Directieassistent algemene directie en bestuursorgaan

Familiehulp vzw; Brussel; On-site; EUR 36,000 - 52,000; Full time

Job summary

Familiehulp vzw zoekt een directieassistent om de algemeen directeur en afgevaardigd bestuurder organisatorisch en discreet te ondersteunen. U bewaakt prioriteiten, bereidt dossiers en overlegmomenten professioneel voor en volgt deze nauwkeurig op.

U beheert een complexe agenda, coördineert vergaderingen van directie en bestuursorganen, stelt documenten samen en fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten.

Qualifications

• Ondersteunt de algemeen directeur en afgevaardigd bestuurder in de dagelijkse werking.
• Beheert een complexe en dynamische agenda.
• Bereidt vergaderingen van directie, managementteams en bestuursorganen administratief en organisatorisch voor.
• Stelt agenda's op, verzamelt en structureert documenten en zorgt voor tijdige en duidelijke informatie.
• Maakt professionele verslagen en volgt beslissingen en actiepunten nauwgezet op.
• Beheert vertrouwelijke informatie met discretie en verantwoordelijkheidszin.
• Is een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor correcte informatiedoorstroming.
• Ondersteunt communicatie, presentaties en beleidsdossiers.
• Signaleert knelpunten, denkt proactief mee en neemt zelfstandig initiatief waar nodig.
• Draagt bij aan samenwerking tussen directie, management en ondersteunende diensten.
• Zorgt voor rust, overzicht en structuur in een omgeving met veel dossiers en deadlines.

Responsibilities

• Voorbereiden van directie- en bestuursvergaderingen administratief en organisatorisch.
• Beheren van de agenda, prioriteiten en opvolging van besluiten en actiepunten.
• Coördineren communicatie en beleidsdossiers tussen directie en organisatie.
• Fungeert als centraal aanspreekpunt voor interne en externe contacten en bewaakt discretie.

Job description

Als directieassistent ben je de organisatorische en discrete rechterhand van de algemeen directeur en de afgevaardigd bestuurder. Je ondersteunt hen bij de dagelijkse werking, bewaakt prioriteiten en zorgt ervoor dat dossiers, besluitvorming en overlegmomenten professioneel worden voorbereid en opgevolgd. Daarnaast ondersteun je de praktische werking van het directiecomité, het strategisch directiecomité, het bestuursorgaan en de algemene vergadering.

• Je ondersteunt de algemeen directeur en afgevaardigd bestuurder in de dagelijkse werking en zorgt voor overzicht, structuur en vlotte opvolging.
• Je beheert een complexe en dynamische agenda, bewaakt prioriteiten en speelt flexibel in op veranderende noden.
• Je bereidt vergaderingen van directie, managementteams en bestuursorganen administratief en organisatorisch voor.
• Je stelt agenda's op, verzamelt en structureert documenten en zorgt ervoor dat alle informatie tijdig en helder beschikbaar is.
• Je maakt professionele verslagen en volgt beslissingen en actiepunten nauwgezet op.
• Je bewaakt mee de correcte voorbereiding, documentatie en opvolging van formele overleg- en beslissingsmomenten.
• Je beheert vertrouwelijke informatie met zorg, discretie en verantwoordelijkheidszin.
• Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor een correcte informatiedoorstroming.
• Je ondersteunt de algemeen directeur en afgevaardigd bestuurder bij communicatie, presentaties en beleidsdossiers.
• Je signaleert knelpunten, denkt proactief mee en neemt zelfstandig initiatief waar nodig.
• Je draagt bij aan een vlotte samenwerking tussen directie, management en ondersteunende diensten.
• Je helpt mee rust, overzicht en structuur te brengen in een omgeving met veel dossiers, overlegmomenten en deadlines.