Teamassistenz / Empfang (m/w/d) - Teilzeit ca. 30 Stunden

Austro Holding AG; Wien; On-site; EUR 21,000 - 26,000; Part time

Benefits offered by this job

Zentrumsnahe Lage Wien (1010)

Teilzeit möglich

Direkter Kontakt zur Geschäftsführung

Moderne Büroräume

Job summary

Austro Holding AG sucht eine Teamassistenz / Empfang (m/w/d) in Wien – Teilzeit ca. 30 Stunden. Sie gestalten den Büroalltag aktiv mit, betreuen Gäste, Mitarbeitende und externe Dienstleister und übernehmen Organisation, Reiseplanung sowie einfache Abrechnungen.

Sie arbeiten in einem kleinen, professionellen Team mit direkter Schnittstelle zur Geschäftsführung; flexible Arbeitszeiten und ein moderner Bürostandort im Zentrum Wiens runden das Profil ab.

Qualifications

• Erfahrung in Assistenz, Administration oder Empfang ist vorteilhaft.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Prioritätensetzung.
• Freundliches, professionelles Auftreten und Zusammenarbeit mit Menschen.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Interesse an digitalen Arbeitsabläufen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Empfang und Büroorganisation: Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post & Korrespondenz, Beschaffung von Büromaterial, Ablage und Vorlagenpflege.
• Teamassistenz: Meetings, Veranstaltungen, Reisen, Präsentationen, Spesenabrechnungen.
• Administration: Rechnungsprüfung, VISA-Abrechnungen, Kassaführung, Unterschriftenkoordination und digitale Freigaben.
• Facility Management: Koordination von Dienstleistern, Instandhaltung, Zutrittsberechtigungen, Schlüssel und Poolauto.
• IT-Koordination: Ansprechpartner für IT-Fragen, Abstimmung mit externen IT-Partnern, Organisation von IT-Ausstattung und Benutzerkonten.

Job description

Überblick behalten. Menschen willkommen heißen.

Teamassistenz / Empfang (m/w/d) - Teilzeit ca. 30 Stunden in Wien

Die Austro Holding AG ist eine österreichische Beteiligungs- und Industrieholding mit Sitz in Wien. Seit 2010 investiert sie langfristig in mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Food & Farming sowie Office, Living & Hospitality.

Unter dem Leitsatz „#Werte leben, #Werte schaffen“ stehen Vertrauen, Integrität, Respekt, Verantwortung und Handschlagqualität im Mittelpunkt. Wir fördern nachhaltiges Wachstum und ein offenes, wertschätzendes Miteinander.

Ihre Aufgabe als Teamassistenz / Empfang (m/w/d) - Teilzeit ca. 30 Stunden

Sie organisieren gerne, behalten den Überblick und haben Freude am Kontakt mit Menschen? Für die Austro Holding suchen wir eine Teamassistenz, die unseren Büroalltag mitgestaltet und als Ansprechperson für Gäste, Mitarbeitende und externe Dienstleister zur Verfügung steht.

Ihre Aufgaben

• Empfang und Büroorganisation: Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post und Korrespondenz, Beschaffung von Büromaterial sowie Dokumentenablage und Vorlagenpflege
• Teamassistenz: Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Reisen, Vorbereitung von Präsentationen sowie Erstellung von Spesenabrechnungen
• Administration: Rechnungsprüfung, VISA-Abrechnungen, Kassaführung und Koordination von Unterschriften und digitalen Freigaben
• Facility Management: Koordination von Dienstleistern und Instandhaltungsmaßnahmen sowie Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, Schlüsseln und Poolauto
• IT-Koordination: Ansprechperson für IT-Fragen, Abstimmung mit externen IT-Partnern sowie Organisation von IT-Ausstattung und Verwaltung von Benutzerkonten, Geräten und Lizenzen

Ihr Profil

• Erfahrung in der Assistenz, Administration, Büroorganisation oder am Empfang
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, bei unterschiedlichen Aufgaben Prioritäten zu setzen
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Interesse an digitalen Arbeitsabläufen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Wie bieten Ihnen

Es erwartet Sie eine vielseitige Aufgabe mit organisatorischen und administrativen Schwerpunkten sowie regelmäßigem Kontakt zu Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern.

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblick in verschiedene Branchen und Unternehmen
• Zusammenarbeit in einem kleinen, professionellen Team mit direkter Schnittstelle zur Geschäftsführung
• Option auf Teilzeit (ab 30 Std./Woche)
• Moderne Büroräumlichkeiten im Zentrum Wiens (1010)
• Gehalt: ab € 2.500 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis. Bei Teilzeit erfolgt die Vergütung aliquot entsprechend der vereinbarten Wochenstunden.