Executive Assistant & Communications Coördinator

CEPA; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Job summary

Alfapass/ABAS zoekt een allround professional die structuur bewaart en mensen met elkaar verbindt. Je bent de executive support van de CEO en draagt bij aan interne communicatie binnen Alfapass en ABAS, naast secretariaatswerk en ondersteuning.

Geen dag is hetzelfde en je werkt aan de verwerking van dossiers, planning en stakeholdercommunicatie met een proactieve houding.

Qualifications

• Ervaring als executive assistant of vergelijkbare rol.
• Sterke organisatorische en proactieve aanpak.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden.

Responsibilities

• Ondersteunen van de CEO bij de dagelijkse werking en opvolgen van prioriteiten.
• Beheren van afspraken en vergaderingen, en zorgen voor efficiënte opvolging.
• Voorbereiden van vergaderingen en notuleren waar nodig, vertalen naar concrete acties.
• Ondersteuning van interne communicatie en informatieverspreiding.
• Ondersteunen bij de organisatie van events, bijeenkomsten en bedrijfsbezoeken.

Skills

Executive support

Planning & coordination

Stakeholder communicatie

Job description

Hou je ervan om te organiseren, vooruit te denken én impact te maken? Krijg je energie van het ondersteunen van directie, het bewaken van overzicht én het creëren van sterke communicatie? Dan is dit misschien wel jouw volgende uitdaging.

Bij Alfapass/ABAS zoeken we geen klassieke assistant en ook geen pure communicatiespecialist. We zoeken een sterke allround professional die overzicht bewaart, zaken in beweging zet en mensen met elkaar verbindt.

Je bent de executive support van de CEO van Alfapass, zet mee je schouders onder uitwerking van de interne communicatie bij Alfapass én verzorgt secretariaat en ondersteuning voor ABAS.

Kortom, geen dag is hetzelfde.

Je brengt structuur en overzicht

• Je ondersteunt de CEO bij de dagelijkse werking en zorgt ervoor dat prioriteiten, dossiers en acties vlot worden opgevolgd.
• Je beheert en coördineert afspraken en overlegmomenten.
• Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een efficiënte opvolging.
• Je bewaakt deadlines, actiepunten en belangrijke dossiers.
• Je denkt proactief mee na over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen verlopen.

Je ondersteunt de bestuurswerking

• Je zorgt ervoor dat bestuursvergaderingen professioneel georganiseerd worden en dat beslissingen correct worden opgevolgd.
• Je plant en organiseert vergaderingen van het bestuur.
• Je bereidt agenda's en vergaderdocumenten voor.
• Je maakt heldere notulen en vertaalt beslissingen naar concrete acties.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders en andere stakeholders.

Je brengt onze communicatie tot leven

• Je helpt mee om onze organisatie zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk te maken.
• Je ondersteunt mee om communicatie en informatie op een duidelijke en professionele manier te verspreiden.
• Je staat in voor het opstellen van nieuwsberichten, presentaties en andere stakeholdercommunicaties.
• Je werkt mee aan de organisatie van events, bijeenkomsten en bedrijfsbezoeken.