Executive Assistant & Communications Coördinator

AlfaPass; Antwerpen; On-site; EUR 22,000 - 40,000; Part time

Benefits offered by this job

Deeltijds werk (80%)

Extralegale voordelen

Job summary

Alfapass/ABAS zoekt een sterke allround professional die structuur bewaart, zaken in beweging zet en mensen verbindt. Als Executive Assistant & Communications Coördinator ben je de executive support van de CEO en verzorgt mee de interne communicatie en het secretariaat.

Je werkt aan governance, bereidt vergaderingen voor, maakt notulen en vertaalt beslissingen naar acties. Je hebt een bachelor- of masterdiploma en minstens 5 jaar relevante ervaring, bent discreet, professioneel in het Nederlands

Qualifications

• Vereisten: uitstekende communicatie in het Nederlands, discreet omgaan met vertrouwelijke informatie, en vermogen tot zelfstandig werken.
• Aantoonbare ervaring in executive support of vergelijkbare functies.
• Kennis van governance en interne communicatie is een pre.
• Vaardigheid in planning, organisatie en prioriteiten stellen.

Responsibilities

• Ondersteunt de CEO bij dagelijkse werking en bewaakt prioriteiten.
• Plant en organiseert vergaderingen en bereidt agenda's voor.
• Maakt duidelijke notulen en vertaalt beslissingen naar concrete acties.
• Ondersteunt interne communicatie en organiseert events en stakeholdercommunicatie.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Plannen en organiseren

Discretie

Nederlands (vloeiend)

Education

Bachelor- of Masterdiploma in Office Management / Bedrijfsmanagement / Communicatie

Tools

Microsoft 365

Job description

Hou je ervan om te organiseren, vooruit te denken én impact te maken? Krijg je energie van het ondersteunen van directie, het bewaken van overzicht én het creëren van sterke communicatie? Dan is dit misschien wel jouw volgende uitdaging.

Bij Alfapass/ABAS zoeken we geen klassieke assistant en ook geen pure communicatiespecialist. We zoeken een sterke allround professional die overzicht bewaart, zaken in beweging zet en mensen met elkaar verbindt.

Je bent de executive support van de CEO van Alfapass, zet mee je schouders onder uitwerking van de interne communicatie bij Alfapass én verzorgt secretariaat en ondersteuning voor ABAS.

Kortom, geen dag is hetzelfde.

Jouw takenpakket

Je brengt structuur en overzicht

Je ondersteunt de CEO bij de dagelijkse werking en zorgt ervoor dat prioriteiten, dossiers en acties vlot worden opgevolgd.

• Je beheert en coördineert afspraken en overlegmomenten.
• Je bereidt vergaderingen voor en zorgt voor een efficiénte opvolging.
• Je bewaakt deadlines, actiepunten en belangrijke dossiers.
• Je denkt proactief mee na over hoe processen slimmer en efficiénter kunnen verlopen.

Je ondersteunt de bestuurswerking

Je zorgt ervoor dat bestuursvergaderingen professioneel georganiseerd worden en dat beslissingen correct worden opgevolgd.

• Je plant en organiseert vergaderingen van het bestuur.
• Je bereidt agenda's en vergaderdocumenten voor.
• Je maakt heldere notulen en vertaalt beslissingen naar concrete acties.
• Je onderhoudt contacten met bestuurders en andere stakeholders.

Je brengt onze communicatie tot leven

Je helpt mee om onze organisatie zichtbaar, herkenbaar en toegankelijk te maken.

• Je ondersteunt mee om communicatie en informatie op een duidelijke en professionele manier te verspreiden.
• Je staat in voor het opstellen van nieuwsberichten, presentaties en andere stakeholdercommunicaties.
• Je werkt mee aan de organisatie van events, bijeenkomsten en bedrijfsbezoeken.
• Je beschikt over een bachelor- of masterdiploma in bijvoorbeeld office management, bedrijfsmanagement, communicatie …
• Je hebt minimum 5 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met directiecomités, raden van bestuur of andere bestuursorganen is een sterk pluspunt.
• Je bent sterk in het plannen, organiseren en prioriteiten stellen.
• Je werkt nauwkeurig en heb je oog voor kwaliteit.
• Je durf je initiatief nemen, werkt zelfstandig en denkt graag een stap vooruit.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende taken, projecten en gesprekspartners.
• Je voelt je comfortabel in contacten met directie, bestuurders en externe stakeholders.
• Je bent digitaal vaardig en maakt vlot gebruik van Microsoft 365 en andere digitale tools.

Wij bieden

• Een deeltijdse tewerkstelling (80%) in een gevarieerde functie binnen een hecht team met korte communicatielijnen.
• Wij voorzien een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen.
• Ruimte om initiatief te nemen en ideeën in de praktijk om te zetten.
• Een unieke combinatie van executive support, governance en communicatie waarin zowel organisatorische talenten als communicatieve talenten tot hun recht komen.
• De mogelijkheid om mee te bouwen aan organisaties met een belangrijke rol binnen de Antwerpse havengemeenschap.

Locatie: Brouwersvliet 33, 2000 Antwerpen

Werk jij mee aan een veilige en drugsvrije haven? Dan is het belangrijk dat je een positieve veiligheidsscreening hebt of bereid bent toestemming te geven zodat wij deze voor jou kunnen aanvragen.

Bedrijf

De Antwerpse haven draait op samenwerking, innovatie en vertrouwen. Daar dragen Alfapass en ABAS (Antwerpse Beroepsvereniging voor het Antwerpse Stouwerij en Havenbedrijf) elke dag aan bij.

Alfapass is een dynamisch en vooruitstrevend bedrijf dat innovatieve oplossingen biedt voor digitale identificatie en authenticatie binnen gereguleerde sectoren zoals de havens van Antwerpen en Zeebrugge.

Als Executive Assistant & Communications Coördinator kom je terecht in een boeiende omgeving waar je nauw samenwerkt met directie, bestuurders en stakeholders en waar je mee bouwt aan organisaties die een voelbare impact hebben binnen de havenwereld.

Neem zeker ook eens een kijkje op onze website: www.alfapass.be of op onze LinkedIn Alfapass | LinkedIn.