Employé(e) d’administration au service Affaires citoyennes / Etat civil (H/F/X)

Commune de Waterloo - Administration communale; Southwestern Ontario; On-site; CAD 40,000 - 55,000; Full time

Job summary

Une administration municipale cherche un agent pour accueillir les citoyens et gérer des demandes administratives variées comme les déclarations de naissance, mariage et décès. Le candidat idéal maîtrisera les connaissances juridiques nécessaires, aura une bonne présentation et un sens du service public. Les aptitudes en communication et la capacité à travailler sous pression sont essentielles. Une bonne connaissance de l’anglais est un atout. Ce poste est essentiel pour assurer un service de qualité aux citoyens.

Qualifications

• Connaissances théoriques et pratiques du Code civil et de la réglementation funéraire.
• Capacité à utiliser des logiciels spécifiques pour le travail administratif.
• Respect de l'éthique et des procédures institutionnelles.

Responsibilities

• Accueillir les citoyens et gérer les demandes administratives.
• Gestion des déclarations de naissance, mariage, nationalité, décès.
• Informer le public sur les différents services offerts.

Skills

Maîtrise des connaissances juridiques

Compétences en communication

Ponctualité

Sens du service public

Tools

Saphir

BAEC

Word

Excel

Outlook

Job description

Sous l’autorité de la Directrice du Pôle Affaires Citoyennes. Vous accueillez les citoyens tant au guichet qu’en back office pour le suivi administratif des demandes.

Plus précisément :

Responsabilités

• Gestion des dossiers naissance – Enregistrement des déclarations de naissance et de reconnaissance.
• Gestion des dossiers mariage – Constitution des dossiers, signature de la déclaration de mariage.
• Gestion des dossiers nationalité – Examen et constitution du dossier, signature de la déclaration de nationalité.
• Gestion des dossiers décès – Enregistrement des déclarations de décès, gestion du dossier avec les pompes funèbres, délivrance des différents permis.
• Etablissement / Migration / Intégration d’actes dans la BAEC.
• Déclaration de cohabitation légale.
• Déclaration anticipée en matière d’euthanasie.
• Déclaration de volonté en matière de don d’organes.
• Déclaration en matière de choix du mode de sépulture.
• Délivrance de documents divers et extraits d’actes.
• Gestion administrative des cimetières (octroi, renouvellement des concessions, …).
• Information au public dans les différentes matières susmentionnées.

Compétences techniques requises

Connaissances théoriques et/ou pratiques

• Maîtriser les connaissances théoriques et pratiques nécessaires à l’exercice de ses fonctions : Code civil, Code de la nationalité belge, Décret funérailles et sépultures, instructions diverses du SPF Justice, …
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Connaissances informatiques

• Être capable d’utiliser toutes les fonctionnalités des logiciels répertoriées comme utiles pour l’exercice de la fonction : Saphir, BAEC, Word, Excel, Outlook, …

Respect de la règlementation en vigueur

• Respecter la déontologie et l'éthique.
• Appliquer les procédures en vigueur dans l'institution.

Aptitudes liées à la fonction (savoir-être)

• Être ponctuel.
• Être disponible et serviable.
• Être de bonne présentation.
• Communiquer aisément à l’oral et posséder une bonne diction.
• S’exprimer de manière claire et concise.
• Être à l’écoute afin de comprendre les demandes pour y répondre efficacement.
• Cibler les informations nécessaires à la compréhension d’une situation (esprit de synthèse).
• Apprécier l'urgence de la demande et la pertinence de l'information.
• Savoir s’adapter à l’interlocuteur et s'assurer de la bonne compréhension du message par celui‑ci.
• S'adapter à une grande variété de situations ou d'interlocuteurs.
• Réagir avec calme et maîtrise de soi dans certaines situations particulières.
• Travailler méthodiquement et faire preuve d’organisation et de rigueur.
• Accomplir un travail de qualité (qualité et degré d’achèvement du travail).
• Capacité à exécuter l’ensemble des tâches dans les délais imposés (efficacité).
• Faire preuve d’initiative, dans les limites de ses prérogatives, pour faire face des situations particulières ou imprévues.
• Faire preuve d’initiative ou de créativité, dans les limites de ses prérogatives, pour viser à l’amélioration de l’accomplissement de certaines tâches.
• Capacité à collaborer avec ses collègues et à s’entraider.
• Capacité à communiquer avec ses collègues et sa hiérarchie (communication).
• S'intégrer dans l'environnement de travail.
• Contribuer au maintien d’un environnement de travail agréable.
• Respecter rigoureusement les consignes et les règlementations en vigueur.
• Adhérer aux objectifs de l'institution.
• Capacité à faire preuve de discrétion et de réserve dans l’exercice de sa fonction (déontologie).