Office & Team Coordinator — Flexible Hours & Service

HCM ADVICE; Wien; On-site; EUR 26,000 - 31,000; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Mentoring & Wissensaustausch

Zentrale Lage (Stephansplatz)

Kolleg*innen & Teamkultur

Gesundheit & Wohlbefinden

Job summary

HCM ADVICE sucht eine engagierte Office-Managerin/ einen Office-Manager in Wien. Sie übernehmen zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und interne Abteilungen und sind verantwortlich für Organisation, Planung von Veranstaltungen und reibungsloses Reisemanagement.

Sie bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung, eine kaufmännische Ausbildung und exzellente Deutschkenntnisse (C1) mit. Bei uns erwartet Sie eine strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und eine zentrale Lage direkt am Stephansplatz.

Qualifications

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Office Management/Empfang
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit guten Noten
• Serviceorientierung und professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben
• Sehr guter Umgang mit MS Office-Programmen und Blick fürs Detail
• Deutsch mindestens C1 und Englisch B2
• Interesse an langfristiger Zusammenarbeit (Voll- oder Teilzeit ab 30 Stunden/Woche)

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen und Unterstützung unserer internen Abteilungen
• Selbstständige Organisation und Planung von Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents
• Spaß an Reisemanagement und Behördenkommunikation
• Verantwortung für Bestellwesen und Einkauf inklusive Preisverhandlungen und Kostenkontrolle
• Herzlicher Empfang und Betreuung unserer Gäste sowie Sicherstellung eines professionellen Auftritts
• Büroverwaltung, Organisation und Sauberkeit im Office
• Buchhaltungsvorbereitung und Aufbereitung relevanter Unterlagen
• Administratives Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Skills

Organisationstalent

Serviceorientierung

MS Office Kenntnisse

Detailgenauigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Kaufmännische Grundkenntnisse

Education

Abschluss (HAK/HLW/HTL, Fachschule, BHAS, kaufmännische Lehre oder Ähnliches)

Tools

MS Office

Job description

HCM ADVICE sucht eine engagierte Office-Managerin/ einen Office-Manager in Wien. Sie übernehmen zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und interne Abteilungen und sind verantwortlich für Organisation, Planung von Veranstaltungen und reibungsloses Reisemanagement.

Sie bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung, eine kaufmännische Ausbildung und exzellente Deutschkenntnisse (C1) mit. Bei uns erwartet Sie eine strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und eine zentrale Lage direkt am Stephansplatz.