Technisch managementassistent

AGO Jobs & HR; Wingene; On-site; EUR 36,000 - 60,000; Full time

Job summary

AGO Jobs & HR in Wingene zoekt een proactieve executive assistant die de CEO als vast aanspreekpunt ondersteunt bij interne en externe vragen, dossiers en verzoeken.

Je beoordeelt inkomende dossiers, schat urgentie in, verzamelt relevante achtergrondinformatie en stemt af met technische specialisten of projectleiders waar nodig. Daarnaast bereid je presentaties en notities voor en organiseer je vergaderingen, bewaak je deadlines en volg je actiepunten tot afsluiting.

Responsibilities

• Begeleiden van de CEO en fungeren als vaste aanspreekpunt voor interne en externe vragen, dossiers en verzoeken.
• Beoordelen van inkomende dossiers en inschatten van urgentie, betrokken partijen en vervolgstappen.
• Verzamelen en analyseren van achtergrondinformatie, ook bij nieuwe of complexe onderwerpen.
• Inschatten van technische vraagstukken en tijdig afstemmen met technische specialisten of projectverantwoordelijken.
• Voorbereiden van de CEO op interne en externe gesprekken door situaties, aandachtspunten en mogelijke oplossingen helder in kaart te brengen.
• Doornemen van bestekken, technische documenten, contracten en andere relevante dossierinformatie.
• Vertalen van technische en organisatorische informatie naar duidelijke nota's, samenvattingen en rapporten.
• Presentaties opstellen voor interne vergaderingen en overlegmomenten met klanten, partners of andere betrokkenen.
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren, zowel praktisch als inhoudelijk.
• Actiepunten, afspraken en beslissingen opvolgen tot een correcte afronding.
• Deadlines bewaken en tijdig signaleren wanneer vertraging dreigt.
• Agenda beheren en afspraken efficiënt inplannen.
• Correspondentie, verslaggeving en administratieve opvolging verzorgen.
• Fungeren als professioneel en discreet aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Vertrouwelijke informatie behandelen met discretie en zorgvuldigheid.

Job description

• Ondersteunen van de CEO als vast aanspreekpunt voor interne en externe vragen, dossiers en verzoeken.
• Beoordelen van binnenkomende dossiers en inschatten van urgentie, betrokken partijen en nodige vervolgstappen.
• Verzamelen en analyseren van relevante achtergrondinformatie, ook bij nieuwe of complexe onderwerpen.
• Inschatten van technische vraagstukken en tijdig afstemmen met technische specialisten of projectverantwoordelijken wanneer nodig.
• Voorbereiden van de CEO op interne en externe gesprekken door situaties, aandachtspunten en mogelijke oplossingen helder in kaart te brengen.
• Doornemen van bestekken, technische documenten, contracten en andere relevante dossierinformatie.
• Vertalen van technische en organisatorische informatie naar duidelijke nota's, samenvattingen en overzichtelijke rapporten.
• Opstellen van presentaties voor interne vergaderingen en overlegmomenten met klanten, partners of andere betrokkenen.
• Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, zowel praktisch als inhoudelijk.
• Opvolgen van actiepunten, afspraken en beslissingen tot een correcte afronding.
• Bewaken van deadlines en tijdig signaleren wanneer bepaalde acties vertraging dreigen op te lopen.
• Beheren van de agenda en efficiënt inplannen van afspraken en overlegmomenten.
• Verzorgen van correspondentie, verslaggeving en administratieve opvolging waar nodig.
• Fungeren als professioneel en discreet aanspreekpunt voor interne en externe contacten.
• Behandelen van vertrouwelijke informatie met de nodige discretie en zorgvuldigheid.