Office Manager - Gent

Jobat; Belgique; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Jobat is producent van een sterk verankerde organisatie met een no-nonsense cultuur waarin mensen centraal staan. Als office & facilities medewerker verwelkom je bezoekers, verwijs je hen naar de juiste locaties en beheer je de centrale mailbox.

Daarnaast behandel je telefoongesprekken, ben je verantwoordelijk voor facilitair beheer, voorraad en administratieve taken zoals onderhoud van leverancierscontracten en planningen.

Responsibilities

• Je verwelkomt onze bezoekers op een vriendelijke en professionele manier.
• Je begeleidt onze bezoekers naar de juiste locatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van de inkomende oproepen op ons centraal telefoonnummer.
• Je beheert onze centrale mailbox.
• Je volgt proactief de netheid en de planning op van onze vergaderzalen.
• Je verzorgt administratieve taken zoals het beheren van de post en het maken van afspraken (vb. kuisploeg, leveringen, …).
• Je volgt de voorraad van kantoorbenodigdheden op en plaatst bestellingen indien nodig.
• Je ondersteunt waar nodig, bijvoorbeeld bij het organiseren van evenementen, broodjes bestellen, etc.
• Je beheert onze facilitaire diensten, zoals het onderhouden van contracten met leveranciers, het plannen van onderhoud en reparaties, en het zorgen voor een veilige werkomgeving.
• Je ondersteunt de projecten van onze afdeling op administratief vlak. Dit betreft het verwerken van vergunningen, opvolgen van actiepunten, contact met steden en gemeenten, …
• Je werkt rechtstreeks onder de afdelingsverantwoordelijke en hebt nauw contact met hem.

Job description

Jobomschrijving

Onze klant is een sterk verankerde en groeiende organisatie binnen haar sector, met een duidelijke focus op kwaliteit, samenwerking en langetermijnvisie. Ze combineren een professionele structuur met een toegankelijke, no-nonsense cultuur waar mensen centraal staan en waar collegialiteit geen loze belofte is.

• Je verwelkomt onze bezoekers op een vriendelijke en professionele manier.
• Je begeleidt onze bezoekers naar de juiste locatie.
• Je bent verantwoordelijk voor het beantwoorden van de inkomende oproepen op ons centraal telefoonnummer.
• Je beheert onze centrale mailbox.
• Je volgt proactief de netheid en de planning op van onze vergaderzalen.
• Je verzorgt administratieve taken zoals het beheren van de post en het maken van afspraken (vb. kuisploeg, leveringen, …).
• Je volgt de voorraad van kantoorbenodigdheden op en plaatst bestellingen indien nodig.
• Je ondersteunt waar nodig, bijvoorbeeld bij het organiseren van evenementen, broodjes bestellen, etc.
• Je beheert onze facilitaire diensten, zoals het onderhouden van contracten met leveranciers, het plannen van onderhoud en reparaties, en het zorgen voor een veilige werkomgeving.
• Je ondersteunt de projecten van onze afdeling op administratief vlak. Dit betreft het verwerken van vergunningen, opvolgen van actiepunten, contact met steden en gemeenten, …
• Je werkt rechtstreeks onder de afdelingsverantwoordelijke en hebt nauw contact met hem.