Assistent der Geschäftsführung

Kolping \"Gemeinsam leben\"; Wien; On-site; EUR 22,000 - 25,000; Full time

Benefits offered by this job

Zusätzlicher Urlaubstag

Mittagessen vergünstigt

Kaffee & Obst kostenlos

Zentrale Lage

Job summary

Kolping "Gemeinsam leben" Wien-Leopoldstadt sucht eine verantwortungsbewusste Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf Administration und Organisation. Sie unterstützen die Geschäftsführung, übernehmen die Teamleitung des Empfangs und koordinieren Termine sowie interne Abläufe.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Assistenz­erfahrung auf GF-Ebene und fundierte Kenntnisse in Projektmanagement sowie MS Office. Gute Deutschkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW/BWL‑Studium o.Ä.).
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene.
• Erfahrung in Projektmanagement, Moderation.
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise mit Organisationstalent.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Office.
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Unterstützung der Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Alltag.
• Teamleitung für das Empfangsteam (3 Personen).
• Schnittstellenmanagement zwischen Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, HR und QM.
• Koordination von Terminen, Protokollführung und Organisation von Meetings.
• Erstellung, Aufarbeitung und Aktualisierung interner Informationen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikation

Projektmanagement

Moderation

MS Office

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Bei Kolping \"Gemeinsam leben\" Wien-Leopoldstadt bieten wir älteren Menschen unterschiedliche Pflege- und Betreuungsangebote. Jungen alleinerziehenden Frauen und Männern mit Kindern ermöglichen wir ein Zuhause auf Zeit.

Als Assistenz der Geschäftsführung übernimmst Du eine wichtige Schnittstellenfunktion innerhalb unseres Hauses in 1020 Wien. Du unterstützt die Geschäftsführung im organisatorischen und administrativen Alltag und bringst Struktur in vielfältige Themen.

Zusätzlich übernimmst Du die Teamleitung für unser 3-köpfiges Empfangsteam.

Das monatliche Bruttogehalt laut Kollektivvertrag der Sozialwirtschaft Österreich (Verwendungsgruppe 6) liegt bei 25h/Woche zwischen € 1.937,30 und € 2.225,74 (je nach Berufsausbildung und Vordienstzeiten).

Sinnstiftende Arbeit: Du hast die Chance gemeinsam mit einem motivierten Team in einem werteorientierten Umfeld zu arbeiten, um Menschen in verschiedenen Lebenslagen zu unterstützen.

Attraktive Arbeitsbedingungen: zentral gelegene Standorte, die öffentlich sehr gut erreichbar sind, einen zusätzlichen Urlaubstag nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit, vergünstigtes Mittagessen im hauseigenen Restaurant, wo täglich frisch gekocht wird, und immer gratis Kaffee und Obst

Stabilität & Zukunft: Wir bieten dir einen sicheren Arbeitsplatz und langfristige Zusammenarbeit

Entwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch interne und externe Fortbildungen

Administration: Unterstützung der Geschäftsführung und Pflegedienstleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie im laufenden Tagesgeschäft

Teamleitung: Koordination und fachliche Führung des Empfangsteams sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs

Koordination: Termin- & Besprechungsmanagement, Protokollführung und Koordination interner und externer Termine, Sitzungen und Veranstaltungen

Schnittstellenmanagement: Koordination und Abstimmung zwischen Geschäftsführung, Pflegedienstleitung, HR, Qualitätsmanagement sowie weiteren internen und externen Ansprechpartner*innen

interne Kommunikation: Erstellung, Aufarbeitung und Aktualisierung interner Informationen

Projektkoordination: Unterstützung bei der Umsetzung und Koordination verschiedener interner Projekte

Berichtswesen: Erstellen von Aufzeichnungen, Berichten, Statistiken und Auswertungen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW, BWL-Studium o.Ä.)
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Geschäftsführungsebene
• Erfahrung in Projektmanagement, Moderation
• selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit großem Organisationstalent und guten kommunikativen Fähigkeiten
• sehr gute Anwender*innenkenntnisse in MS Office
• ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Meetings moderieren, Protokolle führen...)