Meertalige Frontdesk & Admin Specialist - Tijdelijk

Jobat; Bilzen-Hoeselt; On-site; EUR 22,000 - 29,000; Full time

Job description

Functie

Voor onze klant te Bilzen zijn we op zoek naar een tijdelijke kracht die in eerste instantie tot januari 2027 kan werken.

Administratief Medewerker Onthaal & Customer Service (tijdelijk)

Wij zijn op zoek naar een veelzijdige en servicegerichte administratieve medewerker die tijdelijk versterkt tot januari. In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten, bezoekers en leveranciers en zorg je ervoor dat zowel de administratieve processen als de dagelijkse kantoororganisatie vlot verlopen.

Je combineert sterke administratieve vaardigheden met een klantgerichte houding en bent in staat professioneel te communiceren in het Nederlands, Frans en Duits, zowel telefonisch als schriftelijk.

Verantwoordelijkheden

Onthaal & communicatie

• Professioneel onthaal van bezoekers, klanten, chauffeurs en leveranciers.
• Beheer van de telefonische centrale en correcte doorverwijzing van inkomende oproepen.
• Verwerking en opvolging van inkomende en uitgaande e-mails.
• Ondersteuning van interne en externe communicatie.

Customer Service & After Sales

• Dagelijks contact met klanten in het Nederlands, Frans en Duits. Af en toe ook Engels.
• Administratieve opvolging van klantendossiers.
• Verwerking en opvolging van dienst-na-verkoopdossiers.
• Schriftelijke communicatie naar klanten betreffende service- en leveringsvragen.
• Ondersteuning van de salesafdeling en klantgerichte administratie.

Administratie & Logistieke ondersteuning

• Verwerken van leverbonnen en administratieve documenten vanuit het ordersysteem.
• Voorbereiden van documenten voor geplande transporten en leveringen.
• Opmaak van offertes, correspondentie en diverse administratieve documenten.
• Administratieve ondersteuning van management en sales.

Facility & Office Support

• Zorg dragen voor een nette, verzorgde en professionele ontvangst- en werkomgeving.
• Dagelijkse opvolging van de koffiecorner en vergaderruimte.
• Beheer en tijdige bevoorrading van kantoorbenodigdheden en verbruiksartikelen zoals printerpapier, kantoorartikelen, koffievoorzieningen en sanitaire benodigdheden.
• Ontvangst en verwerking van pakket- en koerierdiensten.Verwerking postzendingen
• Signaleren van praktische noden binnen het kantoor en zorgen voor een vlotte organisatie van de dagelijkse werking.

Profiel

Wij zoeken een persoon die graag ontzorgt, opportuniteiten ziet voordat problemen ontstaan en energie haalt uit een goed georganiseerde werkomgeving. Je bent flexibel, neemt verantwoordelijkheid en voelt je even comfortabel in klantencontact als in de verwerking van administratieve taken achter de schermen.

Kort samengevat, je bent een allround administratieve spilfiguur die zorgt voor een professioneel onthaal, een uitstekende klantenservice én een vlot draaiende dagelijkse kantoororganisatie.

Gezocht profiel

• Uitstekende kennis van het Duits en Frans, zowel mondeling als schriftelijk (vereiste).Af en toe Engels op de 4de plaats
• Zeer goede kennis van het Nederlands.
• Bachelor werk / denkniveau of gelijkwaardig
• Enkele jaren ervaring binnen een administratief ondersteunende functie.
• Klantvriendelijk, communicatief en representatief.
• Administratief sterk met oog voor detail en nauwkeurigheid.
• Zelfstandig, proactief en praktisch ingesteld.
• Hands-on mentaliteit en gevoel voor organisatie.
• Goede kennis van Microsoft Office.

Wat je van ons krijgt

• Tijdelijke functie tot januari 2027
• Iedere dag van 8u30 tot 16u30 en de vrijdag van 8u30 tot 14u30 - voltijds 38u
• Correcte verloning met extra legale voordelen