Executive assistant

A.Z. SINT ELISABETH; Zottegem; Sur place; EUR 40 000 - 56 000; Plein temps

Résumé du poste

A.Z. SINT ELISABETH in België zoekt een Executive Assistant die de CEO en het bestuur ondersteunt met agendabeheer, vergaderplanning en dossieropvolging.

Je werkt nauw samen met interne en externe partners om prioriteiten te stellen en tijdig beslissingen mogelijk te maken. Daarnaast beheer je correspondentie, prepareer en notuleer directie- en bestuursvergaderingen, organiseer je evenementen en formuleer je voorstellen om processen te verbeteren, bijvoorbeeld via digitalisering en

Responsabilités

• Beheren van de agenda en afspraken van de CEO.
• Beheren van de correspondentie van de CEO en het bestuursorgaan: opstellen, ontvangen, filteren, doorgeven en opvolgen.
• Beantwoorden en filteren van binnenkomende telefonische oproepen.
• Voorbereiden en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen, inclusief opvolging van actiepunten. Doorgeven van informatie vanuit vergaderingen e.a. aan alle betrokken partners.
• Organiseren van evenementen, intern en extern overleg, e.a.

Description du poste

Als Executive Assistant ondersteunt en ontzorg je de CEO en het bestuursorgaan. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten tot in de puntjes, onderhoudt interne en externe contacten en zorgt voor een vlotte opvolging van dossiers. Dankzij jouw organisatorisch talent behoud je het overzicht, stel je prioriteiten en schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende contacten, opdrachten en deadlines.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheren van de agenda en afspraken van de CEO.
• Beheren van de correspondentie van de CEO en het bestuursorgaan: opstellen, ontvangen, filteren, doorgeven en opvolgen.
• Beantwoorden en filteren van binnenkomende telefonische oproepen.
• Voorbereiden en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen, inclusief opvolging van actiepunten. Doorgeven van informatie vanuit vergaderingen e.a. aan alle betrokken partners.
• Organiseren van evenementen, intern en extern overleg, e.a.
• Formuleren van voorstellen om de efficiëntie en de werking van het directiesecretariaat te verbeteren (vb. digitalisering van processen, toepassen van AI, …).
• Voorbereiden, samenstellen, opvolgen en beheren van toegewezen dossiers en rapporten.
• Opstellen van nota’s, beleidsdocumenten en presentaties.
• Ondersteunen bij besluitvormingsprocessen door het verzamelen van relevante informatie.