Executive Assistant & Communications Coördinator

Cepa CVBA; Antwerpen; Vor Ort; EUR 60.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Alfapass/ABAS zoekt een allround Executive Assistant die de CEO ondersteunt, bestuursprocessen bewaakt en interne communicatie soepel laat verlopen. Je combineert secretariaat en communicatie en verbindt bestuurders, directie en stakeholders.

Je werkt aan planning, organisatie en proactief procesverbeteringen, met focus op discrete omgang met vertrouwelijke informatie en professionele woordvoering in het Nederlands.

Qualifikationen

• Bachelor- of master-level degree in office management, business administration or communications.
• Min. 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant/Management Assistant.
• Ervaring met directiecomités, raden van bestuur is een sterk pluspunt.
• Sterke plannings- en organisatievaardigheden; proactief werken.
• Vloeiend Nederlands, mondeling en schriftelijk; discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Aufgaben

• Ondersteunt de CEO bij de dagelijkse werking en bewaakt prioriteiten en dossiers.
• Beheert en coördineert afspraken en overlegmomenten.
• Bereidt vergaderingen voor en zorgt voor efficiënte opvolging.
• Volgt deadlines en actiepunten op; bewaakt belangrijke dossiers.
• Draagt bij aan interne communicatie en verbinding tussen stakeholders.
• Maakt notulen en vertaalt beslissingen naar concrete acties.

Kenntnisse

Executive Assistant

Office Management

Communication

Project Coordination

Ausbildung

Bachelor/Master Office Management

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Hou je ervan om te organiseren, vooruit te denken én impact te maken? Krijg je energie van het ondersteunen van directie, het bewaken van overzicht én het creëren van sterke communicatie? Dan is dit misschien wel jouw volgende uitdaging.

Bij Alfapass/ABAS zoeken we geen klassieke assistant en ook geen pure communicatiespecialist. We zoeken een sterke allround professional die overzicht bewaart, zaken in beweging zet en mensen met elkaar verbindt.

Je bent de executive support van de CEO van Alfapass, zet mee je schouders onder uitwerking van de interne communicatie bij Alfapass én verzorgt secretariaat en ondersteuning voor ABAS.

Kortom, geen dag is hetzelfde.

Je brengt structuur en overzicht

Je ondersteunt de CEO bij de dagelijkse werking en zorgt ervoor dat prioriteiten, dossiers en acties vlot worden opgevolgd.

• Je beheert en coördineert afspraken en overlegmomenten.
• Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een efficiënte opvolging.
• Je bewaakt deadlines, actiepunten en belangrijke dossiers.
• Je denkt proactief mee na over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen verlopen.

Je ondersteunt de bestuurswerking

Je zorgt ervoor dat bestuursvergaderingen professioneel georganiseerd worden en dat beslissingen correct worden opgevolgd.

• Je plant en organiseert vergaderingen van het bestuur.
• Je bereidt agenda's en vergaderdocumenten voor.
• Je maakt heldere notulen en vertaalt beslissingen naar concrete acties.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders en andere stakeholders.

Je brengt onze communicatie tot leven

Je helpt mee om onze organisatie zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk te maken.

• Je ondersteunt mee om communicatie en informatie op een duidelijke en professionele manier te verspreiden.
• Je staat in voor het opstellen van nieuwsberichten, presentaties en andere stakeholdercommunicaties.
• Je werkt mee aan de organisatie van events, bijeenkomsten en bedrijfsbezoeken.

Functievereisten

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in bijvoorbeeld office management, bedrijfsmanagement, communicatie …
• Je hebt minimum 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met directiecomités, raden van bestuur of andere bestuursorganen is een sterk pluspunt.
• Je bent sterk in het plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Je werkt nauwkeurig en heb je oog voor kwaliteit.
• Je durf je initiatief nemen, werkt zelfstandig en denkt graag een stap vooruit.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, projecten en gesprekspartners.
• Je voelt je comfortabel in contacten met directie, bestuurders en externe stakeholders.
• Je bent digitaal vaardig en maakt vlot gebruik van Microsoft 365 en andere digitale tools.

Communicatie, Management, Management, Initiatiefnemend, Nederlands, Management, Office-Management