Administrative & Koordination – 3-Tage-Woche, Homeoffice

WUK Werkstätten- und Kulturhaus; Wien; Vor Ort; EUR 13.000 - 15.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

3-Tage-Woche mit Home-Office möglich

Fortbildung & Coaching

Regelmäßiger Team-Austausch

Flache Hierarchien

Team-Events

Zusammenfassung

WUK Werkstätten- und Kulturhaus sucht eine(n) Administration (d,m,w) in Wien mit 15 Wochenstunden ab 1.12.2026. Sie unterstützen die Leitung im Tandem, koordinieren Termine und halten Informationen im Fluss, damit Projekte reibungslos laufen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mindestens 3 Jahre Erfahrung und gute Kontaktfähigkeiten mit. Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Option und Fortbildung sind Teil des Angebots.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehrabschluss, HAS, HAK, HBLA, Mag./BSc)
• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position erwünscht
• Solide Berufserfahrung in Buchhaltung und Kassenführung
• Erfahrung im Umgang mit Buchhaltungsprogrammen wie BMD
• Professioneller Umgang mit MS Office, v.a. Excel und Datenbanken

Aufgaben

• Partnerschaftliche Zusammenarbeit und laufende Abstimmung mit der zweiten Administrationskraft im Team
• Klassisches Office-Management: Bestellwesen, Standortverwaltung, Abstimmung mit externen Dienstleistern
• Erstellung, Verwaltung und Ablage von projekt- und abrechnungsrelevanten Unterlagen
• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen
• Führen der Handkassa
• Budgetkontrolle gemeinsam mit der Projektleitung
• Vorbereitung von Unterlagen für Rechnungsprüfungen durch Fördergeber
• Mitarbeit bei Jahresbudget, Abrechnungen und Berichtswesen
• Eigenverantwortliche Terminkoordination und Sitzungsorganisation
• Protokollführung bei Besprechungen
• Administrative Abklärungen mit Fördergebern
• Arbeit mit Datenbanken/IT-Systemen in DMS/Be-FIT/Cloud
• Unterstützung der Projektleitung bei Personalangelegenheiten
• Bearbeitung schriftlicher und telefonischer Anfragen

Kenntnisse

Organisationstalent

Protokollführung

Eigenverantwortliche Arbeitsweise

Datenbankkenntnisse

Teamkontaktfreude

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

BMD

MS Excel

Jobbeschreibung

WUK Werkstätten- und Kulturhaus sucht eine(n) Administration (d,m,w) in Wien mit 15 Wochenstunden ab 1.12.2026. Sie unterstützen die Leitung im Tandem, koordinieren Termine und halten Informationen im Fluss, damit Projekte reibungslos laufen.

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mindestens 3 Jahre Erfahrung und gute Kontaktfähigkeiten mit. Flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Option und Fortbildung sind Teil des Angebots.