Office Manager (tijdelijk)

Digital Agency Jobs; Oost-Vlaanderen; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

iO zoekt voor onze campus in Gent een Office Manager ter vervanging van zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot eind april. Je bent het centrale aanspreekpunt en zorgt voor een warme ontvangst van collega’s en bezoekers.

Je werkt op onze Gent-campus samen met ruim 100 collega’s en onderhoudt nauw contact met Office & HR-collega’s van andere Belgische campussen van iO. Belangrijkste taken omvatten Front Desk, Facility Management, Inkoop & Administratie, Event

Responsabilités

• Front Desk: Je verwelkomt bezoekers, beantwoordt telefoongesprekken en verwerkt post en pakketten.
• Facility Management: Je onderhoudt contact met vastgoedbeheer, plant reparaties en organiseert brandevacuatieoefeningen.
• Inkoop & Administratie: Je beheert kantooraankopen, cadeaus voor medewerkers, teambuilding budget en volgt facturen op.
• Event Ondersteuning: Je ondersteunt bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie.
• Wagenpark Beheer: Je beheert het wagenpark, voert controles uit op voertuigen en ondersteunt de Fleet Manager.
• Management Ondersteuning: Je ondersteunt bij agendabeheer, vergaderorganisatie en verwerking van e-mails.
• HR Ondersteuning: Je geeft rondleidingen aan новые medewerkers, helpt bij offboardings met materiaalinzameling en behandelt mobiele abonnementen

Description du poste

Ben jij een multitasker die graag collega's en bezoekers ontzorgt?

Voor onze bruisende campus in Gent zijn wij op zoek naar een Office Manager ter vervanging van een collega met zwangerschapsverlof. Het gaat om een tijdelijke opdracht van december tot en met einde april.

Als Office Manager word jij het centrale aanspreekpunt van onze campus. Je staat paraat wanneer collega's, leveranciers, partners of bezoekers je nodig hebben. Als gastheer of gastvrouw tover je bij iedereen een glimlach op het gezicht. Kortom: jij bent de onmisbare schakel in ons team.

Je werkt op onze locatie in Gent, waar je dagelijks samenwerkt met ruim 100 collega's. Daarnaast onderhoud je nauw contact met je Office & HR collega's van de andere Belgische campussen van iO.

Wat ga je doen?

Het zwaartepunt van jouw rol ligt bij de bemanning van het onthaal. Je bent dagelijks aanwezig van +- 8u30 tot 17u, en bent bereid om sporadisch vroeger te starten of langer te blijven bij klantenevents.Jouw belangrijkste taken:

• Front Desk:Je verwelkomt bezoekers hartelijk, beantwoordt telefoongesprekken professioneel en verwerkt post en pakketten

• Facility Management:Je onderhoudt contact met vastgoedbeheer, plant reparaties en organiseert brandevacuatieoefeningen

• Inkoop & Administratie:Je beheert kantooraankopen, cadeaus voor medewerkers, teambuilding budget en volgt facturen op

• Event Ondersteuning:Je ondersteunt bij evenementen met catering, uitnodigingen en receptiecoördinatie

• Wagenpark Beheer:Je beheert het wagenpark, voert controles uit op voertuigen en ondersteunt de Fleet Manager

• Management Ondersteuning:Je ondersteunt bij agendabeheer, vergaderorganisatie en verwerking van e-mails

• HR Ondersteuning:Je geeft rondleidingen aan nieuwe medewerkers, helpt bij offboardings met materiaalinzameling en behandelt mobiele abonnementen