Office & Team Assistant*

HCM ADVICE; Wien; Vor Ort; EUR 26.000 - 31.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Gleitzeit

Mentoring & Wissensaustausch

Zentrale Lage (Stephansplatz)

Kolleg*innen & Teamkultur

Gesundheit & Wohlbefinden

Zusammenfassung

HCM ADVICE sucht eine engagierte Office-Managerin/ einen Office-Manager in Wien. Sie übernehmen zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und interne Abteilungen und sind verantwortlich für Organisation, Planung von Veranstaltungen und reibungsloses Reisemanagement.

Sie bringen mindestens zwei Jahre Erfahrung, eine kaufmännische Ausbildung und exzellente Deutschkenntnisse (C1) mit. Bei uns erwartet Sie eine strukturierte Arbeitsweise, Teamgeist und eine zentrale Lage direkt am Stephansplatz.

Qualifikationen

• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in Office Management/Empfang
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit guten Noten
• Serviceorientierung und professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben
• Sehr guter Umgang mit MS Office-Programmen und Blick fürs Detail
• Deutsch mindestens C1 und Englisch B2
• Interesse an langfristiger Zusammenarbeit (Voll- oder Teilzeit ab 30 Stunden/Woche)

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen und Unterstützung unserer internen Abteilungen
• Selbstständige Organisation und Planung von Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents
• Spaß an Reisemanagement und Behördenkommunikation
• Verantwortung für Bestellwesen und Einkauf inklusive Preisverhandlungen und Kostenkontrolle
• Herzlicher Empfang und Betreuung unserer Gäste sowie Sicherstellung eines professionellen Auftritts
• Büroverwaltung, Organisation und Sauberkeit im Office
• Buchhaltungsvorbereitung und Aufbereitung relevanter Unterlagen
• Administratives Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Kenntnisse

Organisationstalent

Serviceorientierung

MS Office Kenntnisse

Detailgenauigkeit

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeit

Kaufmännische Grundkenntnisse

Ausbildung

Abschluss (HAK/HLW/HTL, Fachschule, BHAS, kaufmännische Lehre oder Ähnliches)

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Organisationstalent trifft Serviceorientierung!

Bei uns verbinden Sie Ihre Leidenschaft für Organisation und Menschen. Sorgen Sie mit Ihrer Serviceorientierung, dass sich unsere Mitarbeiter*innen, Kund*innen und Partner*innen rundum gut aufgehoben fühlen.

So arbeiten wir bei HCM ADVICE…

• Unsere Zusammenarbeit ist teamorientiert und wir unterstützen uns gegenseitig
• Wir kommunizieren offen und teilen unser Wissen aktiv miteinander
• Auf hohe Qualität legen wir in allem Wert, was wir tun
• Erfolge feiern wir gemeinsam

Aufgaben

Engagiert & Hands-On | Ihre Aufgaben…

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen und Unterstützung unserer internen Abteilungen
• Selbstständige Organisation und Planung von Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents
• Spaß an Reisemanagement und Behördenkommunikation
• Verantwortung für Bestellwesen und Einkauf inklusive Preisverhandlungen und Kostenkontrolle
• Herzlicher Empfang und Betreuung unserer Gäste sowie Sicherstellung eines professionellen Auftritts
• Büroverwaltung, Organisation und Sauberkeit im Office
• Buchhaltungsvorbereitung und Aufbereitung relevanter Unterlagen
• Administratives Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Qualifikation

Das ist uns wichtig…

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Office Management, Assistenz- oder Empfangsbereich
• Abgeschlossene Ausbildung (HAK/HLW/HTL, Fachschule, BHAS, kaufm. Lehre oder Ähnliches) mit guten Noten
• Leidenschaft für guten Service und ein professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben
• Sehr guter Umgang mit MS Office-Programmen und einen Blick fürs Detail
• Deutsch mindestens C1 und Englisch B2
• Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit (Voll- oder Teilzeit ab 30 Stunden/Woche)

Benefits

Warum HCM ADVICE?

• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Gleitzeit
• Mentoring & Wissensaustausch: Gegenseitige Unterstützung ist Teil unserer Kultur
• Zentrale Lage: Wir befinden uns direkt am Stephansplatz!
• Hochengagierte freundliche Kolleg*innen mit einer wertschätzenden Teamkultur
• Gesundheit & Wohlbefinden: Zugang zu professioneller Beratung für mentale und körperliche Gesundheit

Ihre Mitarbeit entlohnen wir gern! Selbstverständlich erhalten Sie ein überkollektivvertragliches (KV Minimum EUR 2.547) marktübliches, an Ihre Ausbildungen und Erfahrungen gemessenes Gehalt, zuzüglich einer attraktiven, leistungsgerechten Bonusregelung.

*Wir setzen auf Vielfalt sowie fair Chancen und heißen daher alle Bewerber*innen willkommen. Entscheidend für uns sind Ihre

Fähigkeiten, Ihr Engagement und Ihre Motivation!