Management Assistent

Oxida; Wingene; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Oxida zoekt een Management Assistant in Wingene die de CEO als vaste aanspreekpunt ondersteunt. Je combineert organisatorische vaardigheden met technisch inzicht en zorgt ervoor dat dossiers en afspraken goed voorbereid en opgevolgd worden.

Je beheert de agenda van de CEO, organiseert vergaderingen, maakt rapporten en presentaties, en analyseert technische documenten zodat risico's en prioriteiten snel duidelijk zijn. Je handelt discreet en onderhoudt professionele contacten.

Qualifications

• Organisatie en voorbereiding van CEO-agenda en dossiers.
• Verzorgen van interne en externe vergaderingen met duidelijke verslaggeving.
• Analyseren technische documenten en contracten om risico's te signaleren.
• Extern en intern contact met professionaliteit en discretie.

Responsibilities

• Beheer de agenda van de CEO, organiseer afspraken en maak een efficiënte planning.
• Bereid interne en externe vergaderingen voor, stel verslagen op en volg actiepunten op.
• Maak professionele presentaties, rapporten en overzichtelijke documenten.
• Analyseer bestekken, technische documenten en contracten, en identificeer mogelijke risico's.
• Beoordeel inkomende vragen en dossiers, bepaal prioriteiten en schakel tijdig de juiste personen in.
• Verzamel zelfstandig relevante informatie en bereid dossiers inhoudelijk voor zodat de CEO weloverwogen beslissingen kan nemen.
• Bewaak deadlines, volg lopende dossiers op en signaleer knelpunten tijdig.
• Fungeer als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten en ga discreet om met vertrouwelijke informatie.

Skills

Organisatievaardigheden

Technisch inzicht

Plannen en prioriteren

Communicatieve vaardigheden

Discretie

Dossiervoorbereiding

Notuleren en verslaglegging

Presentaties maken

Job description

Als Management Assistant ben je het vaste aanspreekpunt en de rechterhand van de CEO. Je combineert organisatorische vaardigheden met technisch inzicht en zorgt ervoor dat dossiers, afspraken en belangrijke beslissingen optimaal worden voorbereid en opgevolgd.

Concreet betekent dit:

• Je beheert de agenda van de CEO, organiseert afspraken en zorgt voor een efficiënte planning.
• Je bereidt interne en externe vergaderingen voor, stelt verslagen op en volgt actiepunten nauwgezet op.
• Je maakt professionele presentaties, rapporten en overzichtelijke documenten.
• Je analyseert bestekken, technische documenten en contracten, haalt er de essentie uit en identificeert mogelijke risico's of kritische aandachtspunten.
• Je beoordeelt inkomende vragen en dossiers, bepaalt prioriteiten en schakelt waar nodig de juiste personen in.
• Je verzamelt zelfstandig relevante informatie en bereidt dossiers inhoudelijk voor zodat de CEO weloverwogen beslissingen kan nemen.
• Je bewaakt deadlines, volgt lopende dossiers op en signaleert tijdig eventuele knelpunten.
• Je fungeert als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.