Empfangs- und Büroassistenz (m/w/d) - 20 h/Woche

Randstad Austria GmbH; Wien; On-site; EUR 29,000 - 35,000; Part time

Benefits offered by this job

Attraktives Arbeitsumfeld

Flexible 20 Stunden/Woche

Internationaler Rahmen

Gestaltungsspielraum

Zusatzleistungen

Job summary

Randstad Austria GmbH vermittelt eine engagierte Persönlichkeit für eine Office-/Empfangsposition am Standort im 2. Wiener Gemeindebezirk. Sie übernehmen Standortorganisation, Empfang und die Koordination externer Dienstleister.

Sie arbeiten strukturiert, selbstständig und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch. Erste Berufserfahrung im Office-/Assistenzbereich ist von Vorteil; motivierte Studierende sind willkommen.

Qualifications

• Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, gepflegtes Auftreten und Teamgeist.
• Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit Prioritätenmanagement.
• Erste Berufserfahrung im Office-/Assistenz-/Empfangsbereich von Vorteil; motivierte Studierende willkommen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für internationales Umfeld.
• Sicherer Umgang mit MS-Office und IT-Tools.

Responsibilities

• Standortorganisation: operativer Bürobetrieb, Termin- und Postmanagement, Bestellwesen.
• Empfang & Concierge-Service: erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher und externe Partner.
• Dienstleisterkoordination: Qualitätssicherung externer Services (Facility Management, Reinigung, Catering, Security).
• Versorgungsmanagement: Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Organisation von Speisen für Meetings.

Skills

Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

Teamgeist

Strukturierte Arbeitsweise

Selbstständigkeit

Deutsch/Englisch

Tools

MS Office

Job description

Über das Unternehmen

Unser Auftraggeber ist ein weltweit erfolgreiches, forschendes Pharmaunternehmen mit modernem Standort im 2. Wiener Gemeindebezirk. Im Zuge des weiteren Wachstums suchen wir im Rahmen der Personaldienstleistung eine engagierte, serviceorientierte Persönlichkeit, die als kommunikative Drehscheibe den reibungslosen Ablauf des Standorts sicherstellt.

Ihre Aufgaben

• Standortorganisation: Verantwortung für den operativen Bürobetrieb inklusive Termin- und Postmanagement sowie Bestellwesen.

• Empfang & Concierge-Service: Erste professionelle Anlaufstelle für Mitarbeiter, Besucher sowie externe Partner und Dienstleister.

• Dienstleisterkoordination: Steuerung und Qualitätssicherung von externen Services wie Facility Management, Reinigung, Catering und Sicherheitsdienst.

• Versorgungsmanagement: Eigenständige Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Organisation von Speisen und Getränken für Meetings und Veranstaltungen.

Ihr Profil

• Persönlichkeit: Hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke, gepflegtes Auftreten und ausgeprägter Teamgeist.

• Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit vorausschauendem Prioritätenmanagement.

• Qualifikation & Erfahrung: Erste Berufserfahrung im Office-, Assistenz- oder Empfangsbereich von Vorteil; auch motivierte Studierende sind ausdrücklich willkommen.

• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse für die Kommunikation im internationalen Umfeld.

• IT-Kenntnisse: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen und Affinität zu modernen IT-Tools.

Unser Angebot

• Attraktives Arbeitsumfeld: Modern ausgestatteter Arbeitsplatz in bester Lage im 2. Bezirk mit optimaler öffentlicher Verkehrsanbindung.

• Flexibilität: Flexible Zeiteinteilung im Ausmaß von 20 Wochenstunden - ideal vereinbar mit Studium oder Familie.

• Internationaler Rahmen: Einblick in ein global agierendes Pharmaunternehmen und Zusammenarbeit in einem dynamischen, wertschätzenden Team.

• Gestaltungsspielraum: Eine abwechslungsreiche Drehscheibenfunktion mit eigenverantwortlichem Tätigkeitsbereich und attraktiven Zusatzleistungen.

• Vergütung: Für diese Position gilt ein kollektivvertragliches Mindestgehalt ab EUR 2.900,- brutto pro Monat auf Vollzeitbasis (aliquot entsprechend dem Stundenausmaß). Eine marktkonforme Überzahlung ist abhängig von Ihrer individuellen Qualifikation und Vorerfahrung vorgesehen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Werden Sie Teil eines erfolgreichen Teams. Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen.