Office Assistant

Belgie Vacature; Brussel; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

20 wettelijke vakantiedagen

2,5 extra vrij dagen

AVG? geen

Maaltijdcheques

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Parking

Moderne werkomgeving

Job summary

Belgie Vacature zoekt een Office Assistant voor een modern advocatenkantoor met Brusselse en Antwerpse vestigingen. Je bent een centrale spil die onthaal, administratie en organisatie combineert, met ruimte om takenpakket horizontaal uit te bouwen naar events, hospitality en facility.

Je werkt op kantoor, nl/FR vloeiend vereist, en neemt initiatief om dagelijkse werking vlotter te laten verlopen. Parttime of fulltime mogelijk, plus aantrekkelijke verlof- en verzekeringsvoordelen.

Qualifications

• Nederlands en Frans zijn een absolute must: je kan je in beide talen vlot uitdrukken.
• Uitstekende Microsoft Office-kennis, met Word, Excel en PowerPoint.
• Administratief sterk, nauwkeurig en georganiseerd.
• Eerdere ervaring als Office Assistant, Receptionist of Administrative Assistant is mooi meegenomen.
• Klantgericht, sociaal en communicatief, met initiatief.

Responsibilities

• Ontvangst en professioneel onthaal van bezoekers en klanten.
• Behandelen van post en algemene correspondentie.
• Organiseren van vergaderingen, seminars en catering.
• Ondersteunen bij interne en externe events.
• Bijdragen aan hospitality en facility management.
• Lay-out van documenten in Word en PowerPoint verzorgen.
• Beheren van papieren en elektronische klassement.
• Voorbereiden van schriftelijke bundels voor de rechtbank.
• Onderhouden van de contactendatabase en ondersteuning van de Office Manager.

Skills

Multilingual NL & FR

Administrative skills

Organized

Proactive / initiatief

Teamplayer

Klantgericht

Tools

Word

Excel

PowerPoint

Job description

Taken en verantwoordelijkheden

Onze klant is een modern en ondernemend advocatenkantoor met vestigingen in Brussel en Antwerpen. Met een team van meer dan 80 ervaren professionals combineren ze de brede dienstverlening van een full-servicekantoor met de expertise en persoonlijke aanpak van een nichekantoor. Professionaliteit, kwaliteit, samenwerking en een sterke dienstverlening aan cliënten staan centraal. Ben jij een administratieve duizendpoot die houdt van organiseren én contact met mensen? Als Office Assistant ben je een centrale spil in het kantoor: van onthaal en administratie tot meetings, events, hospitality en facility. Je krijgt bovendien ruimte om je takenpakket verder uit te bouwen en horizontaal te groeien. NL/FR is een must. De functie kan zowel parttime als fulltime worden ingevuld. Hou je van afwisseling, mensen en organiseren? Ben je administratief sterk, maar zoek je vooral een functie waarin je op termijn meer verantwoordelijkheden kan opnemen en horizontaal kan groeien? Spreek je bovendien vlot Nederlands én Frans? Dan kan deze functie perfect bij jou passen.

Jouw rol

Als Office Assistant speel je een centrale rol in de dagelijkse werking van het kantoor. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en collega’s en zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot en professioneel verloopt. Je combineert onthaal, administratie en organisatie, maar de functie hoeft daar zeker niet te stoppen. Afhankelijk van jouw interesses en talenten krijg je de mogelijkheid om je takenpakket verder uit te bouwen richting events, hospitality, facility management en algemene office coordination. Je werkt nauw samen met de Office Manager, die je begeleidt en ondersteunt. We zoeken dan ook iemand die niet noodzakelijk verticaal wil doorgroeien naar een managementfunctie, maar wel enthousiast wordt van horizontale groei: steeds meer domeinen leren kennen, verantwoordelijkheid opnemen en uitgroeien tot een echte allround spil binnen het kantoor.

Wat ga je doen?

