Office manager & management assistant

Karakters BV; Gent; On-site; EUR 20,000 - 33,000; Part time

Job summary

Karakters BV in Gent zoekt een office manager & management assistant die vooruitdenkt, organiseert en zaken geregeld krijgt nog voor iemand erom vraagt. Je zorgt voor een warme ontvangst, een strak kantoor en de juiste tools zodat iedereen efficiënt kan werken.

Je combineert office management met management support en eventorganisatie, onderhoudt CRM, ondersteunt HR & Finance, houdt de agenda van CEO Bram bij en regelt meeting logistics.

Qualifications

• Ervaring in office management en management support.
• Affiniteit met HR & Finance administratie.
• Goede Nederlandse taalvaardigheid.

Responsibilities

• Beheer office management, management support en eventorganisatie.
• Ondersteunen bij pre- en onboarding van nieuwe collega’s.
• Administratieve ondersteuning en back-up voor HR & Finance.
• Beheer van hard- en software en aanspreekpunt voor IT.
• CRM netjes en up-to-date houden.
• Beheren van de agenda van CEO en organisatorische ondersteuning geven.
• Organiseren van vergaderingen en documentatie bijhouden.
• PA-taken voor Bram oppakken en administratieve ondersteuning bij pitches.

Skills

Organisatietalent

Proactief

Communicatie

Plannen & prioriteren

Education

Bachelor Office Management

Tools

CRM

Job description

Ben jij iemand die met plezier zorgt dat alles op wieltjes loopt? Een warme ontvangst voor de bezoekers. Het kantoor mooi op orde. De juiste tools en een fijn thuisgevoel voor elke collega.

Dan hebben we je dolgraag in ons team.

We zoeken een office manager & management assistant die vooruitdenkt, organiseert en zaken geregeld krijgt nog voor iemand erom moet vragen. Iemand die overzicht houdt en regelt dat de machine achter de schermen even straf draait als het werk dat eruit komt.

Jouw taken

Je combineert office management, management support en eventorganisatie. Veel afwisseling dus. Tof hé? Want net daar krijg jij energie van.

Op kantoor

• Je doet ons kantoor efficiënt en gastvrij draaien: van bestellingen en het regelen van praktische zaken tot een warm onthaal.
• Je ondersteunt bij pre- en onboarding van nieuwe collega’s.
• Je bent administratieve steun en back‑up voor HR & Finance.
• Je beheert hard- en software en bent het aanspreekpunt voor collega’s en onze IT-partner.
• Je houdt ons CRM netjes en up-to-date.

Voor het management

• Je beheert de agenda van CEO Bram en laat afspraken en verplaatsingen goed op elkaar aansluiten.
• Je ondersteunt het managementteam in hun dagelijkse werking.
• Je organiseert vergaderingen: van deelnemers uitnodigen tot de zaal reserveren.
• Je houdt documentatie en administratie overzichtelijk.
• Je neemt algemene PA-taken voor Bram op.
• Je ondersteunt administratief bij pitches, business development en communicatie.

Voor Kandel & Karakters O

• Je organiseert teamactiviteiten, personeelsmomenten en andere interne events in onze eventlocatie Kandelier en onze Oostendse vestiging Karakters O.
• Je volgt aanvragen voor locatieverhuur zelfstandig op en brengt ze tot een goed einde: catering, drankjes, flipchart, opstelling van de tafels ... Zo ontzorg je onze huurders volledig.
• Je bouwt mee aan de zaalverhuur en co‑working en neemt de praktische en administratieve opvolging stevig in handen.

Kortom: je krijgt alles en iedereen op het juiste moment op de juiste plek. Mensen, afspraken, spullen en plannen.

Wie je bent

Je bent een organisatietalent dat graag vooruitdenkt en dingen geregeld krijgt.

Je werkt gestructureerd, met oog voor detail. Je schakelt vlot tussen verschillende taken, stelt prioriteiten en houdt ondertussen het grotere geheel in het oog.

Je bent proactief, hands‑on en oplossingsgericht. Je wacht niet tot iemand vraagt of je iets kunt doen. Je ziet wat nodig is en gaat ermee aan de slag.

Tegelijk ben je een mensenmens. Je communiceert vlot, helpt graag en ontvangt collega’s en bezoekers met de juiste energie. En wat op kantoor gebeurt, blijft op kantoor: discretie is voor jou vanzelfsprekend.

Een bachelor Office Management is mooi meegenomen. Ervaring in een gelijkaardige functie minstens zo relevant.

Je spreekt en schrijft bovendien perfect Nederlands.

Wat je krijgt

Een deeltijds contract van 70% of 80%, met ruimte voor een goede werkbare combinatie.

Een loonpakket waar je blij van wordt. Collega’s met elk hun eigen expertise, stijl en karakter. En een job waarin geen twee dagen helemaal hetzelfde zijn.

Je werkt vanuit de Tondeliersite in Gent, onze creatieve thuisbasis, maar maakt ook af en toe de oversteek naar ons kantoor aan 't zeetje.

Waarom Karakters

Omdat er bij ons veel gebeurt. En omdat we vinden dat creativiteit het best werkt als de basis goed zit.

Karakters is een atypisch communicatiebureau met zo’n 40 creatieve, digitale en strategische collega’s. We werken vooral voor organisaties en thema’s die ertoe doen in de samenleving. De brede publieke sector.

Dat levert maatschappelijk relevant werk op. Straf werk met positieve impact. En achter dat straf werk staat een werking die moet kloppen.

Jij zorgen er mee voor dat die werking klopt.

Je brengt overzicht, structuur en rust. Je denkt vooruit, houdt de praktische zaken in handen en zorgt dat collega’s, management en bezoekers op jou kunnen rekenen.

Geen kleine rol dus.