Administratief medewerker / Office coördinator (IBO)

BetaGuard Solutions; Evergem; On-site; EUR 23,000 - 29,000; Full time

Job summary

BetaGuard Solutions zoekt een georganiseerde administratieve medewerker in België om dossiers bij te houden, facturen te beheren en planning van installaties en servicebezoeken te coördineren.

Je onderhoudt contacten met klanten en leveranciers, verzorgt dagelijkse ondersteuning en zorgt voor een vlekloze bedrijfsvoering. Een praktische en proactieve houding is hierbij essentieel.

Responsibilities

• Administratie: dossiers bijhouden, documenten verwerken en registreren.
• Debiteurenbeheer: openstaande facturen opvolgen, betalingsherinneringen versturen en klantcontact.
• Planning: installaties en servicebezoeken inplannen en bijsturen bij veranderende prioriteiten.
• Facilities: kantoorbenodigdheden bestellen, onderhoud en leveranciersafspraken opvolgen.
• Dagelijkse ondersteuning: telefoons beantwoorden en praktische vragen oplossen.

Job description

Je bent een centraal aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers. Je combineert administratie met praktische organisatie en helpt onze team om efficiënt aan de slag te gaan.

• Administratie: dossiers bijhouden, documenten verwerken, mailboxen opvolgen en gegevens correct registreren.
• Debiteurenbeheer: openstaande facturen opvolgen, betalingsherinneringen versturen en klanten vriendelijk maar duidelijk contacteren.
• Planning: installaties en servicebezoeken inplannen, afstemmen met klanten en installateurs en bijsturen wanneer prioriteiten veranderen.
• Facilities: kantoorbenodigdheden, bestellingen, onderhoud en praktische afspraken met leveranciers opvolgen.
• Dagelijkse ondersteuning: telefoons beantwoorden, praktische vragen oplossen en uiteenlopende organisatorische taken opnemen.