Office Manager (tijdelijk)

iO; Gent; On-site; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Job summary

iO zoekt op de Gent-campus een Office Manager ter vervanging tijdens zwangerschapsverlof. Je bent verantwoordelijk voor onthaal, administratie en ondersteuning bij evenementen, met dagelijkse contacten naar collega’s en leveranciers.

De rol vereist een proactieve houding, uitstekende organisatorische skills en fl uente talenvaardigheden in Nederlands en Engels. Voll迅tijd werken op kantoor is vereist en sporadisch thuiswerken is mogelijk in overleg.

Qualifications

• Ruime ervaring met Outlook en Excel
• Je bent fulltime beschikbaar
• Vloeiend Nederlands en Engels; Frans is een pluspunt
• Je werkt graag op kantoor en bent het gezicht van de campus

Responsibilities

• Front Desk: bezoekers verwelkomen en telefoongesprekken professioneel afhandelen
• Facility Management: contact met vastgoedbeheer en organisatie van brand- en evacuatieoefeningen
• Inkoop & Administratie: kantoorbenodigdheden en budgetteringsondersteuning
• Eventondersteuning: coördinatie van catering en uitnodigingen bij events
• HR-ondersteuning: rondleidingen aan nieuwe medewerkers en afhandeling van materialen
• Agendabeheer en vergaderorganisatie

Skills

Outlook

Excel

Multitasken

Proactief

Stressbestendigheid

Klantgericht

Education

Administratief medewerker of gelijkwaardig

Job description

Wat je zal doen

Ben jij een multitasker die graag collega's en bezoekers ontzorgt?

Voor onze bruisende campus in Gent zijn wij op zoek naar een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met einde april.

Als Office Manager word jij het centrale aanspreekpunt van onze campus. Je staat paraat wanneer collega's, leveranciers, partners of bezoekers je nodig hebben. Als gastheer of gastvrouw tover je bij iedereen een glimlach op het gezicht. Kortom: jij bent de onmisbare schakel in ons team.

Je werkt op onze locatie in Gent, waar je dagelijks samenwerkt met ruim 100 collega's. Daarnaast onderhoud je nauw contact met je Office & HR collega's van de andere Belgische campussen van iO.

Wat ga je doen?

Het zwaartepunt van jouw rol ligt bij de bemanning van het onthaal. Je bent dagelijks aanwezig van +- 8u30 tot 17u, en bent bereid om sporadisch vroeger te starten of langer te blijven bij klantenevents.

Jouw belangrijkste taken:

• Front Desk:Je verwelkomt bezoekers hartelijk, beantwoordt telefoongesprekken professioneel en verwerkt post en pakketten
• Facility Management:Je onderhoudt contact met vastgoedbeheer, plant reparaties en organiseert brandevacuatieoefeningen
• Inkoop & Administratie:Je beheert kantooraankopen, cadeaus voor medewerkers, teambuilding budget en volgt facturen op
• Event Ondersteuning:Je ondersteunt bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie
• Wagenpark Beheer:Je beheert het wagenpark, voert controles uit op voertuigen en ondersteunt de Fleet Manager
• Management Ondersteuning:Je ondersteunt bij agendabeheer, vergaderorganisatie en verwerking van e-mails
• HR Ondersteuning:Je geeft rondleidingen aan nieuwe medewerkers, helpt bij offboardings met materiaalinzameling en behandelt mobiele abonnementen

Je Kwaliteiten En Skills

• Voltijds beschikbaar (fulltime, geen 4/5de)
• Ruime ervaring met Outlook en Excel; je leert andere digitale tools snel aan
• Je bent voltijds aanwezig op kantoor. Jij bent het gezicht van onze campus. Sporadisch thuiswerk mogelijk in overleg
• Flexibel bij klantenevents: bereid om sporadisch vroeger te starten of wat langer te blijven
• Opleiding administratief medewerker of gelijkaardig is een pluspunt
• Natuurlijke multitasker met sterk inlevingsvermogen en stressbestendigheid
• Je wordt omschreven als iemand die proactief, gestructureerd en nauwkeurig is
• Vloeiend Nederlands en Engels; kennis van Frans is een pluspunt