Office & Team Assistant*

HCM ADVICE GmbH; Wien; On-site; Vertraulich; Full time

Benefits offered by this job

Gleitzeit

Mentoring & Wissensaustausch

Zentrale Lage Stephansplatz

Teamkultur

Gesundheit & Wohlbefinden

Job summary

HCM ADVICE GmbH in Wien sucht eine engagierte Office-Managerin bzw. Administrative Unterstützung. Du bist zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende, Abteilungen und Gäste und sorgst für einen professionellen Auftritt des Unternehmens.

Zu deinen Aufgaben gehören Organisation von Veranstaltungen, Einkauf, Buchhaltungsvorbereitung, Onboarding, sowie effiziente Büroverwaltung. Du bringst mindestens zwei Jahre Erfahrung, eine kaufmännische Ausbildung und sehr gute Deutschkenntnisse mit; Teilzeit oder

Qualifications

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in Office Management oder Empfang
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit guten Noten
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und Englischkenntnisse (B2)
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeitende und interne Abteilungen
• Organisation und Planung von Veranstaltungen und Firmenevents
• Verwaltung von Bestellungen, Einkauf inkl. Preisverhandlungen
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Büroverwaltung, Organisation und Sauberkeit
• Buchhaltungsvorbereitung und Aufbereitung relevanter Unterlagen
• Administratives Onboarding neuer Mitarbeitender

Skills

Office Management

Event Planning

Administrative Support

MS Office

Customer Service

Englisch B2

Deutsch C1

Teamarbeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Organisationstalent trifft Serviceorientierung!

Bei uns verbinden Sie Ihre Leidenschaft für Organisation und Menschen. Sorgen Sie mit Ihrer Serviceorientierung, dass sich unsere Mitarbeiter*innen, Kund*innen und Partner*innen rundum gut aufgehoben fühlen.

So arbeiten wir bei HCM ADVICE…

• Unsere Zusammenarbeit ist teamorientiert und wir unterstützen uns gegenseitig
• Wir kommunizieren offen und teilen unser Wissen aktiv miteinander
• Auf hohe Qualität legen wir in allem Wert, was wir tun
• Erfolge feiern wir gemeinsam

Aufgaben

Engagiert & Hands-On | Ihre Aufgaben…

• Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter*innen und Unterstützung unserer internen Abteilungen
• Selbstständige Organisation und Planung von Veranstaltungen, Workshops und Firmenevents
• Spaß an Reisemanagement und Behördenkommunikation
• Verantwortung für Bestellwesen und Einkauf inklusive Preisverhandlungen und Kostenkontrolle
• Herzlicher Empfang und Betreuung unserer Gäste sowie Sicherstellung eines professionellen Auftritts
• Büroverwaltung, Organisation und Sauberkeit im Office
• Buchhaltungsvorbereitung und Aufbereitung relevanter Unterlagen
• Administratives Onboarding neuer Mitarbeiter*innen

Qualifikation

Das ist uns wichtig…

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Office Management, Assistenz- oder Empfangsbereich
• Abgeschlossene Ausbildung (HAK/HLW/HTL, Fachschule, BHAS, kaufm. Lehre oder Ähnliches) mit guten Noten
• Leidenschaft für guten Service und ein professionelles Auftreten
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben
• Sehr guter Umgang mit MS Office-Programmen und einen Blick fürs Detail
• Deutsch mindestens C1 und Englisch B2
• Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit (Voll- oder Teilzeit ab 30 Stunden/Woche)

Benefits

Warum HCM ADVICE?

• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Gleitzeit
• Mentoring & Wissensaustausch: Gegenseitige Unterstützung ist Teil unserer Kultur
• Zentrale Lage: Wir befinden uns direkt am Stephansplatz!
• Hochengagierte freundliche Kolleg*innen mit einer wertschätzenden Teamkultur
• Gesundheit & Wohlbefinden: Zugang zu professioneller Beratung für mentale und körperliche Gesundheit

Ihre Mitarbeit entlohnen wir gern! Selbstverständlich erhalten Sie ein überkollektivvertragliches (KV Minimum EUR 2.547) marktübliches, an Ihren Ausbildungen und Erfahrungen gemessenes Gehalt, zuzüglich einer attraktiven, leistungsgerechten Bonusregelung.

*Wir setzen auf Vielfalt sowie fair Chancen und heißen daher alle Bewerber*innen willkommen. Entscheidend für uns sind Ihre

Fähigkeiten, Ihr Engagement und Ihre Motivation!