Secretária Bilíngue

Instituto Ayrton Senna; São Paulo; Híbrido; BRL 400.000 +; Tempo integral

Resumo da oferta

Uma organização educacional respeitável em São Paulo procura um Assistente Executivo para apoiar a Presidente e o Vice-Presidente. O profissional será responsável pela gestão de agendas, coordenação de reuniões e controle financeiro. É essencial ter graduação em Secretaria Executivo e experiência de 3 a 5 anos em funções administrativas. O candidato ideal deve ter inglês fluente e habilidades em ferramentas como Outlook e Excel, além de um perfil organizado e proativo. A posição oferece um ambiente de trabalho híbrido.

Serviços

Assistência Médica e Odontológica

Vale Refeição e / ou Alimentação

Gympass

Day Off de Aniversário

Férias Coletivas

Qualificações

• 3 a 5 anos de experiência em funções administrativas ou de suporte executivo.
• Inglês fluente é necessário para a comunicação e tradução de documentos.
• Capacidade de adaptar-se a diferentes situações e necessidades organizacionais.

Responsabilidades

• Gerenciar a agenda da Presidente e do Vice-Presidente, garantindo organização e cumprimento de prazos.
• Preparar apresentações e coordenar logística de reuniões importantes.
• Controlar despesas e gerenciar a parte financeira de pagamentos pessoais e corporativos.

Conhecimentos

Organização

Atenção aos detalhes

Facilidades de Relacionamento

Pro-atividade na busca de soluções

Adaptabilidade

Iniciativa

Formação académica

Graduação em Secretaria Executivo ou Áreas Afins

Ferramentas

Outlook

Word

Power Point

Excel

SAP

CRM

Redação

Descrição da oferta de emprego

Somos reconhecidos internacionalmente como um centro de inovação que produz conhecimento com base em ciência para transformar a educação brasileira.

Pelo terceiro ano consecutivo, em , fomos considerados uma das melhores organizações para se trabalhar pela consultoria Great Place to Work.

Essa renomada pesquisa evidenciou que o orgulho em fazer parte desse time é um dos principais atributos que nos move, em função de uma trajetória de credibilidade e impacto positivo gerado no país.

Que tal se juntar a nós?

Responsabilidades e atribuições

Queremos em nosso time um profissional que acredite que a Educação é a chave para transformar a realidade do nosso país e que coloque sua experiência e conhecimento a serviço dessa causa.

Este profissional será responsável por assessorar a Presidente e o Vice-Presidente Global de Expansão e Relações Institucionais em toda rotina administrativa, controle de agenda, gestão de viagens nacionais e internacionais, organização de eventos, controle de pagamentos e reembolsos, relatório de despesas, prestação de contas, gestão de documentos confidenciais, tradução, redação e gerenciamento de documentos sensíveis em Inglês e Português, etc., para que eles possam desempenhar plenamente seu papel estratégico na organização e atingir as metas estabelecidas.

Este profissional terá como papel :

• Participar das reuniões de equipe do VP de Expansão e Relações Institucionais, para atualização / apropriação do andamento das ações e suporte em diversos temas e prioridades acordados, a fim de estabelecer uma atuação mais estratégica de apoio ao Executivo;
• Trabalhar em total sincronia com seu par para que nenhuma atividade seja comprometida, garantindo o alinhamento das demandas da área;
• Contribuir para que as apresentações para contatos estratégicos alcancem o resultado esperado de divulgação do trabalho do Instituto e / ou estabelecimento de parcerias, através da criação de PPTs com informações claras e objetivas, bem como a coordenação da logística exigida para reuniões nesse formato;
• Controlar, consolidar e encaminhar para o Financeiro as informações sobre gastos com os cartões corporativos, pagamentos, reembolsos e prestações de conta, para controle e acompanhamento do orçamento da área;
• Controlar o estoque de presentes da Presidente, em seus itens e quantidades, fazendo apontamentos de entrada e saída, realizando compras quando necessários.
• Os presentes são, em sua maioria, produtos licenciados e são ocasionalmente entregues a contatos estratégicos da Presidência para manutenção ou estabelecimento de parcerias;
• Gerir, controlar e prestar contas dos pagamentos pessoais da Presidente, através de uma conta corrente exclusiva de pagamentos;
• Organizar os preparativos relativos à reunião de Conselho Consultivo (bianual), de Empresários (bimensal) e de Conselho de Educação (mensal) - convites, confirmações, reserva de sala, formato da sala, buffet / coffee break, garantir apoio da equipe de facilities, equipamentos, garantir apoio da equipe de TI, recepção, estacionamento;
• Assegurar que o mailing de Presidência e da VP que atenderá estejam sempre atualizados, através de inserções e alterações diárias no sistema CRM.

Requisitos e qualificações

• Formação Acadêmica : Graduação em Secretaria Executivo ou Áreas Afins
• Tempo de Experiência : 3 a 5 anos
• Conhecimentos Específicos : Outlook, Word, Power Point, Excel, SAP, CRM, Redação
• Idiomas e fluência : Inglês Fluente
• Organização
• Atenção aos detalhes
• Descrição :
• Facilidades de Relacionamento
• Pró-atividade na busca de soluções
• Adaptabilidade
• Iniciativa

Informações adicionais

Horário flexível e modelo híbrido de trabalho, sendo os dias presenciais a combinar com liderança e de acordo com necessidades da área.

Outros benefícios

• Assistência Médica e Odontológica;
• Convênio KERA Saúde;
• Auxílio Creche;
• Vale Refeição e / ou Alimentação;
• Summer Friday (sem compensação de horas);
• Short Friday (com compensação de horas);
• Day Off de Aniversário;
• Cuidados com seu bem-estar (Gympass, Parceria SESC, Yoga, Massagem, Pilates e Meditação);
• Vale transporte ou estacionamento;
• Férias Coletivas;
• Emendas de feriado.

Se você deseja colocar seu talento, habilidades e experiência à serviço de um grande propósito, seu lugar é no Instituto Ayrton Senna.