Temporary Campus Office Manager — Front Desk & Events

Iodigital; Oost-Vlaanderen; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

iO campus in Gent zoekt een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met eind april. Je bent het centrale aanspreekpunt en zorgt voor een warme ontvangst van bezoekers en collega’s.

Je werkt dagelijks samen met ruim 100 collega’s en onderhoudt nauw contact met Office & HR collega’s van andere Belgische campussen. Taken omvatten onthaal, facility, inkoop, evenementen, wagenpark en agendabeheer.

Responsibilities

• Front Desk: bezoekers verwelkomen, telefoongesprekken afhandelen, post en pakketten verwerken
• Facility Management: contact met vastgoedbeheer, reparaties plannen en brandoefeningen organiseren
• Inkoop & Administratie: kantooraankopen, cadeaus, teambuilding budget en facturen volgen
• Event Ondersteuning: ondersteuning bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie
• Wagenpark Beheer: wagenpark beheren, voertuigcontroles uitvoeren en Fleet Manager ondersteunen
• Management Ondersteuning: agendabeheer, vergaderorganisatie en e-mailverwerking
• HR Ondersteuning: rondleidingen voor nieuwe medewerkers, offboarding en mobiele abonnementen

Job description

iO campus in Gent zoekt een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met eind april. Je bent het centrale aanspreekpunt en zorgt voor een warme ontvangst van bezoekers en collega’s.

Je werkt dagelijks samen met ruim 100 collega’s en onderhoudt nauw contact met Office & HR collega’s van andere Belgische campussen. Taken omvatten onthaal, facility, inkoop, evenementen, wagenpark en agendabeheer.