Büroassistent:in

ÖJC – Österreichischer Journalisten Club; Wien; On-site; EUR 16,000 - 23,000; Part time

Job summary

Das ÖJC – Österreichischer Journalisten Club sucht eine Büroassistenz in Teilzeit vor Ort in Wien. Sie unterstützen den laufenden Bürobetrieb, bearbeiten E-Mails und Post, betreuen Mitglieder und externe Ansprechpartner:innen und pflegen Datenbanken.

Zu Ihren Aufgaben gehören Terminorganisation, Raumkoordination, Ablage, Dokumentenverwaltung und die Vorbereitung von Unterlagen für Veranstaltungen. Sie arbeiten selbstständig, zuverlässig und serviceorientiert.

Qualifications

• Sicherer Umgang mit gängigen Büroabläufen und strukturierte Arbeitsweise.
• Verlässlichkeit und Routine in Termin- und Dokumentenverwaltung.
• Freundliches, professionelles Auftreten in Deutsch.
• Fähigkeit, eigenständig Aufgaben zu übernehmen und im Team zu arbeiten.
• Erste Erfahrung in Büro-, Vereins- oder Assistenzfunktionen von Vorteil.

Responsibilities

• Bearbeitung von E-Mails und Post.
• Telefonische und persönliche Betreuung von Mitgliedern und externen Ansprechpartner:innen.
• Pflege von Datenbanken und Mitgliederlisten.
• Unterstützung bei Terminorganisation und Raumkoordination.
• Alltägliche administrative Tätigkeiten wie Ablage, Dokumentenverwaltung und Vorbereitung von Unterlagen für Veranstaltungen.

Skills

Office-Organisation

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Verlässlichkeit

Organisationstalent

Tools

Word

Excel

Outlook

Job description

Rollenbeschreibung

Als Büroassistent:in beim ÖJC – Österreichischer Journalisten Club unterstützen Sie den laufenden Bürobetrieb und sorgen für reibungslose organisatorische Abläufe. Zu Ihren täglichen Aufgaben gehören die Bearbeitung von E-Mails und Post, die telefonische und persönliche Betreuung von Mitgliedern und externen Ansprechpartner:innen sowie die Pflege von Datenbanken und Mitgliederlisten. Sie unterstützen bei Terminorganisation, Raumkoordination und einfachen administrativen Tätigkeiten wie Ablage, Dokumentenverwaltung und Vorbereitung von Unterlagen für Veranstaltungen. Die Position ist als Teilzeitstelle ausgelegt, findet vor Ort statt und ist in Wien, Österreich, angesiedelt.

Qualifikationen

• Office-Organisation und Administration: Sicherer Umgang mit gängigen Büroabläufen, strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit sowie Routine in Termin- und Dokumentenverwaltung.
• IT- und Softwarekompetenz: Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook) und Bereitschaft, sich in vereinsinterne Datenbank- und Kommunikationssysteme einzuarbeiten.
• Kommunikation und Serviceorientierung: Freundliches, professionelles Auftreten, klare schriftliche und mündliche Ausdrucksweise in Deutsch sowie Freude am Umgang mit Mitgliedern und externen Kontakten.
• Teamfähigkeit und Selbstständigkeit: Fähigkeit, eigenständig Aufgaben zu übernehmen, gleichzeitig kooperativ im Team zu arbeiten und Verantwortung für zuverlässige und sorgfältige Arbeitsausführung zu tragen.
• Zusätzliche Qualifikationen: Erste Erfahrung in Büro-, Vereins- oder Assistenzfunktionen von Vorteil, gute Organisationsfähigkeiten, hohe Vertrauenswürdigkeit sowie Interesse an Medien, Journalismus oder Vereinsarbeit.