Office Manager:in für den Empfang (m/w/d) Vollzeit

3SI Immogroup GmbH; Wien; Vor Ort; EUR 25.389 - 30.411; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Zusatzkrankenversicherung

Mitarbeiterevents

Zusammenfassung

3SI Immogroup GmbH in Wien sucht eine freundliche Empfangs- und Office-Kompetenz, die das Team am zentralen Standort professionell unterstützt. Sie begrüßen Kund:innen und Geschäftspartner:innen, betreuen das Firmentelefon und koordinieren den Empfangsbereich.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Terminverwaltung, Vorbereitung von Meetings, Bearbeitung der E‑Mails, Post und Materialbestellungen. Sie arbeiten selbstständig, exakt und diskret und tragen zu einem gepflegten, einladenden

Qualifikationen

• Freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten.
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung.
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen.
• Organisationstalent sowie selbstständige, genaue und strukturierte Arbeitsweise.
• Verlässlichkeit, Diskretion und Teamfähigkeit.
• Erfahrung im Empfangs- oder Office-Management von Vorteil.
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel).
• Belastbarkeit und Flexibilität auch in stressigen Situationen.

Aufgaben

• Freundlicher und professioneller Empfang von Kund:innen und Geschäftspartner:innen.
• Betreuung des Firmentelefons sowie Weiterleitung von Anrufen.
• Organisation und Koordination des Empfangsbereichs.
• Vorbereitung und Servieren von Kaffee und Getränken.
• Allgemeine administrative und organisatorische Bürotätigkeiten (Bearbeitung der Firmen-E-Mail-Eingänge, Schriftverkehr, Post, etc.).
• Terminverwaltung und Unterstützung bei der Koordination von Besprechungen.
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben.
• Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Empfangs- und Aufenthaltsbereichs.

Kenntnisse

Freundliches Auftreten

Kundenorientierung

Organisationstalent

Teamfähigkeit

MS Office Kenntnisse

Deutsch sehr gut

Englischkenntnisse von Vorteil

Tools

Outlook

Word

Excel

Jobbeschreibung

Für ein Unternehmen mit Sitz in zentraler Wiener City-Lage wird eine Person für den Empfang und das Office Management gesucht. In dieser Rolle übernimmst du den professionellen Empfang von Kund:innen und Geschäftspartner:innen sowie diverse administrative und organisatorische Aufgaben.

Deine Aufgaben

• Freundlicher und professioneller Empfang von Kund:innen und Geschäftspartner:innen
• Betreuung des Firmentelefons sowie Weiterleitung von Anrufen
• Organisation und Koordination des Empfangsbereichs
• Vorbereitung und Servieren von Kaffee und Getränken
• Allgemeine administrative und organisatorische Bürotätigkeiten (Bearbeitung der Firmen-E-Mail-Eingänge, Schriftverkehr, Post, etc.)
• Terminverwaltung und Unterstützung bei der Koordination von Besprechungen
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Sicherstellung eines gepflegten und einladenden Empfangs- und Aufenthaltsbereichs

Dein Profil

• Freundliches, gepflegtes und professionelles Auftreten
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• Organisationstalent sowie selbstständige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
• Verlässlichkeit, Diskretion und Teamfähigkeit
• Erfahrung im Empfangs- oder Office-Management von Vorteil
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS-Office (Outlook, Word, Excel)
• Belastbarkeit und Flexibilität auch in stressigen Situationen

Das bietet die Position

• Tätigkeit in einem kollegialen Team mit starkem, familiärem Zusammenhalt
• Möglichkeiten zur persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung
• Strukturiertes, verantwortungsvolles Aufgabengebiet im Team
• Moderner Arbeitsplatz in zentraler Wiener City-Lage (vis-a-vis der Albertina) mit guter Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel
• Regelmäßige Mitarbeiterevents
• Betriebliche Zusatzkrankenversicherung

Arbeitszeit & Arbeitsort

• 38,5 Stunden pro Woche
• Arbeitsort: zentrale Wiener City-Lage

Gehalt

Das monatliche Bruttogehalt liegt bei € 2.500,- auf Vollzeitbasis. Eine Überzahlung ist je nach Qualifikation und Berufserfahrung möglich.