Team-Assistenz mit Office Management (all genders)

PMC International GmbH; Wien; On-site; EUR 26,000 - 32,000; Full time

Benefits offered by this job

Onboarding

Team

Firmenevents

Essensgutscheine

Jobrad

Jobticket

Zusätzliche Urlaubstage

Job summary

Biesterfeld sucht eine Team-Assistenz mit Office Management für den Standort Wien. Sie betreuen Front Office, telefonieren, und sorgen für eine professionelle Büroorganisation. Zudem organisieren Sie das Office-Alltag, Reisekosten, Meetings und Events.

Sie arbeiten eigenständig, kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch, nutzen Outlook und Teams und arbeiten gerne im Team. Starttermin 01/2027 – KV Handel, Vollzeit, Wien.

Qualifications

• Eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und Berufserfahrung im Office-Management oder als Assistenz.
• Eigenständige Arbeitsweise und zuverlässige Organisation.
• Gute Deutschkenntnisse; Englischkenntnisse vorteilhaft.
• Souveräner Umgang mit Office-Tools, Outlook und Teams.

Responsibilities

• Besucherverwaltung am Front Office und Telefonbetreuung.
• Professionelle, freundliche Büroorganisation; zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende.
• Eigenständige Organisation des Office-Alltags (Material, Dienstleister, Rechnungen).
• Koordination und Buchung von Dienstreisen für Außendienst-Mitarbeiter:innen.
• Planung von Firmenfeiern, Teamevents und Meetings.
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten.
• Unterstützung beim Fuhrpark-Management.
• Initiative zur Prozessverbesserung; Unterstützung im Marketing/Kommunikation.

Skills

Organisation

Office-Tools

Deutsch

Englisch

Teamfähigkeit

Eigenständigkeit

Verlässlichkeit

Kommunikation

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Teams

Job description

Unternehmen

Team-Assistenz mit Office Management (all genders)
Vollzeit | Wien | ab Jänner 2027

Unser Kunde, Biesterfeld, ist ein führendes, internationales Handelsunternehmen der Chemie- und Kunststoffbranche mit Hauptsitz in Hamburg. Von der Wiener Niederlassung aus werden Österreich und die Länder Zentral- und Osteuropas betreut. Aktuell suchen wir für das Team in 1050 Wien Verstärkung.

Aufgaben

Das ist dein Job!

• An deinem Arbeitsplatz an unserem Front Office betreust du Besucher:innen und beantwortest das Telefon.
• Du sorgst für eine professionelle, freundliche und reibungslose Büroorganisation und bist eine zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter:innen.
• Du organisierst eigenverantwortlich den Office-Alltag (Büromaterial, Dienstleister:innen, Rechnungskontrolle etc.).
• Du koordinierst und buchst Dienstreisen für unsere Außendienst-Mitarbeiter:innen.
• Du planst und organisierst Firmenfeiern, Teamevents, Meetings etc.
• Du assistierst unserer Geschäftsführung bei administrativen Tätigkeiten.
• Du unterstützt beim Fuhrpark-Management.
• Du zeigst Initiative bei der Optimierung von Prozessen und Abläufen.
• Bei erfolgreicher Zusammenarbeit besteht mittelfristig die Möglichkeit, Aufgaben im Bereich Marketing und Kommunikation zu übernehmen.

Anforderungsprofil

Das zeichnet dich aus!

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringst Berufserfahrung im Office-Management oder als Assistenz mit.
• In deiner eigenständigen Arbeitsweise behältst du den Überblick und arbeitest zuverlässig.
• Du hast eine rasche Auffassungsgabe und ein Talent für Organisation und Lösungsfindung.
• Du kommunizierst professionell und freundlich in Deutsch und Englisch.
• Du bist mit Office-Tools, Outlook und Teams bestens vertraut.
• Du arbeitest gerne im Team und bist bereit, Verantwortung zu übernehmen.

Sonstiges

Das erwartet dich bei uns!

• Onboarding: Du wirst vom ersten Tag im Team und Job willkommen geheißen und mit einem Onboarding-Plan und von deinen Kolleg:innen bei deinem Einstieg begleitet.
• Team: Wir leben und pflegen unsere familiäre und wertschätzende Teamkultur und arbeiten mit unseren Kunden und Lieferanten professionell zusammen.
• Vielseitig: Wir bieten einen abwechslungsreichen Job, bei dem du rasch deine Eigenverantwortung unter Beweis stellen kannst.
• Training: Auch nach dem Onboarding gibt es umfangreiche Aus- und Weiterbildung im Rahmens unseres Trainingsplans.
• Flexibilität: Wir leben Gleitzeit und bieten eine langfristige Perspektive.
• Die Benefits reichen von Firmenevents und -feiern, Essensgutscheinen, Jobrad und Jobticket, bis zu zusätzlichen Urlaubstagen zwischen den Jahren.
• Fairness: Du wirst fair entlohnt, dein Bruttomonatsgehalt wird mind. EUR 2.600,- (Vollzeit; KV Handel, Gruppe D) betragen. Dein tatsächliches Gehalt legen wir gemeinsam je nach deiner Erfahrung und Qualifikation fest!

• Bei Fragen zu dieser Position steht Ihnen Ihr Ansprechpartner gerne zur Verfügung

Ihr
Ansprech-
partner:

Magdalena Knoll