Executive Assistant (m/f/x)

Cloudflight; Wien; Hybrid; EUR 40,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybrid-Arbeitsmöglichkeiten

Fort- und Weiterbildung

Wohlbefinden & Gesundheitsangebote

Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Team-Events

Europäische Standorte

Job summary

Cloudflight sucht in Wien eine/n Executive Assistant (m/f/x) zur Unterstützung der Geschäftsführung und des Senior Leadership Teams. Sie koordinieren Termine, organisieren Meetings und Reisen, erstellen Korrespondenz sowie Berichte und arbeiten eng mit Marketing, People & Culture, Finance und Sales zusammen.

Sie arbeiten flexibel hybrid, verfügen über mehrjährige Assistenz-Erfahrung, exzellente MS-Office-Kenntnisse und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch – diskret und zielorientiert in

Qualifications

• Mehrjährige praktische Erfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion
• Sehr gute Computerkenntnisse, insbesondere in Microsoft-Office-Anwendungen wie Excel und PowerPoint
• Eine tatkräftige und anpassungsfähige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Führungskräfte zu unterstützen und vielfältige Aufgaben sorgfältig und diskret zu erledigen
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte zu priorisieren
• Sicherheit im Umgang mit einem dynamischen Umfeld und unklaren Situationen
• Professionelle und selbstbewusste Kommunikation mit Führungskräften, Anteilseigner:innen und Beiratsmitgliedern – angepasst an Zielgruppen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder, bearbeitest eingehende Kommunikation und verfolgst offene Aufgaben nach
• Kalenderverwaltung, Koordination von Terminen und Besprechungen, Organisation von Veranstaltungen – inkl. Tagesordnungen, Unterlagen und Logistik
• Organisation von Inlands- und Auslandsreisen, Reisepläne und Spesenabrechnungen
• Erstellung und Prüfung von Korrespondenz, Präsentationen, Berichten und weiteren Dokumenten – vertraulich im Umgang mit sensiblen Informationen
• Unterstützung von Managementprojekten durch Fortschrittsverfolgung, Fristeinhaltung und Optimierung von Arbeitsabläufen
• Administrative Unterstützung des Managementteams und Zusammenarbeit mit Marketing, People & Culture, Finance und Sales; Tagesgeschäft im Wiener Büro
• Fuhrparkmanagement und weitere anfallende Aufgaben

Skills

MS Office (Excel, PowerPoint)

Deutsch & Englisch (Wort/Schrift)

Organisationstalent

Diskretion & Umgang mit sensiblen Info

Stakeholder-Kommunikation

Kalenderverwaltung

Tools

Microsoft Office

Job description

Bei Cloudflight möchten wir einen digitalen Unterschied bewirken – für Unternehmen und die Gesellschaft. Angetrieben werden wir von unserer Leidenschaft für Technologie und davon, die besten Ideen in uns selbst und anderen zu fördern.

Da Cloudflight weiter wächst, suchen wir in Wien eine:n Executive Assistant (m/f/x) zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und des Senior Leadership Teams.

Deine zukünftigen Aufgaben

• Du bist Ansprechperson für interne und externe Stakeholder, bearbeitest eingehende Kommunikation und verfolgst offene Aufgaben nach
• Du verwaltest Kalender, koordinierst Termine und Besprechungen und organisierst Veranstaltungen – einschließlich Tagesordnungen, Unterlagen und Logistik
• Du organisierst Inlands- und Auslandsreisen, einschließlich Reiseplänen und Spesenabrechnungen
• Du erstellst und prüfst Korrespondenz, Präsentationen, Berichte und weitere Dokumente. Dabei gehst du vertraulich mit sensiblen geschäftlichen und personellen Informationen um.
• Du unterstützt Managementprojekte, indem du Fortschritte nachverfolgst, zur Einhaltung von Fristen beiträgst, Verbesserungsmöglichkeiten in Arbeitsabläufen erkennst und dafür sorgst, dass wichtige Details nicht übersehen werden
• Du unterstützt das Managementteam organisatorisch und administrativ und arbeitest mit Bereichen wie Marketing, People & Culture, Finance und Sales zusammen. Außerdem unterstützt du das Tagesgeschäft im Wiener Büro, einschließlich Fuhrparkmanagement und weiterer anfallender Aufgaben

Damit überzeugst du uns

• Mehrjährige praktische Erfahrung in einer Assistenz- oder Verwaltungsfunktion, idealerweise im IT-Bereich
• Sehr gute Computerkenntnisse, insbesondere in Microsoft-Office-Anwendungen wie Excel und PowerPoint
• Eine tatkräftige und anpassungsfähige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Führungskräfte zu unterstützen und vielfältige Aufgaben sorgfältig und diskret zu erledigen
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Projekte zu priorisieren
• Sicherheit im Umgang mit einem dynamischen, sich rasch verändernden Umfeld und unklaren Situationen
• Professionelle und selbstbewusste Kommunikation mit Führungskräften, Anteilseigner:innen und Beiratsmitgliedern – angepasst an unterschiedliche Zielgruppen und stets diskret im Umgang mit sensiblen Themen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Bei uns bist du richtig, wenn …

du selbstständig arbeitest, Ideen in die Tat umsetzt, einen offenen und ehrlichen Austausch mit kompetenten Kolleg:innen schätzt und flexible Arbeitsbedingungen begrüßt.

Diese Stelle passt möglicherweise nicht zu dir, wenn …

du eine engmaschige Anleitung oder eine langfristige Konzentration auf nur ein Projekt bevorzugst – oder wenn dir Selbstständigkeit und abwechslungsreiche Aufgaben weniger liegen als Technologie.

Was dich bei uns erwartet

• Flexibilität, die zu dir passt – mit hybriden und flexiblen Arbeitsmöglichkeiten
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten durch Lernen und berufliche Weiterbildung
• Unterstützung für dein Wohlbefinden, einschließlich Angeboten zur psychischen Gesundheit
• Eine Prämie für erfolgreiche Empfehlungen im Rahmen unseres Mitarbeiter:innen-Empfehlungsprogramms
• Zeit für Austausch bei Team- und Unternehmensveranstaltungen
• Die Möglichkeit, europaweit zu arbeiten – mit Zugang zu 15 Bürostandorten
• Benefits, die auf deinen Standort zugeschnitten sind. Deine Ansprechperson im Recruiting informiert dich gerne über die verfügbaren Angebote.

Für Österreich: Laut Gesetz muss in Stellenanzeigen das Mindestgehalt angegeben werden. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt 44.170,00 Euro brutto pro Jahr. Je nach deinen Qualifikationen sind wir bereit, deutlich mehr zu bezahlen.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Unser Ziel ist ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem sich alle unabhängig von Herkunft und Lebensumständen entfalten können. Alle Bewerber:innen erhalten die gleichen Chancen – unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Sprache, Behinderung, ethnischer Zugehörigkeit, nationaler Herkunft, Religion oder sexueller Orientierung.

Wir prüfen deine Bewerbung und melden uns mit einer Rückmeldung bei dir.