Agent administratif / Administrative Assistant

Tango; Ottawa; On-site; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une entreprise dynamique à Ottawa recherche un assistant administratif/réceptionniste efficace pour se joindre à son équipe. Le candidat idéal aura un certificat en administration et doit avoir entre 2 à 5 ans d'expérience en soutien administratif. Les responsabilités incluent la gestion des réunions, la coordination du courrier et le soutien général à l'équipe. Le poste est permanent à temps plein, avec un salaire compétitif entre 25$ et 35$ de l'heure selon l’expérience, avec des avantages sociaux.

Benefits

Avantages sociaux

Qualifications

• 2 à 5 ans d'expérience dans le soutien administratif et/ou la gestion de bureau.
• Anglais fonctionnel en milieu de travail.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.

Responsibilities

• Fournir un soutien administratif général.
• Gérer l'agenda et organiser les réunions.
• Coordonner la distribution du courrier et des messageries.

Skills

Compétences en communication

Compétences en Microsoft Office

Polyvalence

Souci du détail

Gestion du temps

Education

Certificat en administration ou bureautique

Tools

Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Simple Comptable

Job description

• Type d’emploi Permanent - temps plein / Full time
• Secteur d’activité Construction
• Filtre - web / Filter Soutien administratif / Administrative support

Description du poste

Une entreprise d'Ottawa est à la recherche d'un assistant administratif/réceptionniste efficace et organisé pour se joindre à son équipe.

Description sommaire

Sous la direction du directeur commercial et du directeur général, le titulaire du poste apporte un soutien à tous les employés en ce qui concerne les installations, les fournitures de bureau, l'équipement, l'organisation des réunions et la réception, dans le respect des procédures et des budgets approuvés. La personne en poste travaille en étroite collaboration avec l'équipe des opérations afin de maintenir à jour les bases de données et les systèmes d'archivage de l'entreprise.

Tâches et responsabilités

Soutien administratif général

• Aider à la préparation des réunions (organisation, invitations, documents d'information, etc.
• Mettre en place l'espace de réunion (disposition, installation technique, rafraîchissements) et nettoyer/détruire après les réunions et les événements.
• Fournir des services de traduction occasionnels (anglais/français) pour les petits documents et coordonner la traduction externalisée pour les documents plus importants.
• Gérer l’agenda, coordonner, organiser et préparer les réunions.
• Mettre en ordre et relire la correspondance et les rapports, y compris la rédaction de procès-verbaux et de projets de courriels et de lettres.

Gestion des événements

• Aider à la recherche d'événements, de prestataires de services et d'installations.
• Gérer les listes d'invitations, les fusions de courriers et coordonner la logistique.

Distribution du courrier et des messageries

• Maintenir les fournitures de bureau.
• Trier et coordonner le courrier entrant et sortant, les paquets de courrier et l'expédition.
• Gestion des courriels et du calendrier.

Réception générale

• Répondre rapidement et professionnellement aux appels et aux demandes de renseignements reçus par courriel, par téléphone ou en personne.
• Suivre les procédures pour fournir des services aux membres.

Outre ces responsabilités, le titulaire de ce poste apporte un soutien administratif aux assistants exécutifs et un soutien administratif général à d'autres membres du personnel, le cas échéant.

Profil recherché

• Certificat en administration ou bureautique.
• 2 à 5 ans d'expérience dans le soutien administratif et/ou la gestion de bureau.
• Excellentes compétences en communication à l’écrit et à l’oral.
• Anglais fonctionnel en milieu de travail.
• Compétences informatiques supérieures avec la suite Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook et réseaux sociaux.
• Expérience en comptabilité de base et connaissance du logiciel Simple Comptable (un atout).
• Polyvalence, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois.
• Capacité à travailler sous pression, à respecter les délais et à tolérer les interruptions.
• Souci du détail, jugement et discrétion.
• Capacité à travailler de manière autonome, à rester calme et professionnel.

Conditions de travail

• Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine). Du lundi au jeudi de 8h00 à 16h00 et le vendredi de 8 h à 12 h.
• Salaire entre 25$ et 35$ de l’heure selon l’expérience + avantages sociaux.

Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à la gestion efficace des opérations quotidiennes. Postulez dès maintenant!