Office- & Teamassistenz: Organisation, Finanzen & HR

Wonderwerk Consulting GmbH; Austria; On-site; EUR 40,000 - 49,000; Full time

Benefits offered by this job

Schönes Büro in zentraler Lage in Wien

Office-Hund

Hohe Eigenverantwortung und direkte Ko

Job summary

Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation – sucht eine engagierte Assistenz im Backoffice in Wien. Du arbeitest eigenständig und sorgst dafür, dass alle internen Abläufe reibungslos laufen.

Zu deinen Aufgaben gehören Office- und Team-Support, Finanzen, HR, Events, Marketing-Unterstützung sowie die Koordination von Terminen und Reisen. Du bringst mindestens 3 Jahre Erfahrung, gute MS-Office-Kenntnisse, Deutsch muttersprachlich und Englisch verhandlungssicher

Qualifications

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in Assistenz-, Office- oder Backoffice-Rollen.
• Ausbildung auf Matura-Niveau (HAK/HLW/AHS o. Ä.). Studium von Vorteil.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, Englisch verhandlungssicher.
• Sehr gute MS-Office- und MS-Teams-Kenntnisse.
• Sichere praktische Anwendung von KI-Tools (z. B. ChatGPT, Claude).
• Schnelle, strukturierte und genaue Arbeitsweise.
• Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Themen den Überblick zu behalten.

Responsibilities

• Unterstützung der Partner und Projektteams in operativen und organisatorischen Themen
• Terminkoordination sowie Reiseorganisation inkl. Abrechnung
• Office-Management (Bestellwesen, Standortorganisation, Infrastruktur)
• Planung und Organisation von Workshops, Events und Offsites
• Koordination von Ausschreibungen inkl. Fristenmanagement und Angebotslegung
• Vorbereitende Buchhaltung, Rechnungslegung, Zahlungsverkehr, Mahnwesen
• Strukturierte digitale Ablage und Dokumentenmanagement
• Unterstützung im Recruiting (Koordination, Kommunikation, Dokumentation)
• Organisation von On- und Offboardings
• Mitgestaltung von Teamformaten und internen Events
• Pflege der Website (WordPress)
• Unterstützung bei Newslettern und digitalen Kampagnen
• Pflege des CRM-Systems

Skills

Deutsch (Muttersprache)

Englisch verhandlungssicher

Multitasking

Selbstständigkeit

Belastbarkeit

Education

Matura-Abschluss (HAK/HLW/AHS)

Studium von Vorteil

Tools

MS Office

MS Teams

Job description

Wonderwerk – eine Beratung für Change, Transformation, Leadership und Innovation – sucht eine engagierte Assistenz im Backoffice in Wien. Du arbeitest eigenständig und sorgst dafür, dass alle internen Abläufe reibungslos laufen.

Zu deinen Aufgaben gehören Office- und Team-Support, Finanzen, HR, Events, Marketing-Unterstützung sowie die Koordination von Terminen und Reisen. Du bringst mindestens 3 Jahre Erfahrung, gute MS-Office-Kenntnisse, Deutsch muttersprachlich und Englisch verhandlungssicher