Office Manager (tijdelijk)

Iodigital; Oost-Vlaanderen; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

iO campus in Gent zoekt een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met eind april. Je bent het centrale aanspreekpunt en zorgt voor een warme ontvangst van bezoekers en collega’s.

Je werkt dagelijks samen met ruim 100 collega’s en onderhoudt nauw contact met Office & HR collega’s van andere Belgische campussen. Taken omvatten onthaal, facility, inkoop, evenementen, wagenpark en agendabeheer.

Responsibilities

• Front Desk: bezoekers verwelkomen, telefoongesprekken afhandelen, post en pakketten verwerken
• Facility Management: contact met vastgoedbeheer, reparaties plannen en brandoefeningen organiseren
• Inkoop & Administratie: kantooraankopen, cadeaus, teambuilding budget en facturen volgen
• Event Ondersteuning: ondersteuning bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie
• Wagenpark Beheer: wagenpark beheren, voertuigcontroles uitvoeren en Fleet Manager ondersteunen
• Management Ondersteuning: agendabeheer, vergaderorganisatie en e-mailverwerking
• HR Ondersteuning: rondleidingen voor nieuwe medewerkers, offboarding en mobiele abonnementen

Job description

Ben jij een multitasker die graag collega's en bezoekers ontzorgt?

Voor onze bruisende campus in Gent zijn wij op zoek naar een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met einde april.

Als Office Manager word jij het centrale aanspreekpunt van onze campus. Je staat paraat wanneer collega's, leveranciers, partners of bezoekers je nodig hebben. Als gastheer of gastvrouw tover je bij iedereen een glimlach op het gezicht. Kortom: jij bent de onmisbare schakel in ons team.

Je werkt op onze locatie in Gent, waar je dagelijks samenwerkt met ruim 100 collega's. Daarnaast onderhoud je nauw contact met je Office & HR collega's van de andere Belgische campussen van iO.

Wat ga je doen?

Het zwaartepunt van jouw rol ligt bij de bemanning van het onthaal. Je bent dagelijks aanwezig van +- 8u30 tot 17u, en bent bereid om sporadisch vroeger te starten of langer te blijven bij klantenevents.
Jouw belangrijkste taken:

• Front Desk: Je verwelkomt bezoekers hartelijk, beantwoordt telefoongesprekken professioneel en verwerkt post en pakketten




• Facility Management: Je onderhoudt contact met vastgoedbeheer, plant reparaties en organiseert brandevacuatieoefeningen




• Inkoop & Administratie: Je beheert kantooraankopen, cadeaus voor medewerkers, teambuilding budget en volgt facturen op




• Event Ondersteuning: Je ondersteunt bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie




• Wagenpark Beheer: Je beheert het wagenpark, voert controles uit op voertuigen en ondersteunt de Fleet Manager




• Management Ondersteuning: Je ondersteunt bij agendabeheer, vergaderorganisatie en verwerking van e-mails




• HR Ondersteuning: Je geeft rondleidingen aan nieuwe medewerkers, helpt bij offboardings met materiaalinzameling en behandelt mobiele abonnementen