Administratief Assistent

Vivaldis Interim; Brussel; On-site; EUR 21,204 - 27,342; Full time

Job summary

Vivaldis Interim zoekt een Administratief Assistent die als schakel fungeert in het team. Je zorgt voor vlekkeloze administratieve processen, stelt belangrijke documenten op en beheert de communicatie.

Achter de schermen verzeker je een feilloze administratie zodat het team zich op kerntaken kan concentreren. Verder beheer je correspondentie, mailboxen, telefoongesprekken en digitaliseer/archieveer je documenten zoals verslagen en contracten.

Qualifications

• Beheersing van administratieve taken zoals documentenopstelling en correspondentie.
• Klantvriendelijke en professionele telefoongesprekken.
• Archivering en digitaal beheer van belangrijke documenten.
• Coördinatie en ondersteuning van presentaties en kwartaalrapporten.

Responsibilities

• Documenten opstellen en ondertekening opvolgen.
• Inkomende/uitgaande communicatie beheren en naar juiste personen sturen.
• Beheren van functionele mailboxen en doorsturen waar nodig.
• Voeren van professionele telefoongesprekken en klantcontact.
• Digital archiving en uploaden op het assistentieplatform Axxerion.
• Coördineren van kwartaalrapporten en up-to-date houden van stakeholdersgegevens.
• Assisteren bij interne en externe presentaties.

Job description

Zin om een cruciale rol te spelen binnen een dynamisch team en jouw organisatorische vaardigheden volop te benutten? Dit is de kans waar je op hebt gewacht!

In deze veelzijdige functie als Administratief Assistent ben jij de onmisbare schakel die zorgt voor het vlekkeloze verloop van alle administratieve processen. Van het opstellen van belangrijke documenten tot het beheren van de communicatie, jij hebt alles onder controle. Achter de schermen zorg je voor een feilloze administratie zodat het team zich volledig op de kerntaken kan focussen. Dankzij jouw inzet als Administratief Assistent draait de hele organisatie op volle toeren.

Jouw takenpakket

• Je stelt brieven en documenten op de computer op voor project managers, contract managers en het management, en je zorgt voor een correcte ondertekening en opvolging hiervan.
• Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt dat alles bij de juiste personen terechtkomt.
• Je beheert de functionele mailboxen, beantwoordt berichten zelfstandig of stuurt ze intern door naar de juiste collega's.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantvriendelijke manier.
• Je staat in voor het digitale beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals verslagen en contracten, en je uploadt deze vlot op het assistentieplatform Axxerion.
• Je coördineert het kwartaalrapport, zorgt voor een efficiënte opvolging en houdt de contactgegevens van alle stakeholders jaarlijks up-to-date.
• Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.