Teamassistenz / Empfang (m/w/d) – Teilzeit ca. 30 Stunden Wien

Austro Holding; Wien; Remote; EUR 20,000 - 28,000; Part time

Benefits offered by this job

Moderne Büroräume im Zentrum Wiens

Teilzeit möglich ab 30 Std./Woche

Wettbewerbsfähiges Gehalt ab €2.500,-

Job summary

Austro Holding AG in Wien sucht eine Teamassistenz und Empfangsperson (m/w/d) in Teilzeit ca. 30 Stunden pro Woche. Sie unterstützen den Büroalltag, betreuen Gäste und Mitarbeitende und fungieren als zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister.

Zu Ihren Aufgaben gehören Organisation von Meetings, Reisen, Vorbereitungen von Präsentationen und administrative Arbeiten wie Rechnungen, Visa-Abrechnungen und Kassaführung. Sie arbeiten selbstständig, diskret und arbeiten gerne im Team.

Qualifications

• Erfahrung in der Assistenz, Administration, Büroorganisation oder am Empfang.
• Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise.
• Organisationstalent und Priorisierung.
• Freundliches, professionelles Auftreten.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse von Vorteil.

Responsibilities

• Empfang und Büroorganisation: Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post und Korrespondenz, Beschaffung von Büromaterial sowie Dokumentenablage und Vorlagenpflege.
• Teamassistenz: Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Reisen, Vorbereitung von Präsentationen sowie Erstellung von Spesenabrechnungen.
• Administration: Rechnungsprüfung, VISA-Abrechnungen, Kassaführung und Koordination von Unterschriften und digitalen Freigaben.
• Facility Management: Koordination von Dienstleistern und Instandhaltungsmaßnahmen sowie Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, Schlüsseln und Poolauto.
• IT-Koordination: Ansprechpartner für IT-Fragen, Abstimmung mit externen IT-Partnern sowie Organisation von IT-Ausstattung und Verwaltung von Benutzerkonten, Geräten und Lizenzen.

Skills

Assistenz-Erfahrung

Büroorganisation

Empfangskompetenz

Office-Anwendungen

Diskretion

Teamwork

IT-Koordination

Tools

MS Office

Job description

Teamassistenz / Empfang (m/w/d) – Teilzeit ca. 30 Stunden

Die Austro Holding AG ist eine österreichische Beteiligungs- und Industrieholding mit Sitz in Wien. Seit 2010 investiert sie langfristig in mittelständische Unternehmen aus den Bereichen Food & Farming sowie Office, Living & Hospitality.

Unter dem Leitsatz „#Werte leben, #Werte schaffen“ stehen Vertrauen, Integrität, Respekt, Verantwortung und Handschlagqualität im Mittelpunkt. Wir fördern nachhaltiges Wachstum und ein offenes, wertschätzendes Miteinander.

Ihre Aufgabe als Teamassistenz / Empfang (m/w/d) – Teilzeit ca. 30 Stunden

Sie organisieren gerne, behalten den Überblick und haben Freude am Kontakt mit Menschen? Für die Austro Holding suchen wir eine Teamassistenz, die unseren Büroalltag mitgestaltet und als Ansprechperson für Gäste, Mitarbeitende und externe Dienstleister zur Verfügung steht.

Ihre Aufgaben

• Empfang und Büroorganisation: Gästebetreuung, Terminverwaltung, Post und Korrespondenz, Beschaffung von Büromaterial sowie Dokumentenablage und Vorlagenpflege
• Teamassistenz: Organisation von Meetings, Veranstaltungen und Reisen, Vorbereitung von Präsentationen sowie Erstellung von Spesenabrechnungen
• Administration: Rechnungsprüfung, VISA-Abrechnungen, Kassaführung und Koordination von Unterschriften und digitalen Freigaben
• Facility Management: Koordination von Dienstleistern und Instandhaltungsmaßnahmen sowie Verwaltung von Zutrittsberechtigungen, Schlüsseln und Poolauto
• IT-Koordination: Ansprechperson für IT-Fragen, Abstimmung mit externen IT-Partnern sowie Organisation von IT-Ausstattung und Verwaltung von Benutzerkonten, Geräten und Lizenzen
• Erfahrung in der Assistenz, Administration, Büroorganisation oder am Empfang
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent und die Fähigkeit, bei unterschiedlichen Aufgaben Prioritäten zu setzen
• Freundliches, professionelles Auftreten und Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen
• Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen und Interesse an digitalen Arbeitsabläufen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse von Vorteil

Wie bieten Ihnen

Es erwartet Sie eine vielseitige Aufgabe mit organisatorischen und administrativen Schwerpunkten sowie regelmäßigem Kontakt zu Mitarbeitenden, Gästen und externen Partnern.

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit Einblick in verschiedene Branchen und Unternehmen
• Zusammenarbeit in einem kleinen, professionellen Team mit direkter Schnittstelle zur Geschäftsführung
• Option auf Teilzeit (ab 30 Std./Woche)
• Moderne Büroräumlichkeiten im Zentrum Wiens (1010)
• Gehalt: ab € 2.500 brutto pro Monat auf Vollzeitbasis. Bei Teilzeit erfolgt die Vergütung aliquot entsprechend der vereinbarten Wochenstunden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung und darauf, Sie vielleicht bald in unserem Team begrüßen zu dürfen.