Technicien(ne) soutien à la gouvernance à la DG services spécialisés (2 postes)

Santé Québec; Quebec; On-site; CAD 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

Un organisme public de santé recherche un(e) Technicien(-ne) en administration pour soutenir la gouvernance au sein de la direction générale. Le titulaire du poste sera en charge de la coordination des activités administratives et de la gestion des agendas de plusieurs directeurs. Les candidats doivent avoir un diplôme en administration et une connaissance approfondie de la suite Office. Ce rôle nécessite d'excellentes compétences en rédaction et un haut niveau de confidentialité.

Qualifications

• Diplôme exigé en administration générale ou en techniques de comptabilité.
• Connaissance des fonctionnalités de la suite Office, particulièrement Teams et Excel.
• Excellentes compétences en rédaction et mise en page de documents.

Responsibilities

• Gérer les agendas des directeurs et coordonner les réunions.
• Rédiger et mettre en page des documents administratifs.
• Assurer un haut niveau de confidentialité dans le traitement de l'information.

Skills

Excellentes habiletés de rédaction

Maîtrise de la suite Office

Capacité à traiter de multiples dossiers

Education

Diplôme d'études collégiales en administration

Attestation d'études collégiales pertinente

Job description

Technicien(-ne)en administration, soutien à la gouvernance à la DG services spécialisés et surspécialisés en santé physique (2 postes)

À Santé Québec, prendre soin des gens est au cœur de notre engagement. C’est ce qui nous unit et nous anime.

Nous regroupons les 30 établissements publics de santé et de services sociaux du Québec et comptons sur l’engagement de près de 327 000 personnes qui, chaque jour, mettent leur savoir-faire au service du mieux‑être de toute la population.

Nous croyons que c’est par la collaboration, l’engagement, le respect, la bienveillance et l’excellence que se construit un réseau plus humain, plus fort, plus juste.

Travailler au sein de Santé Québec, c’est contribuer à une mission profondément humaine, dans un environnement en constante évolution, axé sur l’innovation et l’amélioration continue.

Si vous partagez cette vision, si vous souhaitez y contribuer et changer réellement les choses, votre place est ici.

Libellé de la nomenclature

2101 - Technicien ou technicienne en administration

Personne qui accomplit des travaux reliés à la gestion des ressources humaines, financières et matérielles ou de l’approvisionnement. Elle assume des responsabilités liées à l’organisation du travail et à la planification de l’exécution de travaux complexes à caractère administratif tels que la cueillette et l’analyse de données.

Elle peut également être responsable du fonctionnement administratif de son milieu et voit aux relations internes et externes de celui‑ci. Elle est responsable des activités du personnel de bureau de la direction.

Sommaire de la fonction

La personne titulaire du poste de technicien(-ne) à la gouvernance soutient plusieurs directeurs et directrices de la Direction générale des services spécialisés et surspécialisés en santé physique selon les besoins. Elle joue un rôle central dans la coordination, l’organisation et le suivi des activités administratives, en veillant à la fluidité de la communication et à l’efficacité des processus internes.

Elle doit veiller au bon fonctionnement des activités de la direction générale dans le cadre de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, de ses règlements, ainsi que toutes les autres lois régissant les services de santé. Pour ce faire, le titulaire du poste sera en charge des processus de gestion documentaire et de l’information, ainsi que de la structuration administrative de la direction générale. Il assistera également son supérieur immédiat dans sa responsabilité d’application et de mise en œuvre des orientations de la direction.

La personne devra accomplir des travaux qui nécessitent des connaissances approfondies de la suite Office, telles que la structuration et la planification de dossiers complexes. Elle devra rédiger, corriger et mettre en page des documents aux plus hauts standards de qualité. Elle sera appelée à collaborer à l’occasion à des collectes de données et à l’organisation de l’information à des fins de communication stratégique.

Le technicien à la gouvernance assurera le suivi des décisions de son supérieur immédiat ou auprès des gestionnaires concernés de la direction générale. Il déterminera les actions à poser, informera son supérieur et dirigera les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Il devra effectuer le contrôle de la qualité des travaux administratifs de la direction. Il assurera de façon autonome les activités et le suivi de certains dossiers.

Il occupera un rôle de mentor de l’ensemble du soutien administratif de la DG. Il assurera l’intégration du nouveau personnel administratif au sein de la direction à laquelle il est affilié en collaboration avec ses collègues. Il fera partie d’une équipe d’assistants(es) de direction professionnels et dévoués, qui travaillent en équipe, donnant un coup de main si nécessaire et se remplaçant mutuellement.

Le candidat retenu aura la responsabilité de fournir des réponses à toutes questions, de toute nature, en s’assurant du respect des normes et des pratiques de l’établissement. Il prendra en charge tous les problèmes relevant de sa compétence. Il devra agir au nom de son supérieur immédiat dans les dossiers qui lui sont confiés. Le technicien devra assumer un haut niveau de confidentialité dans les dossiers pour lesquels il est directement ou indirectement impliqué.

Responsabilités (exemple)

• Assurer la gestion des agendas de plusieurs directeurs : planifier, organiser et coordonner les réunions, rencontres et formations selon les priorités et les échéanciers.
• Gérer la correspondance et les courriels des gestionnaires : classer, acheminer, prioriser et assurer les suivis requis.
• Préparer la documentation nécessaire aux réunions et aux comités (avis de convocation, ordres du jour, comptes rendus, suivis).
• Coordonner la préparation, le dépôt et le suivi des dossiers aux instances internes et externes.
• Effectuer le suivi des décisions, assurer la transmission des informations et prendre les mesures appropriées pour garantir leur mise en œuvre.
• Rédiger, corriger et mettre en page des documents administratifs et de gouvernance selon les plus hauts standards de qualité.
• Collaborer à la gestion documentaire et à la structuration administrative de la direction, en conformité avec la Loi sur les services de santé et les services sociaux et les autres cadres réglementaires applicables.
• Soutenir la direction dans le suivi budgétaire, l’approvisionnement et le contrôle de la qualité des opérations administratives.
• Agir comme personne‑ressource auprès des directeurs, gestionnaires et membres du personnel pour toute question relative aux processus administratifs.
• Assurer un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme dans le traitement de l’information et des dossiers sensibles.

*Veuillez considérer que les responsabilités pourraient être modifiées en fonction de l’évolution de Santé Québec.

Exigences liées au poste

Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration générale, en techniques de comptabilité et de gestion, en techniques de bureautique ou dans une autre discipline collégiale appropriée d’une école reconnue par le ministère compétent, OU un diplôme d’études collégiales (DEC) combiné à un certificat universitaire de premier cycle pertinent, OU une attestation d’études collégiales (AEC) pertinente de huit cents heures et plus combinée à de l’expérience pertinente au domaine visé.

• Ce poste comprend également les personnes qui détiennent un certificat d’études collégiales en techniques administratives.
• Connaitre les fonctionnalités de la suite Office (Teams, OneNote, Word, PowerPoint, Excel).
• Maîtriser la langue française autant à l’oral qu’à l’écrit.
• Avoir une bonne compréhension du réseau de la santé et des services sociaux.
• Détenir d’excellentes habiletés de rédaction et de mise en forme de documents.
• Être motivée et avoir une grande capacité à traiter de multiples dossiers de façon simultanée.

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