Office Manager

Are Agency; Schelle; Remote; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Kantoorplek Schelle

Flexibele werktijden mogelijk

Verloning en extralegale voordelen

Job summary

Are Agency zoekt een Office Manager in Schelle die als rechterhand van de partners fungeert en het vaste aanspreekpunt op kantoor is. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op klanten, groei en strategie.

Je beheert vragen, dossiers en opvolging, bereidt informatie voor, volgt op tot afronding en zorgt dat beslissingen snel en goed geïnformeerd genomen worden. Ook administratieve taken en HR-dossiers vallen onder jouw verantwoordelijkheden.

Qualifications

• Je hebt een georganiseerde aanpak en houdt het overzicht over meerdere dossiers tegelijk.
• Je werkt flexibel en springt bij waar nodig.
• Je communiceert helder en vlot, telefoon en mail.
• Je werkt discreet met vertrouwelijke documenten zoals dossiers en HR-gegevens.
• Je bent proactief in follow-up en afronding van acties.

Responsibilities

• Beheer van de inkomende telefoons en bezoekers, en doorverbinden of afhandelen.
• Beheer van de mailboxen en doorsturen naar de juiste personen.
• Verzorgen van administratieve taken rond HR en dossiers (in- en uitdiensttreding).
• Verzamel en volg op vragen en offertes bij leveranciers en partners.
• Zorgen voor tijdige opvolging en verslag van beslissingen tijdens partneroverleggen.

Skills

Organisatie

Proactief

Communicatie

Discretie

Zelfstandigheid

Job description

Are Agency | Schelle | Flexi, deeltijds of voltijds

Are Agency is een onafhankelijk marketingbureau, volledig in eigen handen. Samen met Simba Service, Swift Agency en Onlimited vormen we een groep met een team van ongeveer 24+ mensen. We werken voor lokale kmo’s tot internationale bedrijven, vanuit ons eigen kantoor in Schelle.

De functie

Als Office Manager ben je de rechterhand van onze partners en het vaste aanspreekpunt op kantoor. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen focussen op klanten, groei en strategie.

Vragen, dossiers en opvolging lopen via jou. Jij bereidt voor, legt voor en volgt op tot iets effectief afgerond is. De partners nemen de beslissing, jij zorgt dat ze dat snel en goed geïnformeerd kunnen doen.

Onthaal en kantoor

• Je neemt de telefoon op en verbindt door of handelt zelf af.
• Je ontvangt bezoekers en neemt pakketten en leveringen in ontvangst.
• Je bent aanwezig op kantoor, zodat er altijd een aanspreekpunt is.

Mailbox en communicatie

• Je beheert de mailboxen van de partners: je sorteert, beantwoordt wat je zelf kan en stuurt door wat een beslissing vraagt.
• Je zorgt dat niets blijft liggen en dat elke vraag bij de juiste persoon terechtkomt.

Vragen en beslissingen voorbereiden

• Je verzamelt vragen van het team en van externen die een beslissing van de partners vragen.
• Je bereidt ze zo voor dat de partners snel kunnen beslissen, en je koppelt de beslissing terug.
• Je houdt bij wat beslist is en wat nog openstaat.
• Je vraagt informatie en offertes op bij leveranciers en partners.
• Je volgt op of uitgezette taken effectief afgerond zijn.
• Je zit mee aan tafel bij overleg van de partners en volgt de afgesproken acties op.

Administratie en dossiers

• Je beheert de verzekeringsdossiers.
• Je zoekt documenten op en houdt ze geordend bij, zoals volmachten, statuten en documenten voor aanbestedingen.
• Je neemt administratieve taken over, ook rond HR, zoals de administratie bij in- en uitdiensttreding.

Wie zoeken we?

• Je bent georganiseerd en houdt overzicht over veel kleine dingen tegelijk.
• Je bent flexibel en springt bij waar het nodig is, ook als dat niet gepland was.
• Je volgt op zonder dat iemand het je moet vragen, en je rondt af.
• Je communiceert helder en vlot, aan de telefoon en per mail.
• Je bent discreet: je werkt met mailboxen, contracten en HR-dossiers.
• Je bent sterk genoeg om aan tafel te zitten bij overleg van de partners en daar de opvolging op te nemen.
• Starters met de juiste instelling zijn welkom. Ervaring in een kantoor- of assistentiefunctie is een plus.

Wat bieden we?

• Een rol dicht bij de partners, met zicht op hoe een groeiend bureau en een groep van vier merken draait.
• Een vaste werkplek in ons eigen kantoor aan de Provinciale Steenweg 39 in Schelle.
• Een regime dat bij jou past: flexi, deeltijds of voltijds. Jouw kwaliteiten primeren, het regime stemmen we samen af.
• Verloning en extralegale voordelen conform de markt.

Marketing, development en AI onder één dak, met één einddoel: Mission Control, het overzicht van je hele bedrijf. Vanuit Antwerpen enHasselt, voor ambitieuze KMO’s.