Executive Assistant

BOPLAN; Moorsele; On-site; EUR 42,000 - 66,000; Full time

Job summary

Boplan zoekt een Executive Assistant die nauw samenwerkt met de CEO en het directieteam. Je ondersteunt dagelijkse activiteiten en zorgt voor efficiënte managementprocessen.

Je bent het aanspreekpunt in afwezigheid van de CEO en speelt een cruciale rol binnen onze organisatie. Je beheert de agenda, coördineert travel requests en zorgt voor een vlotte interne en externe communicatie, terwijl je rapporten en presentaties voorbereidt en notuleert tijdens vergaderingen.

Responsibilities

• Agendabeheer van de CEO, inclusief planning van vergaderingen, afspraken en reizen.
• Back-up in het travel management proces, van A tot Z.
• Coördinatie van interne en externe communicatie voor de CEO.
• Opmaak en beheer van rapporten, presentaties en vertrouwelijke documenten.
• Notuleren van vergaderingen en opvolging van agenda- en actiepunten.
• Organiseren en coördineren van business events.
• Essentiële schakel tussen de CEO, directieteam, medewerkers en externe contacten.
• Verantwoordelijk voor fleetbeheer binnen en buitenlands.
• Beheer van het volledige proces rond mobiele telefoons.
• Betrokken bij onthaal en back-up op bepaalde momenten.
• Op termijn hospitality toevoegen met onthaalbedienden.

Skills

Agendabeheer

Reisbeheer

Communicatie CEO

Notuleren

Evenementenorganisatie

Fleetbeheer

Mobiele telefoons

Job description

Als Executive Assistant werk je nauw samen met de CEO en het directieteam van Boplan. Je speelt een essentiële rol bij het ondersteunen van hun dagelijkse activiteiten en het efficiënt laten verlopen van management processen. Je bent het aanspreekpunt in afwezigheid van de CEO, waardoor je een cruciale rol speelt binnen onze organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor het volgende:

• Het agendabeheer van de CEO, inclusief het efficiënt inplannen van vergaderingen, afspraken en reizen.
• Back-up in het travel management proces, waarbij travel requests van A tot Z behartigd worden.
• Coördinatie van interne en externe communicatie, waaronder telefoons, e-mails en correspondentie van de CEO.
• Opmaak en het beheer van rapporten, presentaties en andere (confidentiële) zakelijke documenten.
• Deelname aan vergaderingen, notuleren en het opvolgen van agenda- en actiepunten nauwgezet.
• Organiseren en coördineren van business events.
• Een essentiële schakel tussen de CEO en het directieteam enerzijds en medewerkers, general managers, klanten en externe contacten anderzijds.
• Verantwoordelijk voor het volledige fleetbeheer voor binnen- en buitenland.
• Beheer van het volledige proces rond mobile phones binnen de organisatie.
• Betrokken bij het beheer van het onthaal en fungeren als back-up op bepaalde momenten.
• Op termijn kan het luik hospitality toegevoegd worden, met verantwoordelijkheid voor de onthaalbedienden.