Coördinator Administratie & Bedrijfswerking

Classic-group; Vlaams-Brabant; On-site; EUR 45,000 - 65,000; Full time

Job summary

Classic-group zoekt een ervaren Group Operations & Office Manager / Coördinator Administratie & Bedrijfswerking die de dagelijkse werking over meerdere bedrijven bewaakt en administratie, planning en facturatie optimaliseert. Je werkt intensief samen met de zaakvoerder en CFO en behandelt vertrouwelijke informatie met discretie.

Je coördineert kantoorprocessen, IT en telefonie, bent centraal aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en leveranciers en bewaakt kasplanning, projecten en de planning

Responsibilities

• centraal aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en leveranciers;
• prioriteiten bepalen en openstaande acties opvolgen;
• facturatie voorbereiden, controleren en opvolgen;
• rappels versturen en openstaande klanten bewaken;
• opvolgen wie betaald heeft, wie nog moet betalen en welke leveranciers betaald moeten worden;
• betalingen klaarzetten in Isabel;
• kasplanning en financiële status van projecten opvolgen;
• planning van medewerkers, werkplaats, projecten, verhuur en events bewaken;
• centrale mailboxen, telefonie en kantoororganisatie coördineren;
• administratie en boekhouding voorbereiden voor de externe boekhouder;
• personeelsadministratie en personeelsplanning ondersteunen;
• het groepsdashboard actueel houden;
• aanspreekpunt zijn voor IT en telefonie;
• medewerkers helpen hun werk en vragen beter te organiseren;
• inefficiënte of dubbele taken signaleren en mee vereenvoudigen.

Job description

Voor een groep van ondernemingen actief in automotive, technologie, mobiliteit, vastgoed, toerisme en events zoeken we een ervaren Group Operations & Office Manager / Coördinator Administratie & Bedrijfswerking.

Je bewaakt de dagelijkse werking over verschillende bedrijven heen en zorgt dat administratie, planning, facturatie en opvolging goed lopen. Je werkt dagelijks samen met de zaakvoerder en overlegt wekelijks met de CFO.

Door de aard van de functie krijg je toegang tot financiële informatie, personeelsgegevens, commerciële dossiers en andere vertrouwelijke bedrijfsinformatie. Discretie, integriteit en vertrouwelijkheid zijn daarom essentieel.

Jouw verantwoordelijkheden

• centraal aanspreekpunt voor medewerkers, klanten en leveranciers;
• prioriteiten bepalen en openstaande acties opvolgen;
• facturatie voorbereiden, controleren en opvolgen;
• rappels versturen en openstaande klanten bewaken;
• opvolgen wie betaald heeft, wie nog moet betalen en welke leveranciers betaald moeten worden;
• betalingen klaarzetten in Isabel;
• kasplanning en financiële status van projecten opvolgen;
• planning van medewerkers, werkplaats, projecten, verhuur en events bewaken;
• centrale mailboxen, telefonie en kantoororganisatie coördineren;
• administratie en boekhouding voorbereiden voor de externe boekhouder;
• personeelsadministratie en personeelsplanning ondersteunen;
• het groepsdashboard actueel houden;
• aanspreekpunt zijn voor IT en telefonie;
• medewerkers helpen hun werk en vragen beter te organiseren;
• inefficiënte of dubbele taken signaleren en mee vereenvoudigen.

Je filtert wat intern kan worden opgelost en wat echt naar de zaakvoerder moet.