Executive Assistant

AZ Sint-Elisabeth Zottegem; Zottegem; Sur place; EUR 40 000 - 56 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Deeltijds (80%) of voltijds contract

IFIClbarema (PC 330) verloning

Hospitalisatie- en groepsverzekering

Fietsleasing en fietsvergoeding

Personeelstarief in het restaurant

Verlofregeling: 25 verlofdagen (voltew

Bedrijfsevenementen en workshops

Dichtbij huis in filevrije regio

Résumé du poste

AZ Sint-Elisabeth Zottegem zoekt een Executive Assistant om de CEO en het bestuur te ondersteunen. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlotte opvolging van dossiers.

Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen, bent discreet en digitaal sterk, met een focus op efficiëntie en digitale processen zoals AI-toepassingen binnen Microsoft 365.

Qualifications

• Minimaal bacheloropleiding en minstens 5 jaar ervaring als management of executive assistant in een grote organisatie.
• Vlot kunnen samenwerken met verschillende afdelingen en communicatief sterk zijn.
• Digitaal sterk onderlegd en vertrouwd met Microsoft 365 om werk efficiënt te organiseren.

Responsabilités

• Beheren van de agenda en afspraken van de CEO.
• Beheren van de correspondentie van CEO en bestuursorgaan: opstellen, ontvangen, filteren en opvolgen.
• Beantwoorden en filteren van telefonische oproepen.
• Voorbereiden en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen en opvolging van acties.
• Organiseren van interne en externe bijeenkomsten en evenementen.
• Voorstellen formuleren om efficiëntie en werking directiesecretariaat te verbeteren (digitalisering, AI).
• Opstellen, samenstellen en beheren van dossiers en rapporten.

Connaissances

Agenda beheer

Notuleren

Discretie

Communicatief

Multitasken

Autonoom werken

Formation

Bacheloropleiding

Outils

Microsoft 365

Description du poste

Als Executive Assistant ondersteun en ontzorg je de CEO en het bestuursorgaan. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten tot in de puntjes, onderhoudt interne en externe contacten en zorgt voor een vlotte opvolging van dossiers. Dankzij jouw organisatorisch talent behoud je het overzicht, stel je prioriteiten en schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende contacten, opdrachten en deadlines.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheren van de agenda en afspraken van de CEO.
• Beheren van de correspondentie van de CEO en het bestuursorgaan: opstellen, ontvangen, filteren, doorgeven en opvolgen.
• Beantwoorden en filteren van binnenkomende telefonische oproepen.
• Voorbereiden en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen, inclusief opvolging van actiepunten. Doorgeven van informatie vanuit vergaderingen e.a. aan alle betrokken partners.
• Organiseren van evenementen, intern en extern overleg, e.a
• Formuleren van voorstellen om de efficiëntie en de werking van het directiesecretariaat te verbeteren (vb. digitalisering van processen, toepassen van AI, …).
• Voorbereiden, samenstellen, opvolgen en beheren van toegewezen dossiers en rapporten.
• Opstellen van nota’s, beleidsdocumenten en presentaties.
• Ondersteunen bij besluitvormingsprocessen door het verzamelen van relevante informatie.

Wie ben jij?

Voor deze functie zoeken we een ondernemende collega die graag ontzorgt en over uitstekende organisatievaardigheden beschikt:

• Jij volgde minimaal een bacheloropleiding en beschikt over ten minste 5 jaar ervaring als management of executive assistant in een grote organisatie.
• Je werkt nauwkeurig, autonoom en kan zelfstandig prioriteiten bepalen.
• Je werkt vlot samen met verschillende afdelingen en bent communicatief sterk.
• Je bent discreet en kan correct omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt goed multitasken en weet snel in te spelen op veranderende of onvoorziene omstandigheden.
• Je bent digitaal sterk onderlegd en weet de verschillende toepassingen binnen Microsoft 365 optimaal in te zetten om je werk efficiënt te organiseren.

Ons aanbod voor jou

• Deeltijds (80%) of voltijds contract van onbepaalde duur.
• Verloning volgens IFIC-barema (IFIC, PC 330) met overname van anciënniteit.
• Hospitalisatie- en groepsverzekering.
• Mogelijkheid tot fietsleasing en fietsvergoeding.
• Personeelstarief in het personeelsrestaurant.
• Een warme werkplek met betrokken collega’s en aandacht voor jouw welzijn en werk-privébalans.
• Aantrekkelijke verlofregeling: 25 verlofdagen (voltijds), anciënniteitsverlofdagen en arbeidsduurverminderingsregeling vanaf 50+.
• Mogelijkheid tot deelnemen aan leuke activiteiten zoals jaarlijkse personeelsevents, alsook workshops en lezingen.
• Een job dichtbij huis, in een filevrije regio.