Adjointe administrative bilingue - Milieu académique et recherche (VV)

TOTEM; Montreal; Hybrid; CAD 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Une institution reconnue à Montréal recherche une adjointe administrative pour la présidente et le directeur scientifique. Vous serez responsable de la gestion des agendas, de la préparation des comptes de dépenses, et de l'organisation d'événements. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d'expérience dans un rôle similaire, être parfaitement bilingue en français et en anglais, et maitriser la suite MS Office 365. Ce poste est temporaire, à temps plein, avec possibilité de prolongation.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en tant qu'adjointe administrative.
• Maitrise de la suite MS Office 365 est essentielle.
• Doit être parfaitement bilingue en français et anglais.

Responsibilities

• Soutenir les activités quotidiennes de la présidente et du directeur scientifique.
• Coordonner les réunions et gérer les agendas.
• Gérer les comptes de dépenses et organiser la logistique des événements.

Skills

Bilinguisme (français et anglais)

Sens de l'organisation

Gestion des priorités

Professionnalisme

Autonomie

Flexibilité

Tools

MS Office 365

Job description

Statut :Temporaire, minimum 1mois avec possibilité de prolongation
Horaire : 35h/sem., mode hybride
Lieu : Mile Ex,Montréal
Salaire : 35à 40 $/h

Notre client, une institution reconnue à Montréal, est à la recherche d’une adjointe administrative à la présidente et au directeur scientifique. Vos responsabilités principales engloberont le soutien quotidien de leurs activités, la coordination de réunions, la gestion de leurs agendas, la préparation des comptes de dépenses et l'organisation logistique des comités et des visites. Vous serez également chargée de l'organisation d'événements, de la gestion des documents administratifs et de la préparation des suivis.

Responsabilités :

• Identifier et résoudre les conflits d'horaire en proposant des solutions adaptées;
• Préparer, soumettre et assurer le suivi des rapports de dépenses et des demandes de remboursement;
• Organiser l'ensemble de la logistique liée aux déplacements professionnels (réservation des vols, hébergements, transports et inscriptions aux conférences);
• Préparer les itinéraires de voyage et anticiper les besoins logistiques;

Exigences :

• Min. 5 ans d’expérience pertinente dans un rôle d'adjointe
• Maitrise de la suite MS Office 365
• Parfaitement bilingue (français et anglais) tant à l’oral qu’à l’écrit

Savoir-être :

• Un très bon sens de l’organisation
• Une bonne gestion des priorités
• Professionnalisme et tact
• Autonomie, flexibilité et capacité à transiger avec plusieurs intervenants;

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Nous vous remercions de votre intérêt envers ce poste; seules les personnes qui possèdent le profil recherché par notre client seront contactées.