Executive Assistant & Communications Coördinator

Centrale der Werkgevers aan de Haven van Antwerpen (CEPA); Antwerpen; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Deeltijdse tewerkstelling 80%

Extralegale voordelen

Nauwe samenwerking met directie

Résumé du poste

Alfapass/ABAS zoekt een Executive Assistant & Communications Coördinator in Antwerpen. Je ondersteunt de CEO, bewaakt prioriteiten en verzorgt secretariaat en interne communicatie in een dynamische, verbindende rol.

Je werkt deels met governance en organiseert bijeenkomsten, notuleert en vertaalt beslissingen naar concrete acties. Je hebt een bachelor- of masterdiploma en minimaal 5 jaar relevante ervaring, met discreet en professioneel contact.

Qualifications

• Een bachelor- of masterdiploma in office management, bedrijfsmanagement of communicatie.
• Minimaal 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant of vergelijkbare functie.
• Ervaring met directiecomités en bestuursorganen is een sterk pluspunt.
• Sterke plannings- en prioriteitsvaardigheden, discretie en zelfstandig werken.
• Uitstekende Nederlandse communicatie, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsabilités

• Ondersteunen van de CEO met dagelijkse werking, prioriteiten en dossiers.
• Coördineren afspraken, vergaderingen en notuleren met opvolging van acties.
• Ondersteunen bestuurswerk, agenda’s voorbereiden en documenten opstellen.
• Bijdragen aan interne en stakeholdercommunicatie en aan events.

Connaissances

Projectplanning

Communicatie

Organisatie

Stakeholder management

Formation

Bachelor- of Masterdiploma in office management/bedrijfsmanagement/communicatie

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Onbepaalde duur Antwerpen

Hou je ervan om te organiseren, vooruit te denken én impact te maken? Krijg je energie van het ondersteunen van directie, het bewaken van overzicht én het creëren van sterke communicatie? Dan is dit misschien wel jouw volgende uitdaging.

Bij Alfapass/ABAS zoeken we geen klassieke assistant en ook geen pure communicatiespecialist. We zoeken een sterke allround professional die overzicht bewaart, zaken in beweging zet en mensen met elkaar verbindt.

Je bent de executive support van de CEO van Alfapass, zet mee je schouders onder uitwerking van de interne communicatie bij Alfapass én verzorgt secretariaat en ondersteuning voor ABAS.

Kortom, geen dag is hetzelfde.

Je brengt structuur en overzicht

Je ondersteunt de CEO bij de dagelijkse werking en zorgt ervoor dat prioriteiten, dossiers en acties vlot worden opgevolgd.

• Je beheert en coördineert afspraken en overlegmomenten.
• Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een efficiënte opvolging.
• Je bewaakt deadlines, actiepunten en belangrijke dossiers.
• Je denkt proactief mee na over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen verlopen.

Je ondersteunt de bestuurswerking

Je zorgt ervoor dat bestuursvergaderingen professioneel georganiseerd worden en dat beslissingen correct worden opgevolgd.

• Je plant en organiseert vergaderingen van het bestuur.
• Je bereidt agenda's en vergaderdocumenten voor.
• Je maakt heldere notulen en vertaalt beslissingen naar concrete acties.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders en andere stakeholders.

Je brengt onze communicatie tot leven

Je helpt mee om onze organisatie zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk te maken.

• Je ondersteunt mee om communicatie en informatie op een duidelijke en professionele manier te verspreiden.
• Je staat in voor het opstellen van nieuwsberichten, presentaties en andere stakeholdercommunicaties.
• Je werkt mee aan de organisatie van events, bijeenkomsten en bedrijfsbezoeken.

Verantwoordelijkheden

• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in bijvoorbeeld office management, bedrijfsmanagement, communicatie …
• Je hebt minimum 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met directiecomités, raden van bestuur of andere bestuursorganen is een sterk pluspunt.
• Je bent sterk in het plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Je werkt nauwkeurig en heb je oog voor kwaliteit.
• Je durf je initiatief nemen, werkt zelfstandig en denkt graag een stap vooruit.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, projecten en gesprekspartners.
• Je voelt je comfortabel in contacten met directie, bestuurders en externe stakeholders.
• Je bent digitaal vaardig en maakt vlot gebruik van Microsoft 365 en andere digitale tools.

Wij bieden

• Een deeltijdse tewerkstelling (80%) in een gevarieerde functie binnen een hecht team met korte communicatielijnen.
• Wij voorzien een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen.
• Nauwe samenwerking met directie, bestuurders en stakeholders.
• Ruimte om initiatief te nemen en ideeën in de praktijk om te zetten.
• Een unieke combinatie van executive support, governance en communicatie waarin zowel organisatorische talenten als communicatieve talenten tot hun recht komen.
• De mogelijkheid om mee te bouwen aan organisaties met een belangrijke rol binnen de Antwerpse havengemeenschap.

locatie: Brouwersvliet 33, 2000 Antwerpen

Werk jij mee aan een veilige en drugsvrije haven?Dan is het belangrijk dat je een positieve veiligheidsscreening hebt of bereid bent toestemming te geven zodat wij deze voor jou kunnen aanvragen.

Bedrijf

De Antwerpse haven draait op samenwerking, innovatie en vertrouwen. Daar dragen Alfapass en ABAS (Antwerpse Beroepsvereniging voor het Antwerpse Stouwerij en Havenbedrijf) elke dag aan bij.

Alfapass is een dynamisch en vooruitstrevend bedrijf dat innovatieve oplossingen biedt voor digitale identificatie en authenticatie binnen gereguleerde sectoren zoals de havens van Antwerpen en Zeebrugge.

Als Executive Assistant & Communications Coördinator kom je terecht in een boeiende omgeving waar je nauw samenwerkt met directie, bestuurders en stakeholders en waar je mee bouwt aan organisaties die een voelbare impact hebben binnen de havenwereld.