Teamassistenz / Empfang (m/w/d) - Teilzeit ca. 30 Stunden in Wien

JobTransfair; Wien; On-site; EUR 20,000 - 24,000; Part time

Job summary

JobTransfair sucht eine Teamassistenz/einen Empfang (m/w/d) in Wien. Die Stelle ist Teilzeit ca. 30 Stunden pro Woche mit Mo–Fr 7:00–20:00 laut Dienstplan.

Aufgaben umfassen Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post, Rechnungsprüfung und Organisation von Meetings. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich; Englisch von Vorteil.

Qualifications

• Erfahrung in der Assistenz, Administration, Büroorganisation oder am Empfang.
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Priorisierung unterschiedlicher Aufgaben.
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude am Umgang mit Menschen.
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein bei sensiblen Informationen.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen, Interesse an digitalen Abläufen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Empfang und Büroorganisation: Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post/Korrespondenz, Beschaffung von Büromaterial.
• Teamassistenz: Meetings, Veranstaltungen, Reisen, Präsentationen, Spesenabrechnungen.
• Administration: Rechnungsprüfung, VISA-Abrechnungen, Kassaführung, Unterschriftenkoordination.
• Facility Management: Koordination von Dienstleistern, Zutrittsberechtigungen, Schlüssel/Poolauto.
• IT-Koordination: Ansprechperson für IT, Abstimmung mit externen Partnern, Geräte- und Lizenzverwaltung.

Skills

Empfang

Büroorganisation

Terminverwaltung

Kassaführung

Kundenkontakt

Office-Kenntnisse

Tools

Microsoft Office

Job description

Teamassistenz / Empfang (m/w/d) - Teilzeit ca. 30 Stunden in Wien

Jobangebot Nr. 18286

• Datum: 21.10.2026
• Ansprechperson: Tamara Kusic
• Berufsfeld: Kaufmännische Berufe/Büro
• Ort: 1010 Wien
• Bruttogehalt: 1945 €
• Wochenarbeitszeit: 30 Std. Mo-Fr 7:00-20:00 h- laut Dienstplan

Stellenbeschreibung

• Erfahrung in der Assistenz, Administration, Büroorganisation oder am Empfang
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, bei unterschiedlichen Aufgaben Prioritäten zu setzen
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Interesse an digitalen Arbeitsabläufen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Was Sie mitbringen sollten

• Empfang und Büroorganisation: Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post und Korrespondenz, Beschaffung von Büromaterial sowie Dokumentenablage und Vorlagenpflege
• Teamassistenz: Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Reisen, Vorbereitung von Präsentationen sowie Erstellung von Spesenabrechnungen
• Administration: Rechnungsprüfung, VISA-Abrechnungen, Kassaführung und Koordination von Unterschriften und digitalen Freigaben
• Facility Management: Koordination von Dienstleistern und Instandhaltungsmaßnahmen sowie Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, Schlüsseln und Poolauto
• IT-Koordination: Ansprechperson für IT-Fragen, Abstimmung mit externen IT-Partnern sowie Organisation von IT-Ausstattung und Verwaltung von Benutzerkonten, Geräten und Lizenzen

Besondere Anmerkungen

Wie bieten Ihnen Es erwartet Sie eine vielseitige Aufgabe mit organisatorischen und administrativen Schwerpunkten sowie regelmäßigem Kontakt zu Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern. Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblick in verschiedene Branchen und Unternehmen Zusammenarbeit in einem kleinen, professionellen Team mit direkter Schnittstelle zur Geschäftsführung Option auf Teilzeit (ab 30 Std./Woche) Moderne Büroräumlichkeiten im Zentrum Wiens (1010) Gehalt: ab € 2.500 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis. Bei Teilzeit erfolgt die Vergütung aliquot entsprechend der vereinbarten Wochenstunden.

Ein diverses Berufsfeld wie dieses erfordert eine Vielfalt an Menschen und Talenten. Ob Organisationstalent oder Management-Skills, hier gibt es die verschiedensten Jobs zu entdecken.