Vienna-based Executive Assistant to Leadership Team

Cloudflight; Wien; Hybrid; EUR 40,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid-Arbeitsmöglichkeiten

Fort- und Weiterbildung

Wohlbefinden & Gesundheitsangebote

Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Team-Events

Europäische Standorte

Job summary

Cloudflight sucht in Wien eine/n Executive Assistant (m/f/x) zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Senior Leadership Teams. Sie koordinieren Termine, organisieren Meetings und Reisen, erstellen Korrespondenz sowie Berichte und arbeiten eng mit Marketing, People & Culture, Finance und Sales zusammen.

Sie arbeiten flexibel hybrid, verfügen über mehrjährige Assistenz-Erfahrung, exzellente MS-Office-Kenntnisse und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch – diskret und zielorientiert in

Qualifications

• Mehrjährige praktische Erfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion
• Sehr gute Computerkenntnisse, insbesondere in Microsoft-Office-Anwendungen wie Excel und PowerPoint
• Eine tatkräftige und anpassungsfähige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Führungskräfte zu unterstützen und vielfältige Aufgaben sorgfältig und diskret zu erledigen
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte zu priorisieren
• Sicherheit im Umgang mit einem dynamischen Umfeld und unklaren Situationen
• Professionelle und selbstbewusste Kommunikation mit Führungskräften, Anteilseigner:innen und Beiratsmitgliedern – angepasst an Zielgruppen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, bearbeitest eingehende Kommunikation und verfolgst offene Aufgaben nach
• Kalenderverwaltung, Koordination von Terminen und Besprechungen, Organisation von Veranstaltungen – inkl. Tagesordnungen, Unterlagen und Logistik
• Organisation von Inlands- und Auslandsreisen, Reisepläne und Spesenabrechnungen
• Erstellung und Prüfung von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten – vertraulich im Umgang mit sensiblen Informationen
• Unterstützung von Managementprojekten durch Fortschrittsverfolgung, Fristeinhaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen
• Administrative Unterstützung des Managementteams und Zusammenarbeit mit Marketing, People & Culture, Finance und Sales; Tagesgeschäft im Wiener Büro
• Fuhrparkmanagement und weitere anfallende Aufgaben

Skills

MS Office (Excel, PowerPoint)

Deutsch & Englisch (Wort/Schrift)

Organisationstalent

Diskretion & Umgang mit sensiblen Info

Stakeholder-Kommunikation

Kalenderverwaltung

Tools

Microsoft Office

Job description

Cloudflight sucht in Wien eine/n Executive Assistant (m/f/x) zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Senior Leadership Teams. Sie koordinieren Termine, organisieren Meetings und Reisen, erstellen Korrespondenz sowie Berichte und arbeiten eng mit Marketing, People & Culture, Finance und Sales zusammen.

Sie arbeiten flexibel hybrid, verfügen über mehrjährige Assistenz-Erfahrung, exzellente MS-Office-Kenntnisse und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch – diskret und zielorientiert in