Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d)

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH; Wien; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Jahresticket Wiener Linien

Pluxee Gutscheine

Unbefristete Vollzeitanstellung

Job summary

MADx – Macro Array Diagnostics GmbH in Wien sucht Unterstützung im Front Office/Office Management in Vollzeit. Als zentrale Ansprechperson vor Ort betreust du Besucher, Bewerbende, Mitarbeitende, Partner und Lieferanten und sorgst für eine effiziente Bürokommunikation.

Zu deinen Aufgaben gehört die Organisation des Empfangs, Post-Logistik, Koordination von Arbeitsplätzen sowie die Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender.

Qualifications

• Erfahrung im Front Office, Office Management oder einer ähnlichen Koordination.
• Organisationsfähigkeit und Multitasking-Kompetenz.
• Serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit.
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse.
• Hands-on-Mentalität und Bereitschaft anzupacken.
• Erfahrung im Facility Coordination oder Office Administration ist von Vorteil.

Responsibilities

• Du empfängst Besucher:innen, Bewerbende, neue Mitarbeitende, Partner:innen und Lieferant:innen als erste Ansprechperson vor Ort.
• Du organisierst und betreust den Empfangsbereich, nimmst Anrufe entgegen und kümmerst dich um die allgemeine Bürokommunikation.
• Du koordinierst Ein- und Ausgangspost, Lieferungen sowie die interne Verteilung von Korrespondenz.
• Du pflegst administrative Prozesse, Datenbanken und Bürodokumente.
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und koordinierst Einrichtung neuer Arbeitsplätze.
• Du koordinierst Facility-Themen und bist zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister.
• Du unterstützt Workplace Management und trägst zu einer professionellen Arbeitsumgebung bei.
• Du hilfst bei internen Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.

Skills

Front Office

Office Management

Administration

Kundenservice

Teamfähigkeit

Deutschkenntnisse C1

Englischkenntnisse

Hands-on-Mentalität

Facility Coordination

Tools

MS Office

Job description

Wir haben die Allergiediagnostik revolutioniert und sind mit unseren diagnostischen Produkten und patentierten Technologien in mehr als 100 Ländern äußerst erfolgreich tätig. Unsere Produkte sind wertvolle Beiträge zum innovativen Feld der Präzisionsmedizin – sowohl für Menschen als auch für Tiere. Allergien werden in nur einem Schritt und höchst spezifisch abgeklärt, sodass Patient:innen rasch optimale Behandlung durch Fachärzt:innen erhalten. Wir verbessern die Lebensqualität von Mensch und Tier, ermöglichen individualisierte Patient:innenbetreuung, treiben die Wissenschaft voran und entlasten damit das Gesundheitssystem.

Dafür brauchen wir dich

• Du empfängst und betreust Besucher:innen, Bewerbende, neue Mitarbeitende, Partner:innen und Lieferant:innen als erste Ansprechperson vor Ort.
• Du organisierst und betreust den Empfangsbereich, nimmst eingehende Anrufe entgegen und kümmerst dich um die allgemeine Bürokommunikation.
• Du koordinierst die Ein- und Ausgangspost, Lieferungen sowie die interne Verteilung von Korrespondenz.
• Du pflegst administrative Prozesse, Datenbanken und Bürounterlagen.
• Du unterstützt beim Onboarding neuer Mitarbeitender und koordinierst die Einrichtung neuer Arbeitsplätze.
• Du koordinierst Facility-Themen und bist die zentrale Ansprechperson für externe Dienstleister, Hausverwaltungen, Lieferanten und Wartungstechniker:innen.
• Du unterstützt im Workplace Management und trägst zu einer professionellen, angenehmen und gut organisierten Arbeitsumgebung bei.
• Du hilfst bei der Organisation interner Meetings, Teamevents und Unternehmensveranstaltungen.
• Du behältst die Bürobestände im Blick und koordinierst Nachbestellungen gemeinsam mit dem Einkauf.

Das bringst du mit

• Erfahrung im Front Office, Office Management, in der Administration, Hotellerie, im Kundenservice oder in einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen
• Eine serviceorientierte, professionelle und offene Persönlichkeit
• Eine strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1) sowie gute Englischkenntnisse
• Eine Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, dort anzupacken, wo Unterstützung gefragt ist
• Erfahrung im Bereich Facility Coordination, Workplace Management oder Office Administration ist von Vorteil

Wir Bieten Dir

• eine unbefristete Vollzeitanstellung, 5-Tage-Woche
• ein Jahresticket der Wiener Linien und Pluxee Gutscheine
• die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, denen das Wohl von Mensch und Tier gleichermaßen am Herzen liegt
• ein Ambiente, in dem du mitwirkst, Fragen stellst und deine Ideen einbringst
• eine Atmosphäre, in der nach Prinzipien der Nachhaltigkeit, Gleichheit, Diversität, Inklusion und gegenseitigen Respekts gelebt und gearbeitet wird

Für diese Position bieten wir ein marktgerechtes Mindestjahresbruttogehalt von EUR 47.220 auf Vollzeitbasis und liegen damit über dem kollektivvertraglichen Mindestgehalt. Abhängig von deiner Qualifikation und Erfahrung ist eine entsprechende Überzahlung vorgesehen.

Wir freuen uns darauf, mehr über dich zu erfahren! Bei Fragen zur Position kannst du dich jederzeit gerne direkt bei mir melden.