Adjointe exécutive bilingue - VP aux Opérations -est de Montréal

TOTEM Recruteur de talent; Montreal; On-site; CAD 70,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une entreprise de recrutement recherche un(e) adjoint(e) exécutif(ve) pour fournir un soutien stratégique à la haute direction. Vous serez responsable de l'organisation de l'agenda, de la rédaction de documents, et de la coordination des déplacements. Un DEP en secrétariat et 5 à 7 ans d'expérience sont nécessaires. La maîtrise de Microsoft Office et le bilinguisme français-anglais sont essentiels. Un environnement dynamique vous attend.

Qualifications

• 5 à 7 ans d'expérience dans un rôle similaire auprès de la haute direction.
• Excellente gestion du temps et capacité d'organisation.

Responsibilities

• Organiser l'agenda et gérer les demandes de rencontres.
• Préparer les documents pour les réunions de gouvernance.
• Rédiger divers documents et communications.
• Coordonner les déplacements et optimiser les coûts.
• Soutenir la planification de projets spéciaux.

Skills

Maîtrise de la suite Microsoft Office

Bilinguisme français-anglais

Excellentes aptitudes rédactionnelles

Capacité à apprendre de nouveaux outils

Education

DEP en secrétariat

Job description

Lieu : Rivière des Prairies

Type de poste : Temps plein, permanent

Entrée en fonction : Dès que possible

Salaire : 70 à 80k$

Relevant directement de la vice-présidente exécutive, l adjoint(e) agit comme un pilier stratégique en apportant un soutien administratif, logistique et organisationnel de haut niveau pour optimiser l efficacité et l impact des fonctions exécutives quotidiennes.

Responsabilités principales

• Organiser l agenda, gérer les demandes de rencontres et les déplacements en fonction des priorités stratégiques.
• Préparer les documents requis pour le conseil d administration, les comités de direction et autres rencontres de gouvernance.
• Rédiger ou mettre en forme divers documents, mémos, communications internes ou présentations.
• Coordonner les déplacements et veiller à l optimisation du temps et des coûts associés.
• Soutenir la planification, la collecte d information et la documentation de projets spéciaux.
• Agir comme personne-ressource auprès des membres de la direction et assurer un suivi rigoureux des dossiers.
• Proposer et mettre en œuvre des améliorations aux processus administratifs.
• Effectuer diverses tâches administratives : production des comptes de dépenses, gestion des vacances, mise à jour des dossiers, etc.
• Apporter un soutien aux membres de l équipe relevant de la vice-présidente, sur demande.
• Collaborer avec les autres adjoint(es) exécutives pour assurer une répartition équitable des tâches en cas de surcharge ou d absence.
• Effectuer toute autre tâche connexe favorisant le bon fonctionnement du bureau exécutif.

Formation et expérience

• DEP en secrétariat
• 5 à 7 ans d expérience dans un rôle similaire auprès de la haute direction

Compétences techniques

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bilinguisme français-anglais essentiel, tant à l oral qu à l écrit
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci du détail
• Capacité à apprendre de nouveaux outils, y compris ceux liés à l intelligence artificielle (IA)

Savoir-être et aptitudes interpersonnelles

• Forte capacité d organisation et de gestion du temps
• Discrétion, diplomatie et grand professionnalisme
• Débrouillardise, autonomie et esprit d initiative
• Capacité à travailler sous pression et à interagir efficacement avec des intervenants de tous les niveaux hiérarchiques

Pour postuler, envoyez votre CV par courriel à l adresse [e-mail]