Je Takenpakket Is Gevarieerd En Omvat Onder Andere

• Je staat in voor de receptie en het professionele onthaal van klanten, leveranciers, partners en andere bezoekers.
• Je behandelt de inkomende en uitgaande post en algemene correspondentie.
• Je organiseert vergaderingen en seminaries van A tot Z: vergaderzalen reserveren en voorbereiden, lunches en catering regelen, materiaal voorzien en ervoor zorgen dat alles netjes wordt achtergelaten.
• Je ondersteunt bij de organisatie van interne en externe events.
• Je helpt mee om van het kantoor een aangename en professionele omgeving te maken en neemt geleidelijk taken op binnen hospitality en facility.
• Je verzorgt de lay-out van documenten in Word en PowerPoint.
• Je staat in voor het papieren en elektronische klassement.
• Je helpt bij het voorbereiden van schriftelijke bundels voor de rechtbank, voornamelijk printen, ordenen en bundelen.
• Je houdt de contactendatabase correct en up-to-date.
• Je ondersteunt de Office Manager en collega’s bij diverse praktische en administratieve vragen.
• Je denkt proactief mee over hoe de dagelijkse kantoorwerking nog vlotter en efficiënter kan verlopen.

Profiel kandidaat

Je bent iemand die energie krijgt van een veelzijdige ondersteunende functie en graag mee zorgt voor een kantoor waar alles klopt.

• Nederlands en Frans zijn een absolute must: je kan je in beide talen vlot uitdrukken.
• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Word en daarnaast Excel en PowerPoint.
• Je bent administratief sterk en werkt nauwkeurig en georganiseerd.
• Een eerste ervaring als Office Assistant, Receptionist, Administrative Assistant of in een gelijkaardige functie is mooi meegenomen.
• Je bent klantgericht, sociaal en communicatief en ontvangt mensen graag op een professionele en warme manier.
• Je neemt initiatief en ziet werk liggen.
• Je bent flexibel en kan goed omgaan met verschillende prioriteiten en onverwachte situaties.
• Je bent een echte teamplayer, maar kan ook zelfstandig werken.
• Je vindt het leuk om je takenpakket verder uit te bouwen en nieuwe verantwoordelijkheden op te nemen.
• Je bent bereid om, afhankelijk van het uurrooster, regelmatig tot 18.00 uur te werken in functie van de openingsuren van de receptie.

Parttime of fulltime

Voor deze functie staan we open voor zowel een parttime als een fulltime tewerkstelling. Het exacte uurrooster kan in overleg worden bekeken.

Het belangrijkste? Dat we iemand vinden die graag deel uitmaakt van het kantoor, verantwoordelijkheid neemt en zin heeft om mee te groeien in een brede, veelzijdige Office Assistant-functie.

Werkomgeving

Je komt terecht in een professionele en collegiale omgeving met Brussel als hoofdstandplaats.

De functie wordt op kantoor uitgevoerd. Persoonlijk contact met collega's en cliënten is een belangrijk onderdeel van de functie.

Wat bieden we?

• Een veelzijdige en hands-on functie.
• Een aantrekkelijk verlofpakket met 20 wettelijke vakantiedagen, 2,5 extra vrij te kiezen feestdagen en 6 ADV-dagen per jaar. (voltijdse basis)
• Maaltijdcheques.
• Groepsverzekering.
• Hospitalisatieverzekering.
• Een moderne werkomgeving die goed bereikbaar is met het openbaar vervoer.
• Parking.
• Een collegiale werksfeer met regelmatige sportieve en culturele activiteiten, zoals de 10 Miles, de 20 km van Brussel, een zeiltocht of een concertbezoek.

Meer informatie

Onze klant is een modern en ondernemend advocatenkantoor met vestigingen in Brussel en Antwerpen. Met een team van meer dan 80 ervaren professionals combineren ze de brede dienstverlening van een full-servicekantoor met de expertise en persoonlijke aanpak van een nichekantoor. Professionaliteit, kwaliteit, samenwerking en een sterke dienstverlening aan cliënten staan centraal.