswissenschaftliches Studium

Tools

Outlook

PowerPoint

Excel

Teams

Jobbeschreibung

Executive Assistant der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit

Für den Standort München suchen wir:

Über uns

Wir gestalten Plattformen, Produkte und Erlebnisse, die Menschen verbinden, Wissen vermitteln und Leidenschaften stärken. Als international erfolgreiches Medienhaus mit rund 90 Marken und etwa 450 Mitarbeitenden sind wir einer der größten Fachverlage Deutschlands – mit Standorten in Ulm, Köln, Hamburg und München.

Ob Uhren, Druck, Marketing, Feuerwehr, Wandern oder IT: Wir begleiten Professionals bei ihrer täglichen Arbeit und Enthusiast:innen bei der Verfolgung ihrer Leidenschaften. Empowering Business and Passion – das leben und lieben wir.

Vielfalt, Innovation und Mut treiben uns an. Für unsere Geschäftsführung am Standort München suchen wir ab sofort Verstärkung.

Deine Rolle

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine Sparringspartnerin bzw. einen Sparringspartner: Du bist der verlängerte Arm der Geschäftsführung, denkst vorausschauend mit und übernimmst Verantwortung weit über klassische Assistenzaufgaben hinaus.

Du sorgst für Struktur, Transparenz und einen reibungslosen Informationsfluss – und schaffst damit Freiräume für Strategie, Führung und Unternehmensentwicklung. Weil Nähe und Vertrauen Präsenz brauchen, ist diese Rolle eine Präsenzrolle in unserem Büro in der Brienner Straße. Stundenumfang und feste Bürotage stimmen wir gemeinsam ab.

Deine Aufgaben

• Kalender & Termine: Du steuerst und priorisierst den Kalender der Geschäftsführung eigenverantwortlich, koordinierst interne und externe Termine, planst Reisen und schützt Fokuszeiten.
• Kommunikation: Du strukturierst das E-Mail-Aufkommen, bereitest Antworten vor, führst eigenständig Korrespondenz und behältst Fristen und Wiedervorlagen im Blick.
• Meetings & Entscheidungen: Du bereitest Besprechungen inhaltlich vor, erstellst kompakte Briefings, dokumentierst Ergebnisse und verfolgst vereinbarte Maßnahmen nach.
• Management-Unterlagen: Du erstellst hochwertige Präsentationen und Entscheidungsvorlagen – für Strategiemeetings, Townhalls und Führungskräfteformate.
• Recherche & Analyse: Du recherchierst eigenständig zu Markt-, Wettbewerbs- und Dienstleisterthemen und verdichtest Komplexes auf das Wesentliche.
• KI im Arbeitsalltag: Du nutzt ChatGPT, Claude & Co. selbstverständlich für Zusammenfassungen, Analysen und Briefings – und baust daraus wiederkehrende Workflows.
• Vertrauliche Themen: Du unterstützt bei sensiblen Projekten und Sonderaufgaben und bist die zentrale organisatorische Schnittstelle im Unternehmen.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder wirtschaftswissenschaftliches Studium.
• Berufserfahrung als Executive Assistant, in der Assistenz oder als Referent:in der Geschäftsführung.
• Du denkst vorausschauend, erkennst Aufgaben, bevor sie ausgesprochen werden, und handelst lösungsorientiert. Du arbeitest äußerst strukturiert, behältst bei vielen parallelen Themen den Überblick und bleibst auch unter Druck ruhig und professionell.
• Du bist absolut vertrauenswürdig, loyal und diskret.
• Du kommunizierst sicher und wertschätzend auf allen Ebenen – von Mitarbeitenden bis zu Gesellschaftern und Geschäftspartner:innen.
• Du bist sehr sicher in MS 365 (insbesondere Outlook, PowerPoint, Excel, Teams) und nutzt generative KI-Anwendungen bereits aktiv.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du stehst für unsere Werte ein: Gleichberechtigung, Respekt, Diversität, Vertrauen, Offenheit, Mut und Zusammenhalt.

Wir bieten

• Einen direkten Draht zur Geschäftsführung und Einblick in alle Themen, die das Unternehmen bewegen
• Teamzusammenhalt, Augenhöhe und flache Hierarchien
• Viel Gestaltungsspielraum: Du darfst Prozesse hinterfragen und besser machen
• Ein Teilzeitmodell, das zu deinem Leben passt – Umfang und Bürotage stimmen wir gemeinsam ab
• Eine strukturierte Einarbeitung und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein modernes, top ausgestattetes Arbeitsumfeld in den Design Offices am Königsplatz – zentrale Lage in der Maxvorstadt, hervorragend mit den Öffentlichen erreichbar
• Ausstattung: Notebook, Headset, iPhone
• 30 Tage Urlaub bei Vollzeit (anteilig bei Teilzeit), diverse Mitarbeitendenprogramme und Corporate Benefits

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.