Business Unit Assistant

Jobat; Sint-Lambrechts-Woluwe; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

Jobat zoekt voor een gerenommeerde klant een Business Unit Assistant die de administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning van de activiteiten centraliseert. U beheert de agenda, coördineert vergaderingen en helpt bij onboarding van nieuw personeel, terwijl u de link bent tussen diverse ondersteunende diensten en leveranciers.

De functie richt zich op efficiënte interne bedrijfsprocessen, communicatie en het waarborgen van een vlotte dagelijkse werking van de Business Unit.

Responsibilities

• Administratieve opvolging van de Business Unit en dagelijkse werking garanderen.
• Ondersteuning bieden aan Contract Managers bij beheer van prestaties, afwezigheden en bestellingen.
• Samenwerken met Service Desk voor snelle afhandeling van interne aanvragen.
• Beheer van agendas, vergaderingen en notuleren van acties.

Job description

Voor onze klant, een gerenommeerde speler in de sector van technische dienstverlening en infrastructuurbeheer, zijn wij op zoek naar een Business Unit Assistant die een centrale rol wil opnemen in de administratieve, organisatorische en logistieke ondersteuning van de activiteiten.

Jobomschrijving

Binnen deze functie sta je in voor:

Administratieve ondersteuning en coördinatie

• Het administratief opvolgen van de Business Unit en het garanderen van een vlotte dagelijkse werking.
• Ondersteuning bieden aan Contract Managers bij het beheer van prestaties, afwezigheden, bestellingen en administratieve rapportering.
• Samenwerken met de Service Desk om interne aanvragen efficiënt op te volgen.

Managementondersteuning

• Beheer van de agenda, vergaderingen en afspraken van de Business Unit Manager.
• Meehelpen bij de voorbereiding van managementvergaderingen en strategische actieplannen.
• Diverse dossiers opvolgen en de nodige acties coördineren.

Organisatie van evenementen en interne communicatie

• Plannen en coördineren van vergaderingen, evenementen en interne activiteiten.
• Meewerken aan het onthaal en de onboarding van nieuwe medewerkers.
• Zorgen voor attenties bij belangrijke momenten binnen het bedrijf, zoals geboortes, pensioneringen en andere mijlpalen.

Aankoop- en leveranciersbeheer

• Contact onderhouden met leveranciers.
• Offertes aanvragen en vergelijken.
• Bestellingen, bestelbonnen en leveringen nauwgezet opvolgen.

Office Management

• Beheer van kantoorbenodigdheden, verbruiksgoederen en materiaal voor de teams.
• Coördineren van werkkledij en communicatiemateriaal in de huisstijl van het bedrijf.
• Waken over een efficiënte organisatie van de ondersteunende diensten en werkruimtes.