EXECUTIVE ASSISTANT

AZ Sint-Elisabeth Zottegem; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Part time

Benefits offered by this job

Deeltijds 80%

Voltijd mogelijk

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Fietsleasing

Gratis parking

Personeelsrestaurant korting

Benefits at Work

Werk-privébalans

25 verlofdagen

Jaarlijkse personeelsevents

Dicht bij huis

Job summary

AZ Sint-Elisabeth Zottegem zoekt een Executive Assistant ter ondersteuning van de CEO en het bestuursorgaan. Je beheert agendas, organiseert vergaderingen en onderhoudt interne en externe contacten met nauwkeurige opvolging van dossiers.

Je werkt discreet, autonoom en kunt prioriteiten stellen in een dynamische omgeving met AI en digitalisering van processen. Een warme, collegiale werkomgeving en een aantrekkelijke verlofregeling wachten op jou.

Qualifications

• Minimaal een bacheloropleiding en 5 jaar ervaring als management of executive assistant in een grote organisatie.
• Nauwkeurig, autonoom en prioriteiten kunnen bepalen.
• Sterke communicatieve vaardigheden en discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.

Responsibilities

• Beheren van de agenda van de CEO en het bestuur.
• Beheren van correspondentie van de CEO en het bestuur: opstellen, ontvangen, filteren en opvolgen.
• Beantwoorden en filteren van inkomende telefoongesprekken.
• Notuleren van directie- en bestuursvergaderingen en opvolging van actiepunten.
• Organiseren van evenementen en interne/externe vergaderingen.
• Voorstellen doen om efficiëntie te verbeteren (digitalisering, AI).
• Opstellen en beheren van dossiers en rapporten.

Skills

Nauwkeurig

Autonoom werken

Multitasking

Goede communicatie

Discreet

Microsoft 365

Education

Bacheloropleiding

Tools

Microsoft 365

Job description

Zo ziet je dag eruit Als Executive Assistant ondersteun en ontzorg je de CEO en het bestuursorgaan. Je beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en bijeenkomsten tot in de puntjes, onderhoudt interne en externe contacten en zorgt voor een vlotte opvolging van dossiers. Dankzij jouw organisatorisch talent behoud je het overzicht, stel je prioriteiten en schakel je moeiteloos tussen uiteenlopende contacten, opdrachten en deadlines.

Jouw Verantwoordelijkheden

• Beheren van de agenda en afspraken van de CEO.
• Beheren van de correspondentie van de CEO en het bestuursorgaan: opstellen, ontvangen, filteren, doorgeven en opvolgen.
• Beantwoorden en filteren van binnenkomende telefonische oproepen.
• Voorbereiden en notuleren van directie- en bestuursvergaderingen, inclusief opvolging van actiepunten. Doorgeven van informatie vanuit vergaderingen e.a. aan alle betrokken partners.
• Organiseren van evenementen, intern en extern overleg, e.a
• Formuleren van voorstellen om de efficiëntie en de werking van het directiesecretariaat te verbeteren (vb. digitalisering van processen, toepassen van AI, …).
• Voorbereiden, samenstellen, opvolgen en beheren van toegewezen dossiers en rapporten.
• Opstellen van nota’s, beleidsdocumenten en presentaties.
• Ondersteunen bij besluitvormingsprocessen door het verzamelen van relevante informatie.

Wie ben jij?

• Jij volgde minimaal een bacheloropleiding en beschikt over ten minste 5 jaar ervaring als management of executive assistant in een grote organisatie.
• Je werkt nauwkeurig, autonoom en kan zelfstandig prioriteiten bepalen.
• Je werkt vlot samen met verschillende afdelingen en bent communicatief sterk.
• Je bent discreet en kan correct omgaan met vertrouwelijke informatie.
• Je kunt goed multitasken en weet snel in te spelen op veranderende of onvoorziene omstandigheden.
• Je bent digitaal sterk onderlegd en weet de verschillende toepassingen binnen Microsoft 365 optimaal in te zetten om je werk efficiënt te organiseren.

Ons aanbod voor jou

• Deeltijds (80%) of voltijds contract van onbepaalde duur.
• Verloning volgens IFIC-barema (IFIC, PC 330) met overname van anciënniteit.
• Hospitalisatie- en groepsverzekering.
• Mogelijkheid tot fietsleasing en fietsvergoeding.
• Gratis parking.
• Personeelstarief in het personeelsrestaurant.
• Kortingen via Benefits at Work.
• Een warme werkplek met betrokken collega’s en aandacht voor jouw welzijn en werk-privébalans.
• Aantrekkelijke verlofregeling: 25 verlofdagen (voltijds), anciënniteitsverlofdagen en arbeidsduurverminderingsregeling vanaf 50+.
• Mogelijkheid tot deelnemen aan leuke activiteiten zoals jaarlijkse personeelsevents, alsook workshops en lezingen.
• Een job dichtbij huis, in een filevrije regio.

Contactpersoon HR

Severine Van Den Brulle

Human Resources

09 364 83 69